L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 à travers le Cadre stratégique de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une vie meilleure, ne laissant personne de côté.
Cadre organisationnel
L’objectif principal du Bureau régional pour le Proche-Orient et l’Afrique du Nord (RNE), dirigé par un Sous-Directeur général de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et la nutrition et à réduire la faim et la malnutrition, à promouvoir un développement agricole durable, à réduire la pauvreté rurale, à développer des systèmes agroalimentaires inclusifs et à renforcer la résilience des moyens de subsistance – conformément aux objectifs stratégiques de l’Organisation et aux objectifs de développement durable mondiaux des Nations Unies et nationaux du gouvernement égyptien.
Lignes hiérarchiques
L’assistant administratif sera rattaché au responsable administratif principal du RNE. Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec ce dernier.
Focus technique
L’assistant administratif est chargé de soutenir les achats, les finances, les voyages et les transactions d’actifs, de maintenir et de mettre à jour les SOP et de s’assurer que chaque processus reste précis, conforme et efficace.
Tâches et responsabilités
• Soutenir les opérations quotidiennes du bureau de direction couvrant les achats, les finances, les voyages, les conférences et les actifs.
• Coordonner l’ensemble de la logistique du voyage (AT, billets, visas, hôtels et véhicules) en garantissant le devoir de diligence et le respect des coûts.
• Consolider les plans mensuels de voyage et de réunion.
• Examiner et vérifier les PR, les PO et les factures dans GRMS pour en vérifier l’exactitude, le codage correct, la disponibilité du budget et la conformité aux politiques.
• Traiter les transactions GRMS et suivre les livraisons des fournisseurs jusqu’à la réception et au paiement.
• Rédiger, mettre à jour et diffuser des procédures opérationnelles standard (SOP), des politiques et des modèles pour normaliser les processus administratifs.
• Rapprochez les factures, gérez les avances de trésorerie et DSA et rapprochez les dépenses mensuelles pour maintenir les éléments en souffrance dans les limites.
• Soutenir la gestion des installations, des mesures de sécurité, des opérations de la flotte et de l’inventaire des fournitures.
• Soutenir l’administration des RH en facilitant le recrutement, l’intégration, les prolongations de contrat et le suivi des congés pour le personnel affilié.
• Aider à la préparation de la troisième conférence de travail des représentants de la FAO, y compris les dépenses.
• Effectuer d’autres tâches au besoin.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS SELON LES ÉLÉMENTS SUIVANTS
Exigences minimales
• Diplôme universitaire en gestion, en finance ou en administration
• Quatre années d’expérience pertinente en administration ou dans un travail de soutien connexe
• Connaissance pratique de l’anglais
• Ressortissant égyptien.
Compétences de base de la FAO
• Axé sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques/fonctionnelles
• Étendue des connaissances en matière de règles financières, de réglementations et de procédures administratives applicables au sein des organisations internationales ou des agences des Nations Unies.
• Vaste expérience dans le suivi des transactions administratives, y compris les achats, les voyages, les ressources humaines et les finances, garantissant l’exactitude et la conformité aux politiques organisationnelles.
• Connaissance des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) tels que GRMS, avec une expérience pratique dans le traitement des factures et le rapprochement des dossiers financiers.
• Connaissance des normes de communication et de documentation
Critères de sélection
• Une expérience au sein des Nations Unies ou d’autres organisations internationales est considérée comme un atout.
• Une maîtrise avancée de l’analyse de données, de la visualisation de données et de Microsoft Excel est obligatoire.
