L’Organisation Internationale du Travail (OIT) est l’Institution spécialisée du Système des Nations Unies qui a pour mandat de promouvoir la justice sociale, à travers notamment l’Agenda du Travail Décent.
POSTE : Assistant administratif principal de projet – G6
Introduction
La dernière décennie a été marquée par de nombreux changements et défis dans la région MENA. Les conflits en Syrie, en Irak, en Libye et au Yémen, ainsi que les troubles politiques dans certaines régions d’Afrique de l’Est, continuent de contraindre les réfugiés et les demandeurs d’asile à migrer vers des pays comme l’Égypte, où de nombreux réfugiés et migrants vivent depuis des années dans des situations de déplacement prolongé, notamment un grand nombre d’enfants, d’adolescents et de jeunes. Au fil des ans, ils ont été confrontés à des vulnérabilités, à des problèmes de protection sociale et à des difficultés d’intégration sur le marché du travail. Parmi leurs difficultés figurent les obstacles à la résidence et à la sécurité du séjour, les difficultés d’accès aux permis de travail, à l’éducation et à la formation, ainsi qu’aux services d’emploi.
D’autre part, la jeunesse égyptienne est confrontée à des défis socio-économiques sur le marché égyptien, une bonne partie d’entre eux aspirant à la migration à la recherche de meilleures opportunités socio-économiques sur les marchés étrangers.
Cela peut être attribué aux défis structurels et conjoncturels du marché du travail, dont les principaux obstacles incluent les disparités entre les sexes dans l’accès au marché du travail, le manque de création d’emplois et un environnement économique instable. Le chômage est un défi croissant auquel sont confrontés les jeunes Égyptiens, avec une intensité particulière chez les femmes.
La pandémie de Covid-19 a aggravé le déséquilibre du marché du travail, où les employeurs et les opportunités d’emploi se sont limités à des compétences accrues, laissant la partie vulnérable de la société à la merci d’emplois à bas salaires, non sécurisés et à court terme.
Le projet a été conçu pour offrir aux jeunes, qu’ils soient Égyptiens, migrants ou réfugiés, un meilleur accès à des moyens de subsistance et à de meilleures opportunités sur le marché du travail grâce à l’employabilité et à l’entrepreneuriat. Actuellement, le projet est en phase de démarrage et vise à jeter les bases d’un portefeuille d’interventions cohérent et solide pour soutenir les jeunes des communautés vulnérables.
Jeunesse pour l’avenir
L’objectif du projet est d’améliorer les moyens de subsistance et de renforcer la résilience socio-économique des jeunes migrants, réfugiés et jeunes Égyptiens dans les communautés d’accueil grâce à de meilleurs cadres politiques, des compétences favorisant l’employabilité, des perspectives de carrière et des centres de jeunesse inclusifs. L’OIT et l’UNICEF mettront en œuvre conjointement le projet en adoptant une approche en trois volets combinant le développement des compétences et l’orientation professionnelle au niveau individuel (micro), le renforcement des capacités des acteurs clés au niveau institutionnel (méso) et l’engagement politique et la sensibilisation au niveau national (macro). Toutes les activités sont menées en coordination avec les partenaires sociaux, en tenant compte des structures tripartites.
Lignes hiérarchiques
Le titulaire exercera ses fonctions sous la supervision directe du chef de projet national principal de Jeunesse pour l’avenir et sous la direction générale du directeur de pays du DWT/Le Caire.
Description des fonctions
Administration générale et exploitation
- Assurer le bon fonctionnement des fonctions d’administration du projet, de gestion administrative et de soutien opérationnel, en étroite collaboration avec les autres équipes administratives et de soutien opérationnel du projet, en fournissant un soutien administratif et de gestion. Cela comprend le traitement des droits, l’émission des contrats et la tenue des dossiers.
- Conseiller et assister le personnel du projet dans l’interprétation des règles, réglementations et procédures administratives. Effectuer les réservations de voyage et d’hôtel, préparer les autorisations de voyage et rassembler les informations pertinentes au motif du voyage.
- Participer à l’organisation de réunions spéciales et coordonner toutes les dispositions administratives importantes pour la conduite d’ateliers/séminaires et de formations selon les besoins du projet/programme.
- Maintenir, contacter et assurer la liaison avec les unités techniques concernées au siège, les mandants de l’OIT, les organisations de partenaires sociaux et les agences des Nations Unies pour discuter des activités prévues et résoudre les questions sensibles.
- Préparer, de sa propre initiative, la correspondance et les rapports requis pour les tâches administratives générales ou connexes, y compris celles de nature confidentielle. Préparer des statistiques administratives, des rapports et de la correspondance périodiques.
- Informer et assister le personnel, les experts et les consultants sur tous les aspects administratifs. Interpréter les règles, règlements et procédures administratives.
- Examiner toute la correspondance entrante qui nécessite une action ; faire des recommandations concernant les mesures appropriées à prendre ; surveiller les délais de réponse, assurer le suivi auprès de divers membres du personnel du projet/programme et d’autres unités organisationnelles sur la soumission des rapports et de la correspondance.
- Préparer des informations générales, des estimations de coûts détaillées et des rapports périodiques et ponctuels destinés à la préparation des programmes et du budget. Participer à l’analyse et aux projections budgétaires, selon les besoins. Fournir des informations sur demande.
- Effectuer toutes les opérations nécessaires aux dépenses financées au titre de la coopération au développement, en veillant à l’utilisation la plus rationnelle des fonds. Cela comprend les calculs, les demandes de fonds, la vérification des pièces justificatives et les paiements.
- Suivre les comptes concernant les allocations et les dépenses et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des fonds. Rédiger et clarifier la correspondance administrative relative aux questions budgétaires afin de vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations complémentaires.
- Fournir des conseils et superviser le travail du personnel administratif subalterne et/ou d’autres membres du personnel de soutien.
- Effectuer d’autres tâches pertinentes selon les besoins.
Qualifications requises
Éducation
Titulaire d’un diplôme universitaire de premier cycle (baccalauréat ou équivalent) dans un domaine pertinent.
Expérience
Au moins sept années de travail administratif à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés avec une expérience de supervision.
Langues
Excellente connaissance de l’anglais et de l’arabe.
Compétences
- Capacité à prioriser les tâches, à organiser son propre horaire, à effectuer des travaux de routine de manière autonome, à respecter les délais et à s’adapter aux demandes changeantes.
- Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres progiciels requis par le Bureau (par exemple IRIS),
- Capacité à obtenir des services d’autres unités de travail à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau pour l’exécution des tâches.
- Capacité à diriger une équipe et à gérer une lourde charge de travail sous pression temporelle.
- Connaissance et compréhension approfondies des directives et procédures administratives complexes ainsi que de la gamme complète de services administratifs dans des domaines de soutien tels que les RH, les finances et les achats.
- Bonne connaissance du travail du projet/programme et du travail effectué dans d’autres unités de travail.
- Capacité à répondre aux demandes et à traiter les visiteurs avec tact et diplomatie.
- Capacité à rechercher et à récupérer des informations à partir de bases de données et à compiler des rapports.
- Capacité à traiter des questions confidentielles avec discrétion.
- La capacité à travailler dans un environnement multiculturel et un comportement et des attitudes sensibles au genre sont également requis.
