L’American Bar Association Rule of Law Initiative (ABA ROLI) est une organisation à but non lucratif qui travaille depuis plus de 25 ans dans plus de 100 pays pour promouvoir l’état de droit, faire progresser les droits de l’homme, renforcer les institutions judiciaires, soutenir les professionnels du droit et faire progresser compréhension de la loi et des droits des citoyens. À cette fin, ABA ROLI a établi des partenariats avec un large éventail d’acteurs, notamment des institutions du secteur de la justice, des organisations de la société civile, des barreaux, des organisations d’aide juridique et des avocats, entre autres.
Avec le soutien de l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) et en étroite collaboration avec l’organisation Search for Common Ground, ABA ROLI entreprend un programme pluriannuel pour soutenir la capacité des organisations de la société civile et des institutions des droits de l’homme à répondre aux violations des droits de l’homme au Niger.
Dans le cadre de ce programme, ABA ROLI cherche à travailler avec des parajuristes et des avocats communautaires pour soutenir une justice élargie et une assistance juridique à travers le déploiement de 3 cliniques mobiles d’aide juridique .
ABA ROLI améliorera l’efficacité des services destinés aux populations et communautés vulnérables qui se trouvent hors de portée des pôles de justice permanents en raison soit d’obstacles d’accès liés aux coûts de transport, soit aux déficiences des infrastructures, soit à l’insécurité. Cette assistance améliorera la compréhension des SJI et fournira un soutien direct aux individus afin de favoriser une plus grande responsabilisation des institutions judiciaires de l’État. Le soutien aux cliniques mobiles répondra à trois besoins d’accès essentiels : 1) l’accès à la loi, 2) l’accès à l’assistance judiciaire et 3) l’accès aux institutions judiciaires de l’État. L’accès à la loi passe par l’éducation et la sensibilisation du public. ABA ROLI s’appuiera sur l’engagement communautaire de Search pour accroître la compréhension de la communauté des voies de justice au-delà de celles fournies par les acteurs locaux de la justice,
Pour renforcer l’efficience et l’efficacité du projet, ABA ROLI fait appel aux services d’un expert en digitalisation. L’expert sera chargé de convertir les protocoles d’admission des cas et le système de gestion des cas existants sur papier en un format numérique. Cette conversion permettra aux parajuristes et aux avocats communautaires d’utiliser un système numérique pour améliorer la gestion des cas et l’accès aux informations pertinentes. La version numérique doit être compatible avec toutes sortes d’appareils électroniques allant des téléphones, tablettes et ordinateurs.
Les protocoles d’enregistrement des dossiers et les systèmes de gestion des dossiers d’assistance judiciaire sont des outils cruciaux qui rationalisent et améliorent la gestion des dossiers. Ces outils seront développés au profit des parajuristes des pôles de justice du projet et des parajuristes communautaires mais aussi pour l’ANAJJ qui est l’entité gouvernementale chargée de l’assistance juridique et judiciaire. Ces personnes seront chargées de la collecte des informations et de la saisie desdites informations dans l’outil via le ou les appareils sélectionnés/agréés. Les membres du personnel responsables de l’ABA ROLI et de l’ANAJJ investis de la responsabilité d’examiner et d’approuver les informations collectées seront déterminés ultérieurement. L’importance des systèmes de gestion de cas pour le programme est principalement :
- Suivi efficace des cas : Les systèmes de gestion des cas permettent un suivi efficace des cas tout au long de leur cycle de vie. Ils fournissent une plate-forme centralisée pour enregistrer les détails des cas, les jalons, les documents et les communications. Cela garantit que les informations relatives au cas sont facilement accessibles et réduit le risque d’égarement ou de perte.
- Collaboration améliorée : les systèmes de gestion de cas facilitent la collaboration entre les équipes travaillant sur un cas. Ils permettent le partage d’informations sur les cas, de mises à jour et de documents en temps réel, favorisant une meilleure coordination et communication. Cela améliore le travail d’équipe, réduit la duplication des efforts et garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
- Organisation et documentation améliorées : les systèmes de gestion des dossiers offrent des fonctionnalités permettant d’organiser et de documenter systématiquement les informations relatives aux dossiers. Ils permettent la catégorisation, le balisage et l’indexation des documents, ce qui facilite la localisation et la récupération d’informations spécifiques en cas de besoin. Cela permet de gagner du temps, de minimiser les erreurs et d’améliorer la productivité globale.
