L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Il joue un rôle important dans les affaires internationales par le biais de la diplomatie, du commerce, de la coopération technique et financière, et de la collaboration avec des organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, également appelées délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.
La délégation de l’UE en République arabe d’Égypte, au Caire, travaille en étroite coordination avec les ambassades et les consulats des 27 États membres de l’UE. Il s’agit d’une mission diplomatique à part entière qui représente l’Union européenne dans son partenariat avec l’Égypte.
La délégation de l’Union européenne en République arabe d’Égypte au Caire recherche :
Assistante Administrative en charge des Ressources Humaines / Groupe d’Agents Locaux II (contrat initial d’un an, avec possibilité de prolongation d’une deuxième année).
Nous offrons
Assistante administrative (Groupe d’agents locaux 2) au sein de la section Administration de la Délégation. La section est composée de 22 personnes et il y a des horaires de travail atypiques occasionnels.
Dans le cadre de ce poste, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions en fonction des besoins de la Délégation, et de l’évolution de ces besoins.
Sous la supervision du Chef de l’Administration, l’Assistant(e) Administratif(trice) Ressources Humaines soutient la mise en œuvre des stratégies RH de la Délégation. Ce rôle est chargé de fournir un soutien de haute qualité à un éventail de fonctions RH, y compris le recrutement, les relations avec les employés, la formation et le développement et l’administration des RH.
Principales responsabilités :
- Aider au processus de recrutement, y compris la préparation des descriptions de poste, l’affichage des postes vacants, la sélection des candidatures, l’organisation des entretiens et la coordination des activités d’intégration.
- Tenir à jour les dossiers des employés, les bases de données RH et la documentation.
- Soutenir la mise en œuvre des politiques et procédures RH dans le respect des exigences légales et organisationnelles.
- Traiter les diverses questions des employés en coordination avec les responsables hiérarchiques.
- Aide à la préparation de la paie et surveiller la présence, les congés et les absences des employés.
- Coordonner les initiatives de formation et de développement et tenir les registres de la participation des employés.
- Assurer le respect du droit du travail et des réglementations en matière de santé et de sécurité.
- Appui à la Section de l’administration, au besoin ;
- Toute autre tâche selon les instructions du chef de l’administration.
Les principales tâches et devoirs suivants sont actuellement requis :
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES – Assistance à la gestion du personnel local (permanent ou temporaire)
- Rédiger des avis de vacance de poste et des descriptions de poste avec les chefs de section respectifs ;
- Lancer et gérer les campagnes de sélection des candidats pour les postes vacants approuvés à la Délégation ;
- Après l’examen des candidatures, l’organisation de jurys d’entretiens en coopération avec les chefs de section ;
- Préparation des dossiers de recrutement et des contrats/avenants de contrat pour le personnel local, en utilisant les bases de données RH appropriées ;
- Coordonner les procédures administratives – conformément aux lois égyptiennes sur le travail et l’assurance sociale et aux normes des institutions de l’UE – pour le personnel local entrant et sortant de la délégation ;
- Délivrer des certificats de travail sur demande ;
- Enregistrement du personnel local auprès des différentes autorités égyptiennes ;
- Préparation des réponses aux ambassades / organisations internationales ;
- Enregistrement de la présence/absence du personnel au travail ;
- Gestion des contrats ad-personam pour le personnel travaillant à la Résidence du Chef de Délégation.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES – Assistance à la gestion du personnel des agents contractuels
- Lancer et gérer les campagnes de sélection des candidats pour les postes vacants approuvés à la Délégation.
- Organiser des jurys d’entretien en coopération avec les chefs de section.
- Préparation et envoi au siège des demandes de recrutement d’agents contractuels.
- Délivrance de certificats de travail selon les demandes.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES – Assistance à la gestion des stagiaires
- Lancer et gérer les campagnes de sélection des candidats pour les offres de stage approuvées au sein de la Délégation.
- Organiser des jurys d’entretien en coopération avec les chefs de section.
- Préparer et envoyer au siège les demandes d’inscription des stagiaires.
