TotalEnergies est une compagnie multi-énergies mondiale de production et de fourniture d’énergies : pétrole et biocarburants, gaz naturel et gaz verts, renouvelables et électricité. Ses 105 000 collaborateurs s’engagent pour une énergie toujours plus abordable, propre, fiable et accessible au plus grand nombre. Présent dans plus de 130 pays, TotalEnergies inscrit le développement durable dans toutes ses dimensions au cœur de ses projets et opérations pour contribuer au bien-être des populations.
Contexte et environnement
Le personnel de TEMG est divisé en deux groupes : les employés syndiqués et les non-syndiqués. Les employés syndiqués sont représentés par une section locale (GTPCWU) affiliée à la TUC, et la convention collective (CC) constitue le principal document régissant les relations entre la direction et les employés. L’ambiance de travail est généralement harmonieuse, malgré quelques désaccords ponctuels sur des questions importantes. Les employés non syndiqués sont soumis aux conditions générales d’emploi définies par la direction.
Activités
- Respectez les douze règles d’or en matière de sécurité.
- Fonctions de secrétariat général pour le DRH
- Filtrer et recevoir les appels pour le compte du responsable des ressources humaines et du département.
- Maintien d’un système de classement efficace, de la salle des archives du personnel et du système de courrier au sein du département.
- Maintenance du système de classement électronique.
- Gestion et suivi du courrier des départements à destination des différents services, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise.
- Planification et organisation des rendez-vous pour les réunions, les entretiens et les visiteurs du département.
- Gestion des procédures d’immigration et de la documentation pour les nouveaux expatriés, leurs familles et les jeunes diplômés
- Contrôler la validité des permis de travail/de séjour et veiller à leur renouvellement en temps voulu.
- Gestion résidentielle et hôtelière des jeunes diplômés étrangers au Ghana
- Assurer la liaison avec la division de la trésorerie du département des finances afin de garantir que tous les paiements dus aux tiers et au personnel soient effectués rapidement.
- Organiser les réunions de département en concertation avec le responsable des ressources humaines.
- Communiquer les informations relatives au recrutement et coordonner les programmes d’intégration des nouvelles recrues.
- Garantir la confidentialité des informations RH.
- Réservation d’hôtels pour les visiteurs de l’entreprise, les programmes de formation de l’entreprise, le personnel des bureaux régionaux, etc., et préparation des rapports internes correspondants.
- Assister ERM dans la coordination du régime de santé Total (Gh) en collaboration avec le courtier d’assurance désigné par le siège social.
- Remplaçant(e) du responsable des relations avec les employés et de l’assistant(e) du directeur général en leur absence.
- Agent adjoint des stocks
- Secrétaire adjoint du Comité de gestion de crise
- Apporter son concours à l’organisation des formations et des forums du personnel.
- Assurer le bon fonctionnement et l’efficacité du département.
- Exécuter toutes autres tâches légales et raisonnables que le responsable des ressources humaines déléguera au titulaire du poste de temps à autre.
- S’assurer que tous les documents pertinents du service des ressources humaines sont numérisés et transmis au service d’archivage pour être téléchargés dans Dexto.
- Responsable de la récupération de tous les documents archivés pour le service des ressources humaines (personnel, ancien personnel, etc.).
Profil du candidat
- Un bon diplôme de premier cycle (mention Bien minimum) dans un domaine lié aux sciences humaines.
- Excellente maîtrise de l’anglais
- expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat
- Capacité démontrée à maintenir la confidentialité des informations sensibles
- Au moins trois années d’expérience pertinente après l’obtention du diplôme, dans un rôle comparable, sont requises.
- La maîtrise de l’outil informatique est requise.
Informations supplémentaires
TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d’emploi égales à tous les candidats.
