Le HCR, l’Agence des Nations Unies pour les réfugiés (ou encore UNHCR), joue un rôle moteur dans la protection des personnes contraintes de fuir les guerres et les persécutions à travers le monde. Il leur fournit une aide vitale, notamment des abris, de la nourriture et de l’eau, afin de garantir leur sécurité, leurs droits et leur dignité. Avec 18 879 femmes et hommes travaillant dans 137 pays, nous travaillons sans relâche pour améliorer la vie de 89,3 millions de personnes déplacées de force à travers le monde.
L’UNHCR recrute :
Agent d’approvisionnement adjoint
Contexte général
Le/La chargé(e) adjoint(e) de l’approvisionnement appuie toutes les activités liées à la chaîne d’approvisionnement, notamment la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement et la gestion des entrepôts dans la zone de responsabilité. Le poste est basé au bureau de liaison pour la Libye, à Tunis (Tunisie). Le/La
titulaire est placé(e) sous la supervision du/de la chargé(e) principal(e) de l’approvisionnement, qui définit les objectifs et fournit des orientations générales. Il/Elle se réfère également aux manuels du HCR et aux documents de politique pertinents. Le/La titulaire encadre généralement du personnel et/ou des assistants de gestion de l’approvisionnement.
Il/Elle entretient des contacts réguliers avec les autres agences des Nations Unies, les partenaires du HCR, les ONG, les partenaires gouvernementaux et les prestataires commerciaux dans la zone d’opérations.
2. Objectif et étendue de la mission :
-Appuyer toutes les activités liées à la chaîne d’approvisionnement, notamment la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et des flottes, le cas échéant.
-Appuyer le processus d’achat afin de garantir la livraison rapide, économique et adéquate des biens et services nécessaires aux opérations. Assurer le suivi des études de marché visant à identifier, évaluer et sélectionner les fournisseurs potentiels.
-Contribuer à l’identification des partenaires pour les projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, priorités, atouts et ressources du partenaire et/ou du contractant du HCR, conformément aux règles et réglementations du HCR.
-Effectuer un examen initial des contacts pertinents et établir des relations constructives avec les agences des Nations Unies, les partenaires du HCR, les autorités gouvernementales et autres partenaires, le cas échéant.
-Garantir des dossiers précis et complets sur les activités d’approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour en temps opportun, de façon périodique et sur demande.
-Contribuer à la gestion des processus liés aux fournisseurs, notamment l’identification, l’évaluation et la sélection de ces derniers en fonction de leur capacité à fournir des biens et des services. Veiller à la mise à jour des bases de données fournisseurs et articles.
-Appuyer la supervision des appels d’offres et coordonner la préparation des propositions d’attribution de marchés aux comités des marchés compétents.
-S’assurer que les fournisseurs respectent les normes de qualité des biens et services, en fonction des besoins locaux et des spécifications des appels d’offres/achats.
-Élaborer des plans de livraison de secours et autres articles non alimentaires selon les besoins opérationnels et mettre à jour régulièrement les informations dans les systèmes informatiques du HCR.
-Appliquer la stratégie d’approvisionnement du HCR lors de la planification des achats de biens et services essentiels.
-Garantir le dédouanement rapide des envois et la mise en place et la maintenance des entrepôts conformément aux meilleures pratiques et aux règles et réglementations du HCR.
-Gérer un système efficace de mise à disposition et de redéploiement des biens.
-Superviser et coordonner, le cas échéant, la mise à disposition et le transport des secours et autres articles non alimentaires.
-Contrôler la qualité et l’exactitude des données relatives à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes d’information pertinents. Compiler et analyser les informations statistiques, identifier les tendances et les évolutions en matière de chaîne d’approvisionnement afin d’éclairer la prise de décision.
-Mettre en œuvre les opérations d’approvisionnement en fonction de l’analyse de la situation et des conclusions relatives à la meilleure façon de les mettre en œuvre.
-Fournir des orientations pour relever les défis de la chaîne d’approvisionnement locale en trouvant des solutions aux problèmes et aux goulets d’étranglement, et fournir des rapports réguliers sur les activités de la chaîne d’approvisionnement, l’état des demandes et la disponibilité des articles.
-Diffuser, promouvoir l’adhésion et veiller au respect des politiques, normes et directives mondiales du HCR en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
-Adapter les structures standard de la chaîne d’approvisionnement à l’environnement local afin qu’elles soient cohérentes avec les besoins opérationnels.
-Aider le bureau en cas de besoin d’espace supplémentaire, de prolongation de bail, d’amélioration des locaux ou de travaux de construction. Gérer les procédures d’achat liées à la mise en place ou à la prolongation des baux.
