ALIMA recrute pour ce poste (28 Août 2022)

L’histoire d’ALIMA a commencé en 2009 au Niger. Alors que l’ensemble du corps médical assiste à un pic alarmant de malnutrition aiguë et à une augmentation des taux de mortalité infantile, les structures sanitaires de prise en charge de la malnutrition se font de plus en plus rares. L’année précédente, de nombreuses ONG internationales avaient été expulsées du pays.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Conformément aux pratiques et protocoles standards d’ALIMA, assurer les bonnes pratiques de distribution de la pharmacie hospitalière, y compris : le stockage ; la fourniture; Distribution; l’usage rationnel des médicaments, afin d’en assurer l’efficacité et la disponibilité opérationnelle.

OBJECTIFS

• Améliorer l’approvisionnement médical dans le projet
• Garantir la sécurité des patients en respectant le protocole et le Rationnel d’usage des médicaments
• Accompagner l’équipe médicale dans les bonnes pratiques de la pharmacie
• Assurer la capitalisation de l’activité pharmacie (indicateurs)

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

LA FOURNITURE

1.Commande et réception des commandes

• Préparer les commandes en collaboration avec le Coordonnateur du projet, selon le chronogramme et la procédure définis.
• Assurer la réception des commandes;
• En collaboration avec la logistique, vérifier que le nombre de cartons correspond aux numéros enregistrés dans le Manifeste de Fret ou la Packing list.
• Vérifiez que le contenu correspond à la liste de colisage.
• Signaler l’écart et établir la réclamation.
• Envoyer la copie de la liste de colisage avec les remarques du projet à la coordination.
• Faire le suivi des commandes en souffrance, avec la coordination de la Pharmacie.

2. Distribution dans les différents utilisateurs finaux du projet

• En collaboration avec l’équipe médicale définir le plan de commande du projet, et s’assurer de la conformité du plan.
• En collaboration avec l’équipe médicale, définissez une ligne de communication claire.
• S’assurer que les procédures sont suivies lors de la préparation de commande chez les Utilisateurs Finaux (bon document, bonne évaluation des besoins, signature….).
• S’assurer que la préparation et l’approvisionnement se font à temps, au niveau de la pharmacie.
• Veiller au respect de la procédure concernant la distribution contrôlée des médicaments.

3-Stockage et agencement

• Responsable de la sécurité de l’entrepôt.
• Assurez-vous que le plan de nettoyage est suivi.
• S’assurer que la norme ALIMA en matière de stockage et d’agencement des médicaments et du matériel médical est en place et respectée (Famille, ordre alphabétique, voie administrative, FEFO/FIFO, étiquettes, réserves).
• Assurer le stockage spécifique des médicaments contrôlés.
• Assurer le stockage spécifique des médicaments périmés.
• Assurer le stockage spécifique de l’EPREP (Préparation d’Urgence).

4-Gestion administrative

• Assurez-vous que les mouvements IN et OUT sont enregistrés dans la fiche de stock au plus tard 24h après le mouvement.
• Enregistrer les mouvements IN et OUT dans ISYSTOCK au plus tard 1 semaine après le mouvement.
• Définir le plan d’inventaire en relation avec le plan de commande, et s’assurer que le plan est respecté.
• Analysez l’écart et fournissez un rapport d’analyse d’inventaire.
• Analyser chaque fin de mois les indicateurs : rupture, pré rupture, pré péremption médicament, stock dormant, sur stock et proposer la solution pour éviter le décalage dans la qualité des soins.
• Analyser à la fin de chaque mois les médicaments pré-péremption, stock dormant et sur stock (>4 mois) et proposer la solution pour éviter la perte.
• S’assurer à la fin de chaque mois que le médicament périmé est retiré du stock, et que le registre est correctement rempli.
• Assurer la tenue constante du Registre des psychotropes et des stupéfiants.
• Elaborer le rapport mensuel de consommation des médicaments contrôlés.
• Surveiller l’état des stocks et alerter en cas de risque de pré rupture, et de surconsommation.
• Identifier les besoins et problèmes rencontrés et proposer les CAPA (actions correctives et actions préventives).
• Assurer la gestion spécifique du stock EPREP (inventaire/année si pas de mouvement, remplacement systématique si consommation).
• Définir le planning de mise à jour des différents types de kit médical (maison, kit d’urgence etc..) et s’assurer du respect.
• Assurer le bon archivage et la visibilité des documents selon le standard des outils de gestion.
• Tenez-vous bien informé des réglementations nationales en matière d’importation et de tout changement éventuel dans les procédures.
• Connaître les normes nationales de destruction des articles médicaux périssables et plaider pour le respect des normes internationales.
• Participer avec la coordination pharma à la mise à jour des outils de gestion.
• Elaborer le rapport mensuel.
• Assurer la Capitalisation de l’activité en cas de clôture.
• Assurer le rapport semestriel des indicateurs du projet.

