Action contre la Faim-USA fait partie du réseau Action Contre Faim International, qui fournit une aide humanitaire dans plus de 50 pays à travers le monde dans les secteurs de la nutrition, de la santé, de l’eau/assainissement et de la sécurité alimentaire. Action contre la Faim-USA, une ONG indépendante, gère actuellement des programmes dans 7 pays : Éthiopie, Kenya, Soudan du Sud, Somalie, Tanzanie, Ouganda et Haïti. Action contre la Faim-USA met en œuvre plus de 60 millions de dollars de programmes par an et environ 1 500 employés permanents basés à New York, Washington D.C, Nairobi et dans des bureaux de pays. Une croissance supplémentaire est prévue.
Action contre la Faim est présente au Kenya depuis 2001 et est un leader transformateur en matière de sécurité nutritionnelle pour améliorer la qualité de vie des communautés vulnérables. Action contre la Faim veut contribuer à la performance fonctionnelle optimale des systèmes nationaux, départementaux et communautaires par le biais de partenariats stratégiques pour des interventions innovantes sensibles à la nutrition et spécifiques à la nutrition afin d’atteindre son impact. L’organisation reconnaît que l’égalité des sexes est au cœur de sa stratégie de base visant à obtenir des résultats efficaces et durables en matière d’interventions en matière de nutrition, d’eau, d’assainissement et d’hygiène et de surveillance. Action contre la Faim met actuellement en œuvre des activités dans les comtés de West Pokot, Mandera, Samburu, Isiolo, Trans Nzoia, Kakamega, Bungoma et Busia.
I. Résumé de la position
Le chef du département des finances supervisera et assurera le bon fonctionnement du département des finances du bureau de pays. Il/elle fournira un soutien technique financier et soutiendra les départements de programme. Le titulaire du poste doit concevoir des plans d’action clairs pour le département et le pays, appuyés par le directeur de pays et le spécialiste des finances, qui aboutissent à des actions concrètes.
Le rôle de chef de département des finances a l’objectif, l’engagement et la prestation suivants:
But
Le chef de département des finances supervisera les services de prestation répondant aux besoins de la main-d’œuvre et des programmes. Il/elle apportera son soutien à la conception, à la mise en œuvre et au suivi de la stratégie nationale, assurera la supervision au sein du département des finances et des autres membres des équipes et départements de base.
On s’attend à ce que le chef des finances continue de définir des orientations stratégiques clés claires et de veiller à ce que ces orientations stratégiques se traduisent par des mesures concrètes.
Fiançailles
Le chef de département des finances travaillera en collaboration avec d’autres gestionnaires (logistique, RH, administration, subventions et conformité), des équipes de programme et de soutien sur les approches financières et les meilleures pratiques qui assurent une utilisation cohérente et durable du financement conformément aux directives des donateurs et aux politiques et procédures de l’organisation au niveau national. Le titulaire donnera des conseils et formulera des recommandations sur les principales mesures opérationnelles et les résultats pour le bureau de pays tout en recevant l’appui technique du spécialiste régional des finances et du personnel compétent au siège de New York, le cas échéant.
Gestion de supervision du directeur financier et gestion technique des agents financiers sur le terrain
Il /elle construira et maintiendra un réseau de collaboration avec diverses parties prenantes externes telles que les donateurs, les partenaires, les fournisseurs de services, les gouvernements locaux et les partenaires non gouvernementaux.
Livraison
Le chef de département des finances veillera à ce que les systèmes et processus financiers actuels soient soumis à des normes de supervision élevées et veillera à ce que les ressources de l’organisation ne soient pas gaspillées, à assurer l’optimisation des ressources dans toutes les transactions et à assurer un soutien rapide à la main-d’œuvre.
Il/elle continue de maintenir le leadership stratégique dans le domaine des finances pour Action contre la Faim et de promouvoir des normes élevées d’intégrité et de responsabilité en matière d’utilisation des ressources organisationnelles.