-Contribuer à la coordination avec les parties prenantes du CBI pour la conception et la mise en œuvre de l’étude de marché et du suivi du marché afin de déterminer la pertinence du CBI. Réaliser les procédures d’achat pour la sélection des prestataires de services financiers.
-Contribuer à la mise en place et au maintien d’une main-d’œuvre compétente et qualifiée, capable d’assurer la continuité des opérations.
-Appuyer l’identification des partenaires pour les projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, des priorités, des atouts et des ressources du partenaire et/ou du prestataire, conformément aux critères définis par le HCR.
-Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et du parc de véhicules, assurant un suivi régulier, une efficacité accrue et la protection des investissements de l’organisation.
-Appuyer les activités de coordination des partenaires et/ou des prestataires réalisant des activités liées à l’approvisionnement et veiller à ce qu’ils comprennent et respectent les règles et procédures du HCR.
-Maintenir une vue d’ensemble actualisée des capacités et de la préparation de la chaîne d’approvisionnement du site et de ses partenaires afin de garantir une capacité adéquate, y compris en cas d’urgence.
-Procéder à un premier examen des dossiers d’achat pour l’autorité compétente.
-Favoriser une circulation efficace de l’information au sein de la chaîne d’approvisionnement et adapter les processus et les documents au contexte.
3. Suivi et contrôle des progrès
Le/la titulaire du poste sera placé(e) sous la supervision du/de la responsable principal(e) de l’approvisionnement et évalué(e) selon les objectifs clés suivants :
Délais d’approvisionnement : Veiller à ce que les demandes d’achat soient traitées et satisfaites dans les délais convenus.
Mise à jour des informations sur les fournisseurs : Tenir à jour régulièrement les dossiers et évaluations des fournisseurs et fournir des informations régulières sur les problèmes rencontrés.
Exactitude des données : Garantir une grande exactitude des données relatives à la chaîne d’approvisionnement.
Mobilisation des parties prenantes : Maintenir une communication et une coordination régulières avec les parties prenantes internes et externes.
Rapports : Soumettre des rapports hebdomadaires clairs et ponctuels sur les activités et l’avancement de la chaîne d’approvisionnement.
4. Qualifications et expérience :
Excellente connaissance des systèmes logistiques et d’approvisionnement, avec une expérience avérée dans des postes précédents, de préférence au sein des Nations Unies et dans le contexte des Nations Unies en Libye, à un niveau professionnel. Bonne connaissance pratique et expérience de la gestion des questions contractuelles dans le contexte des politiques et normes des Nations Unies.
Expérience en matière de négociations contractuelles ; capacité à fournir un appui technique au personnel subalterne ; capacité à planifier et à organiser les tâches, souvent dans des délais serrés. Capacité avérée à gérer plusieurs tâches rapidement, avec courtoisie et un sens aigu du service.
a. Formation :
3 ans d’expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle ; ou 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme de deuxième cycle ; ou 1 an d’expérience pertinente avec un doctorat.
b. Expérience professionnelle :
Expérience requise en gestion de la chaîne d’approvisionnement, gestion des achats, entreposage et logistique, avec une expérience des Nations Unies dans un contexte d’urgence, de préférence en Libye, au niveau international.
Compétences fonctionnelles :
Informatique – Maîtrise de l’outil informatique
– PeopleSoft ; Gestion de la chaîne d’approvisionnement
– Planification de l’approvisionnement
– Dédouanement
SC-Logistique
SC-Gestion d’entrepôt
SC-Gestion d’actifs
SC-Gestion de flotte
ONU-Règles, règlements et procédures administratives du HCR
SC-Règles et procédures d’achat du HCR
Profil du candidat recherché :
– Une expérience avérée en matière de gestion de contrats d’achat, notamment en rédaction, en suivi de l’exécution et en garantie du respect des clauses contractuelles, est fortement souhaitable.
– Une expérience confirmée en matière d’achat de services et de matériel de santé, d’interventions monétaires, d’entreposage, de logistique, de location et de services mandatés est un atout.
– Une solide expérience des achats aux niveaux local et international, ainsi qu’une bonne compréhension des stratégies d’approvisionnement et des cadres réglementaires, est fortement souhaitable.
– Une expérience préalable de la coordination avec les agences des Nations Unies, les partenaires de mise en œuvre et les fournisseurs est un atout.
– Une expérience de la gestion d’activités d’achat complexes et à forte valeur ajoutée dans des contextes humanitaires d’urgence est un atout.
– Une bonne connaissance des procédures d’achat du HCR, y compris des instructions et règles administratives pertinentes, est fortement souhaitable.
– Une expérience de l’utilisation des systèmes ERP du HCR, en particulier du module de négociation, est un atout.
– Une expérience antérieure du HCR en matière d’approvisionnement et de logistique dans le contexte opérationnel libyen est à la fois souhaitée et considérée comme un atout.
