Vue d’ensemble de l’organisation :
L’American Bar Association Rule of Law Initiative (ABA ROLI) est une organisation à but non lucratif qui met en œuvre des programmes de réforme juridique. ABA ROLI travaille depuis plus de 25 ans dans plus de 100 pays pour promouvoir l’État de droit, faire progresser les droits de l’homme, renforcer les institutions judiciaires, soutenir les professionnels du droit et faire progresser la compréhension du droit et des droits des citoyens par le public.
À cette fin, ABA ROLI a établi des partenariats avec un large éventail d’acteurs, y compris des institutions du secteur de la justice (juges, procureurs, bureaux de la défense publique, bureaux de médiation et institutions nationales des droits de l’homme, enquêteurs et police), des organisations de la société civile, des associations de barreaux, des organisations d’aide juridique et des avocats, entre autres.
Le travail d’ABA ROLI en Afrique couvre une variété de programmes autour de l’État de droit, de l’accès à la justice, de la prévention des atrocités ainsi que de la protection et de la promotion des droits de l’homme. La division Afrique d’ABA ROLI possède des bureaux nationaux sur tout le continent, notamment en Angola, au Burkina Faso, en République centrafricaine, en République démocratique du Congo, en Gambie, au Libéria et en Ouganda.
Principales fonctions/responsabilités du poste :
- Fournir un soutien administratif général à la Directrice Pays et au personnel du programme en Goma, RDC
- Participer à la gestion et au suivi des contrats administratifs du département
- Gérer le courrier entrant et sortant, en tenant un registre précis
- Organiser, recevoir et traiter les documents pour garantir leur accessibilité
- Soutenir la rédaction des contrats de travail, les formalités administratives associées et le suivi des échéances, notamment via la gestion de la base de donnes du personnel
- Exécuter les tâches liées à la logistique: coordination des véhicules, gestion des chauffeurs et des carnets de bord, et recours a des services de location si nécessaire
- Superviser les achats de fournitures de bureau (papeterie, toners, matériel informatique, etc.) et maintenir un stock suffisant
- Fournir une assistance pendant les appels d’offres et processus d’approvisionnement
- Faciliterl’obtention de visas et documents d’immigration pour le personnel expatrie
- Préparer les autorisations de voyage et organiser les déplacements des membres du personnel et des consultants
- Collaborer avec les agences de voyage pour la réservation des billets d’avion
- Agir comme point de contact pour les fournisseurs de services mobiles et Internet ; suivre les factures et gérer les rechargements mensuels
- Maintenir un système de classement papier et électronique organise
- Travailler avec le personnel d’entretien pour résoudre les problèmes lies aux préparations, a l’entretien et à la propreté du bureau
- Rédiger la correspondance et assurer le suivi avec les autorités, parties prenantes et autres entités
- Concevoir des outils de suivi (trackers, feuilles de calcul) selon les besoins
- Apporter un appui logistique lors des évènements nationaux ou régionaux
- Gérer l’inventaire des matériaux, équipements, consommables et documents imprimes
- Garantir la sécurité et la traçabilité des fournitures et équipements de l’organisation
- Superviser les réparations et l’entretien des véhicules et du matériel de bureau
- Contribuer aux inventaires physiques des équipements et logiciels (PC, imprimantes, etc.)
- Effectuer toute autre tache en appui aux besoins de l’organisation.
N.B: Il sera nécessaire de collaborer étroitement avec l’équipe du programme ainsi qu’avec la Directrice Pays pour résoudre les problèmes de procédure et d’administration ainsi que les problèmes spécifiques à la région et pour accroitrel’efficacité des opérations.
