Ce poste est à pourvoir au Bureau régional pour le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord (ROMENA), Division des opérations (DO), Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC). Le/la titulaire travaillera sous la direction générale du/de la Représentant(e) régional(e) et sous la supervision directe du/de la Responsable du programme de lutte contre la traite des personnes et le trafic illicite de migrants (TIP/SOM) et du/de la Responsable administratif(ve) et financier(ère) de l’ONUDC au sein de l’équipe des opérations. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec les autres secteurs d’opérations et programmes du ROMENA.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, le/la chargé(e) de programme associé(e) (administration et achats) sera responsable des tâches spécifiques suivantes :
• Effectuer des recherches fondamentales sur des aspects sélectionnés des programmes, des opérations et d’autres activités, y compris la collecte, l’analyse et la présentation de données statistiques et d’autres informations recueillies auprès de diverses sources.
• Contribuer à la préparation de divers documents écrits, par exemple des projets de documents d’information, des notes analytiques, des sections de rapports.
• Fournir un soutien administratif et de fond aux réunions consultatives et autres, conférences, etc., y compris la proposition d’ordre du jour, la préparation de documents d’information et de présentations, la gestion de la logistique, etc.
• Entreprendre des activités de sensibilisation ; participer à l’élaboration d’ateliers de formation, de séminaires, etc. ; participer et faire des présentations sur les sujets/activités assignés.
• Participer aux missions sur le terrain, y compris la fourniture d’un soutien de fond et administratif, la collecte de données, etc.
• Coordonner les activités liées au financement du budget (préparation et soumissions de programmes/projets, rapports d’étape, états financiers, etc.) et la préparation des documents/rapports connexes (annonces de contributions, programme de travail, budget-programme, etc.).
Administration et achats : • Préparer les processus d’achat, y compris la rédaction des documents de demande de devis (RFQ), d’appel d’offres (ITB) et de demande de manifestation d’intérêt (RFP), la réception des devis, des offres ou des propositions, et leur évaluation préliminaire.
• Préparation des bons de commande et des contrats, préparation des bons de commande récurrents pour la passation de marchés de services.
• Contribuer au maintien des relations avec les fournisseurs de l’ONUDC.
• Aider les fournisseurs à s’inscrire dans les systèmes UNGM et Umoja de la Place de marché mondiale des Nations Unies et à tenir à jour le système de classement à l’Unité des achats.
• Examiner les termes de référence (TdR) du consultant/entrepreneur individuel (formulaires CIC), coordonner la révision avec le personnel du programme et l’équipe des achats de l’ONUDC concernée.
• Guider et aider à la préparation des plans d’acquisition annuels et à la réalisation des études de marché pour des prévisions appropriées.
• Préparer les prévisions du plan d’action en appliquant la vision du responsable du programme.
• Superviser le tableau des effectifs en ligne du programme et s’assurer de la disponibilité des fonds et du respect des délais.
Préparation du budget : • Examiner et analyser les données relatives à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et hors personnel.
• Fournir un soutien aux gestionnaires en ce qui concerne l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Examiner, analyser et contribuer à la finalisation du budget du programme/des implications financières.
• Prendre l’initiative en ce qui concerne la préparation et la mise en œuvre du programme de travail, en veillant à ce que les ressources financières soient utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément au budget du programme et aux allocations allouées.
• Suivre et examiner le programme de travail et le budget en effectuant des examens réguliers et spéciaux pour évaluer l’avancement des travaux réels par rapport au plan du programme.
• Définir les besoins et travailler avec les unités des systèmes en ce qui concerne l’amélioration des systèmes de rapport budgétaire et l’utilisation rentable des ressources du programme.
• Superviser et/ou fournir des conseils sur les informations et les pratiques d’administration financière à ses collègues.
• Émettre des allocations, y compris le redéploiement des fonds si nécessaire, en veillant à ce que les dépenses soient appropriées.
• Surveiller l’exécution du budget et déterminer/recommander une réaffectation des fonds si nécessaire.
• Surveiller les dépenses pour s’assurer qu’elles restent dans les limites autorisées.
• Administrer et surveiller les ressources budgétaires, y compris l’examen des accords et des plans de coûts, en veillant au respect des règlements, des règles et des politiques et procédures établies.
• Préparer la documentation pertinente concernant les soumissions de performance budgétaire.
• Examiner et faire des recommandations appropriées concernant la finalisation des rapports de performance budgétaire, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
• Surveiller et superviser le travail du personnel subalterne, au besoin.
• Contribuer à la collecte et à l’analyse des données et à l’identification des tendances ou des modèles et fournir des aperçus préliminaires au moyen de graphiques, de diagrammes, de tableaux et de rapports en utilisant des méthodes de visualisation des données pour la planification, la prise de décision, la présentation et la production de rapports axés sur les données.
• Documenter les exigences et les informations de base utilisées pour l’analyse des données.
• Effectuer d’autres tâches au besoin.
Compétences
• Professionnalisme : Connaissance des politiques et procédures administratives, budgétaires, financières et de ressources humaines. Aptitude à appliquer divers règlements et règles administratifs des Nations Unies dans des situations de travail. Compétences conceptuelles, analytiques et évaluatives pour mener des recherches et des analyses indépendantes. Aptitude à identifier les problèmes, à formuler des opinions, à tirer des conclusions et à formuler des recommandations. Aptitude à analyser et interpréter des données à l’appui de la prise de décisions et à transmettre les informations qui en résultent à la direction.
Fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux problèmes ou aux défis difficiles ; reste calme dans les situations de stress. Assume la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail. Aptitude à analyser et interpréter des données à l’appui de la prise de décisions et à transmettre les informations qui en résultent à la direction.
• Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’achèvement du travail ;
• Responsabilité : Assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements ; livre les résultats dont il a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; agit en conformité avec les règlements et les règles de l’organisation ; soutient ses subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des tâches déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.
Éducation
Un diplôme universitaire de niveau master ou équivalent en administration des affaires ou administration publique, en gestion, en sciences sociales (communications, sciences politiques, économie ou dans un domaine connexe) est exigé. Un diplôme universitaire de premier cycle dans un domaine similaire, assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente, peut être accepté à défaut.
Expérience professionnelle
Au moins deux (2) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en gestion de programmes, finances, administration, budget, administration des affaires ou dans un domaine connexe sont requises. Une expérience avec un progiciel de gestion intégré (PGI) est requise. Une expérience au niveau national ou international en gestion de programmes, en administration de programmes, dans la mise en œuvre et le suivi de projets est souhaitable. Une expérience en analyse de gestion administrative et en suivi budgétaire est également souhaitable. Une expérience au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est également souhaitable. Une expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est également souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et de l’arabe est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un atout.