- Automatisation du flux de travail : les systèmes de gestion de cas sont souvent dotés de fonctionnalités d’automatisation du flux de travail. Ils permettent la création de flux de travail prédéfinis, le routage des tâches et les notifications automatisées, garantissant que les actions nécessaires sont prises rapidement et efficacement. L’automatisation réduit les erreurs manuelles, élimine les goulots d’étranglement et rationalise le processus global de gestion des dossiers.
- Analyse des données et rapports : les systèmes de gestion des cas collectent et stockent des données précieuses liées aux cas. Avec des outils de reporting et d’analyse intégrés, ces systèmes peuvent générer des rapports, des mesures et des visualisations perspicaces. Ces informations basées sur les données aident à identifier les tendances, à surveiller les performances, à mesurer les résultats et à prendre des décisions éclairées pour l’amélioration des processus et l’allocation des ressources.
- Conformité et sécurité : les systèmes de gestion des dossiers intègrent souvent des fonctionnalités de sécurité pour protéger les informations sensibles sur les dossiers. Ils fournissent des contrôles d’accès, un cryptage et des pistes d’audit, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données ou les modifier. La conformité aux réglementations de l’industrie, aux lois sur la confidentialité des données et aux exigences de confidentialité peut être mieux appliquée à l’aide de ces systèmes.
- Économies de temps et d’argent : en automatisant les tâches de routine, en rationalisant les processus et en améliorant l’efficacité globale, les systèmes de gestion des cas peuvent entraîner des économies de temps et d’argent considérables. Ils réduisent la paperasserie, éliminent la saisie manuelle des données, minimisent les erreurs et améliorent la productivité. Ces systèmes permettent aux organisations de traiter plus de cas avec moins de ressources, augmentant ainsi l’efficacité opérationnelle.
- Amélioration de la satisfaction des clients/clients : les systèmes de gestion de cas contribuent à l’amélioration de la satisfaction des clients ou des clients. Avec un accès rapide à des informations précises et à jour, des temps de réponse plus rapides et une communication améliorée, les organisations peuvent fournir un meilleur service. Les clients/clients bénéficient d’interactions plus fluides, d’une plus grande transparence et d’un sentiment d’être bien informés sur leurs cas.
Dans l’ensemble, le système de gestion des cas joue un rôle essentiel dans l’optimisation des processus de gestion des cas, la promotion de la collaboration, l’amélioration de l’efficacité et la garantie de meilleurs résultats dans nos services d’aide juridique.
- Descriptions de poste/portée des travaux L’expert en numérisation entreprendra les tâches suivantes :
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- Mener une évaluation complète des protocoles d’admission des cas sur papier existants et du système de gestion des cas utilisés par l’activité Adalci de l’USAID.
- Convertissez les protocoles d’admission des cas et le système de gestion des cas sur papier en une version numérique.
- Élaborez un plan détaillé pour le processus de numérisation, y compris un calendrier proposé, les ressources nécessaires et les étapes clés.
- Collaborer avec l’équipe d’activité Adalci pour identifier et prioriser les caractéristiques et fonctionnalités essentielles du système numérique.
- Concevoir et développer un protocole de prise en charge numérique des cas et un système de gestion des cas convivial et intuitif, garantissant la compatibilité avec l’infrastructure technologique existante.
- Intégrez des fonctionnalités de collecte, de stockage, d’analyse et de rapport de données dans le système numérique, permettant une gestion et un suivi efficaces des cas.
- Fournir une formation et un soutien au renforcement des capacités des parajuristes communautaires et du personnel concerné sur l’utilisation du système numérique.
- Élaborer une documentation claire, y compris des manuels d’utilisation et des lignes directrices, pour faciliter l’adoption et la maintenance du système numérique.
- Effectuer des tests et des dépannages pour assurer la fonctionnalité, la sécurité et la fiabilité du système numérique.
- Collaborer avec ABA ROLI et les parties prenantes concernées pour garantir que le système numérique est conforme aux réglementations en matière de protection des données et de confidentialité.
- Fournir des rapports d’avancement réguliers et participer à des réunions périodiques avec ABA ROLI pour discuter des mises à jour, des défis et des recommandations.
- Fournir un soutien continu pour assurer une maîtrise totale de l’utilisation du ou des outils.