5-Gestion spécifique de la chaîne du froid

• Assurer le bon stockage selon la norme
• Afficher le contenu sur la porte du réfrigérateur
• Faire le suivi avec la logistique du bon entretien du frigo
• Assurer l’enregistrement de la température aux heures les plus chaudes et les plus froides de la journée
• Téléchargez le logtag chaque fin de mois et interprétez les données
• Informer immédiatement le coordinateur du projet en cas de panne et faire une réclamation
• Définir en collaboration avec l’équipe projet le plan de contingence en cas de panne et assurer sa mise en œuvre
• Maintenir la T entre 2-8c pendant l’inventaire
• Veiller au strict respect de la procédure de conditionnement pour le transport en chaîne du froid passive
• Lire le logtag dans le keep cold lors de l’accueil et partager le résultat avec le coordinateur du projet et la coordination de la pharmacie

I-GESTION DE L’UTILISATEUR FINAL

• Fournir un support technique à l’utilisateur final dans les domaines suivants
• Bon état de stockage : hygiène, accès, coffre-fort, FEFO/FIFO, label,
• Bon état de conservation de la chaîne du froid : passive ou active
• Bon stockage des médicaments contrôlés
• Mettre à jour tous les 6 mois avec l’équipe médicale la liste standard de chaque unité, selon la liste standard ALIMA et la liste nationale
• Mettre en œuvre, superviser les bonnes pratiques pharmaceutiques et proposer le CAPA, sur les points suivants :
• Bon diagnostic, bons médicaments, bon dosage
• Pratique des médicaments en toute sécurité dans l’espace clinique : dispensation dans la clinique, utilisation sûre des médicaments injectables,
• Bonnes pratiques de dispensation : hygiène, bonne compréhension, bonne observance, bonne observance,
• Gestion des médicaments contrôlés
• Organiser tous les 6 mois l’enquête satisfaction patient
• Analyser tous les 4 mois en collaboration avec le Coordonnateur du Projet ALIMA la prescription et les dossiers des patients, pour vérifier l’usage rationnel des médicaments
• Superviser le retour des médicaments des patients
• Identifier le besoin de formation.

II-GESTION DE L’ÉQUIPE

• Assurer une communication régulière et partager les informations dans tous les aspects concernant la pharmacie dans le projet
• Mettre en place la réunion hebdomadaire pour améliorer la communication et le partage des informations essentielles pour les opérations
• Identifier le besoin de formation, Former le personnel en charge de la gestion des officines.
• Assurer la mise à jour du profil d’emploi si nécessaire.
• Assurer l’évaluation du personnel de la pharmacie.
• Participer à la réunion médicale.
• Rencontrez l’autre partenaire du projet si nécessaire.
• Assurer la communication régulière et de qualité avec les autres départements.
• Mise en place de mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :
• S’assure que son équipe, ses partenaires et les membres de la communauté connaissent la politique d’ALIMA et ont accès aux informations (mécanisme d’escalade des plaintes, point focal…).
• Facilite l’organisation de sessions de formation et de sensibilisation.
• Met en œuvre les normes relatives à la prévention des abus de pouvoir, des violences basées sur le genre et des violences sexuelles.
• S’assure que les membres de l’équipe et les partenaires impliqués dans le projet (Ministère de la Santé, partenaires nationaux, etc.) suivent des sessions de formation et de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus.
• Contribue à créer et à maintenir un environnement stimulant et protecteur pour son équipe, les membres de la communauté et les partenaires du projet.

Vous remplissez les qualifications suivantes :

ÉDUCATION

• Le diplôme essentiel sur BPham est obligatoire
• Expérience indispensable de 2 ans en intervention et urgence INGO.

Compétences requises

• Connaissances informatiques (Word, Excel, Outlook)
• Avoir une expérience de travail dans une zone difficile / d’insécurité
• Vision stratégique
• Leadership
• Ressources humaines
• Planification
• Travail d’équipe, flexibilité
• Connaissance de la gestion de la pharmacie
• Compétences de formation
• Bien organisé et bon sens de la négociation et de la communication
• Intérêt et engagement envers les activités d’ALIMA, enthousiasme à représenter l’organisation auprès des autres, à voyager dans différentes régions du Nigeria
• Langues : Maîtrise de l’anglais (écrit et parlé) et de la langue locale