- Encadrement des stagiaires tout au long de la période de stage, préparation et gestion des procédures de fin de stage.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES – Gestion des processus RH et des données
- Gestion des droits RH prévus par la législation locale et le règlement du personnel (personnel local et expatrié).
- Se tenir au courant de l’évolution de la législation locale et des procédures RH des institutions de l’UE.
- Liaison avec le conseiller fiscal et le conseiller juridique de la délégation sur les questions d’emploi du personnel local.
- Traitement des réclamations médicales du personnel local.
- Gestion du contrôle médical annuel pour le personnel local.
- Coordination de la vérification annuelle des contributions versées au Fonds de prévoyance de l’UE pour le personnel local.
- Enregistrement de la présence/absence du personnel au travail.
SOUTIEN OPÉRATIONNEL ET ADMINISTRATIF – Soutien administratif
- Calcul des salaires du personnel local (permanents et temporaires) et des allocations des stagiaires, à l’aide des bases de données RH associées ;
- Soumission mensuelle des données au conseiller fiscal ;
- Liaison avec le Chargé(e) de budget dans la préparation des budgets liés aux ressources humaines ;
- Calcul des paiements de fin de contrat ;
- Assistance à la politique de formation de la Délégation, préparation et suivi des activités de formation – y compris les activités de team building et le budget y afférent ;
- Agent initiateur opérationnel pour toute question de ressources RH.
SOUTIEN OPÉRATIONNEL ET ADMINISTRATIF – Gestion des processus documentaires et dossiers
- Tenir à jour les dossiers du personnel ;
- Déposer les candidatures spontanées des candidats et émettre les lettres y afférentes ;
- Encodage des informations et documents RH dans différentes bases de données RH ;
- Dépôt électronique et papier des documents liés aux RH
- Mettre à jour les listes téléphoniques de la Délégation.
Le salaire de base sera de 1545 euros payable en livres égyptiennes sur la base du taux d’information en euros de la mois de paiement.
La date de début prévue est le 07/01/2025.
Exigences minimales / critères d’éligibilité (nécessaires pour que la candidature soit prise en considération) :
- Diplôme d’études secondaires ;
- Minimum 5 ans d’expérience professionnelle pertinente ;
- Excellente connaissance (niveau C2 du CECRL) de l’anglais et de l’arabe (écrit et parlé) ;
- Excellente connaissance des applications Office (notamment MS WORD, EXCEL, …) ;
- Droit de résider et de travailler en Égypte (si vous n’êtes pas Égyptien, veuillez fournir une copie d’un visa de résidence valide et d’un permis de travail valide avec votre demande).
Atout / critères de sélection (base d’attribution des points pour sélectionner le meilleur candidat) :
- Connaissance des institutions et de la culture de l’UE ;
- Expérience antérieure de travail avec une ambassade ou une organisation internationale ou de la société civile ;
- Bonne compréhension du rôle et des compétences de l’UE, ainsi que de ses relations avec l’Égypte (accord d’association, priorités de partenariat, partenariat stratégique et global) ;
- Capacité confirmée à travailler en équipe, dans un environnement multilingue et multiculturel ;
- Solide connaissance de la législation du travail et des meilleures pratiques RH ;
- Gestion de l’assistance RH dans une entité administrative ;
- Solides compétences interpersonnelles et de communication – Capacité de comprendre et d’être compris ;
- Fournir de la qualité et des résultats – Orientation client ;
- Haut niveau de discrétion et de professionnalisme ;
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à gérer efficacement son temps – Capacité à livrer de manière structurée ;
- Solides capacités d’organisation et de résolution de problèmes ;
- Capacité à conceptualiser les problèmes, à identifier et à mettre en œuvre des solutions ;
- Souci du détail avec une approche proactive – Précision ;
- Esprit d’équipe avec la capacité de travailler de manière indépendante au besoin ;
- Capacité à travailler en équipe – Partage des connaissances – Compétences diplomatiques ;
- Apprentissage et développement – Flexibilité (ouverture à de nouvelles demandes).