II. Fonctions essentielles de l’emploi
· Analyser et présenter les rapports financiers de manière précise et opportune; communiquer clairement les états financiers mensuels et annuels; rassembler des documents de rapports financiers pour tous les segments de donateurs et superviser toute la comptabilité financière, de projet/programme et de subventions.
· Mettre l’information financière et budgétaire à la disposition d’autres départements pour faciliter l’établissement de la stratégie de pays et conseiller d’autres départements sur leurs besoins financiers et budgétaires, contrainte de prendre en compte dans la préparation de la stratégie de pays, des propositions de projets, de la mise en œuvre et de l’établissement de rapports
· Assurer la gestion financière et budgétaire en veillant au respect des règles financières internes d’Action contre la Faim et des donateurs. Élaborer et surveiller le plan financier du pays en pilotant le processus de prévision budgétaire, d’analyse des coûts et d’émission d’alertes budgétaires, en surveillant les risques financiers et en émettant des alertes si nécessaire
· Diffuser des informations sur les procédures comptables dans l’ensemble du bureau de pays et s’assurer de leur conformité
· Vérifier et approuver en temps opportun l’ensemble comptable mensuel, les vérifications des soldes de trésorerie et des comptes bancaires conformément à la réglementation ACF et s’assurer qu’il est transmis au siège.
· Responsable d’assurer une gestion de trésorerie de haute qualité en définissant, promulguant et assurant le respect des procédures de gestion de trésorerie dans l’ensemble de la mission, la disponibilité et la conservation en toute sécurité des liquidités nécessaires, l’adaptation des méthodes de transfert d’espèces à la lumière des conditions locales et des considérations de sécurité, le suivi de la correspondance entre les prévisions de trésorerie et la BFU et l’anticipation des risques de trésorerie et la résolution des difficultés qui en découlent.
· Gestion de la dotation départementale par l’orientation, le suivi, la motivation; le renforcement des capacités, l’établissement d’objectifs annuels et semestriels, le suivi et l’évaluation par rapport à l’objectif fixé sur un plan d’action individuel.
· Promouvoir et assurer la collaboration et la coordination financières avec les partenaires, en participant au processus de sélection des partenaires et en validant l’analyse des risques financiers, en définissant avec les partenaires les modes de gestion financière et budgétaire dans le cadre des consortiums, en validant les aspects financiers et budgétaires des conventions et accords de partenariat
· Identifier les risques de fraude et de corruption dans le domaine de compétence et mettre en place des mécanismes de prévention et de suivi pour assurer la création de procédures de sensibilisation et de signalement; alerter le directeur de pays des cas de fraude et de corruption, et prendre des mesures correctives et suivre les recommandations découlant du contrôle et de l’audit quotidiens
· Améliorer le manuel général des politiques et des procédures du service financier.
· Identifier les risques financiers (fluctuations des taux de change, inflation…), sensibiliser les Coordinateurs aux risques financiers dans leur domaine, alerter le Directeur pays et le siège, apporter un soutien dans la gestion des risques.
· Coordonner et diriger le processus d’audit annuel, assurer la liaison avec les auditeurs externes et le conseil d’administration; évaluer les changements nécessaires.
· Communiquer, établir et gérer efficacement des relations stratégiques avec les intervenants externes, les bailleurs de fonds, les organismes de réglementation et d’autres partenaires.
III. Responsabilités en matière de surveillance
· Équipes de terrain des finances : rôle consultatif technique
· Équipe Capital Finance : Rôle de conseiller technique et supervision directe (lien hiérarchique)
IV. Responsabilité financière
· Plan de financement par pays
· Suivi budgétaire
· Comptes bancaires et soldes de trésorerie
· Rapports financiers des donateurs
· Budgets des propositions
· Approbations des dépenses,
· États financiers
V. Exigences physiques
· Tout en effectuant les tâches de ce travail, l’employé est tenu de s’asseoir pendant de longues périodes et de se concentrer sur le travail, y compris la dactylographie, et de produire de gros volumes de travail avec précision, dans de courts délais dans des situations stressantes dans le contexte d’un bureau modérément bruyant avec de nombreuses interruptions. Doit être capable de relire son propre travail avec précision afin que seules des corrections mineures soient nécessaires sur une base peu fréquente.
· Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles auxquelles un employé doit répondre pour s’acquitter avec succès des fonctions essentielles de cet emploi. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d’exercer les fonctions essentielles.
VI. Conditions de travail, déplacements et environnement
· Les tâches de l’emploi exigent une présence régulière au travail au moins cinq jours par semaine. Doit être disponible pour travailler en dehors des heures normales de bureau ou les fins de semaine au besoin.
· Doit être en mesure de voyager selon les besoins pour les voyages d’affaires nationaux et internationaux standard ainsi que dans les bureaux de pays, le cas échéant. En fonction des besoins du bureau de pays, le temps passé sur le terrain représentera au moins 20% de son temps de travail. Lors de sa visite sur le terrain, l’employé peut être exposé à des environnements précaires sous des risques de sécurité élevés et / ou des conditions de vie très basiques et des conditions météorologiques extérieures, ainsi qu’à des maladies infectieuses.
VII. Engagements en matière d’égalité des sexes et tolérance zéro à l’égard des abus
• Favoriser un environnement qui renforce les valeurs des femmes et des hommes et l’égalité d’accès à l’information.
• Fournir un environnement de travail où les femmes et les hommes doivent être évalués et promus en fonction de leurs compétences et de leurs performances.
· Promouvoir un environnement sûr, sécurisé et respectueux pour toutes les parties prenantes, en particulier pour les enfants, les bénéficiaires et les membres du personnel.
· Aider à prévenir tout type d’abus, y compris le harcèlement au travail et les abus et exploitations sexuels.
• Respecter les femmes, les hommes, les enfants (garçons et filles) des bénéficiaires, quels que soient leur sexe, leur orientation sexuelle, leur handicap, leur religion, leur race, leur couleur, leur ascendance, leur origine nationale, leur âge ou leur état matrimonial.
• Valoriser et respecter toutes les cultures.
Qualifications et expérience professionnelle requises
· Minimum de baccalauréat en finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe
· Titulaire de la qualification CPA K
· Au moins 8 ans d’expérience professionnelle dans le secteur humanitaire
· Master of Business Administration sera un avantage supplémentaire
I. Aptitudes et compétences requises
· Au moins 6 ans en tant que finance au niveau de la haute direction
· Solide expérience financière (comptabilité et gestion financière)
· Connaissance des principaux donateurs institutionnels, notamment ECHO, USAID (FFP, OFDA), DDC, SIDA, GAC, OCHA, DFID.
· Excellente expérience dans la rédaction de propositions et de rapports, les règles et règlements des donateurs, les procédures de validation, la coordination des processus.
· Compétences avérées en gestion, représentation et coordination (gestion des personnes et des processus)
· Excellentes compétences rédactionnelles et analytiques (capacité à analyser les budgets et à faire des prévisions financières)
· Compétences organisationnelles et administratives rigoureuses (définition des priorités, délégation, formation)
· Capacité avérée à travailler de manière indépendante sous un minimum de conseils, de pression et de délais serrés
· Compétences en communication et approche diplomatique, mais ferme, pour obtenir l’adhésion et les contributions d’un éventail de membres du personnel impliqués dans la production de propositions et de rapports
· Renforcement des capacités et compétences en matière de facilitation
· L’anglais est obligatoire, capable de forger des relations de travail efficaces à tous les niveaux.
· Initiative et capacité à travailler de manière autonome et à proposer des solutions à divers problèmes.
· Expérience de travail au sein d’une équipe et de consolidation d’équipe.
· Capacité avérée d’évaluer l’analyse de la stratégie de l’organisation dans le plan opérationnel
· Bonnes compétences en communication
· Bonnes compétences en matière d’influence et de négociation
· Expérience significative des OING en matière de relèvement et d’urgences complexes
· Bonne connaissance des directives et procédures des donateurs.
· Capacité avérée à travailler dans des situations contractuelles à court terme multidonateurs et capacité à jongler efficacement avec les priorités pour répondre aux besoins du bureau de pays.