- Livrables
L’expert en numérisation doit fournir les éléments suivants :
un. Rapport d’évaluation des protocoles de prise en charge et du système de gestion des cas existants.
b. Plan de numérisation, y compris un calendrier proposé, les ressources nécessaires et les étapes clés.
c. Protocole de prise en charge numérique convivial et intuitif et système de gestion des cas.
d. Fonctionnalités intégrées de collecte, de stockage, d’analyse et de rapport de données dans le système numérique, garantissant la sécurité et la confidentialité des informations sensibles sur les cas dans le système numérique.
e. Matériel de formation, y compris les manuels d’utilisation et les lignes directrices pour le système numérique.
F. Rapports de test et de dépannage.
g. Rapport final résumant le processus de numérisation, les défis rencontrés et les recommandations d’améliorations futures.
- Qualifications et savoir-faire
L’expert en numérisation doit posséder les qualifications et l’expertise suivantes :
un. Expérience avérée dans la numérisation de systèmes papier et le développement d’applications logicielles conviviales.
b. Excellente compréhension des principes et des meilleures pratiques de gestion des données.
c. Maîtrise des langages de programmation et des technologies pertinentes pour le développement de systèmes.
d. Une connaissance des programmes d’aide juridique ou des initiatives parajuridiques communautaires est hautement souhaitable. [TM1] [FW2]
e. Excellentes compétences en communication et en collaboration.
F. Capacité à travailler de manière autonome et à fournir des résultats de haute qualité dans des délais définis.
g. Une expérience de travail sur des projets financés par l’USAID ou des programmes de développement internationaux similaires est un avantage.
- Durée et échéancier
La durée estimée de la consultation est à déterminer. Le calendrier des livrables sera convenu d’un commun accord entre l’expert et ABA ROLI. Le calendrier provisoire de la mission est le suivant :
- Début du contrat : à déterminer
- Évaluation et conception du système : à déterminer
- Développement et personnalisation : à déterminer
- Test et acceptation par les utilisateurs : à déterminer
- Formation et documentation : à déterminer
- Assistance et dépannage continus : à déterminer
- Achèvement du contrat : à déterminer
- Rapports et surveillance
L’expert en digitalisation rapportera directement à la DCOP d’ABA ROLI au Niger. Une communication et une coordination régulières seront maintenues tout au long de la période de consultation.
- Droits de propriété intellectuelle
Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs au système numérique développé au cours de cette consultation seront transférés à ABA ROLI.
- Budget
- Le budget de la consultation, y compris les honoraires, les déplacements (le cas échéant) et les autres dépenses pertinentes, sera discuté et convenu entre ABA ROLI et l’expert sélectionné conformément aux politiques et procédures d’approvisionnement d’ABA ROLI.
- Critère d’évaluation
La sélection de l’expert en digitalisation se basera sur les critères suivants :
un. Expérience pertinente en numérisation et en développement de logiciels.
b. Compréhension des principes et des meilleures pratiques de gestion des données.
c. Expertise dans les programmes d’aide juridique ou les initiatives parajuridiques communautaires.
d. Méthodologie et approche proposées pour le processus de numérisation.
e. Considérations budgétaires.
[TM1] Il est important que le consultant comprenne comment ces systèmes seront utilisés dans le processus de gestion des cas et comment ils peuvent contribuer à une gestion efficace des cas. Cela peut être une exigence plutôt que simplement souhaitable.
[FW2] A fourni les informations conseillées dans les pages 2 et 3.
comment s’inscrire
Processus de demande
Les candidats intéressés sont priés de soumettre les documents suivants :
un. Curriculum Vitae mettant en évidence l’expérience et les qualifications pertinentes.
b. Lettre d’accompagnement exprimant l’intérêt et résumant l’expertise pertinente.
c. Méthodologie et plan de travail proposés pour le processus de numérisation.
d. Répartition du budget, y compris les honoraires et les dépenses estimées.
e. Références de clients précédents, si disponibles.
Les candidatures doivent être soumises à [email protected] au plus tard le 13 juillet 2023.
Remarque : ABA ROLI se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute candidature et d’annuler le processus d’approvisionnement à tout moment avant l’attribution du contrat, sans encourir aucune responsabilité ou obligation d’informer le(s) candidat(s) concerné(s) des motifs de l’ABA. L’action de ROLI. De plus, les termes de référence (TOR) ci-dessus servent de lignes directrices et peuvent être ajustés ou modifiés pour répondre aux exigences spécifiques du projet.
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