Action Contre la Faim est une ONG internationale présente en RDC depuis 1996 et qui intervient dans les domaines de la nutrition, de la santé, de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement. Dans le cadre de ses activités, ACF est à la recherche d’un.e Adjoint.e. responsable logistique pour sa base de Bunia Province d’Ituri
Contexte et mission :
Finalité de poste : L’Adjoint Responsable Logistique est responsable d’assurer les moyens logistiques sur la base et sa zone afin d’apporter le meilleur soutien possible aux programmes.
Mission 1 : Assister le Responsable Logistique sur la base
Assurer le back up du Responsable Logistique lorsque cela est nécessaire ;
Organiser des formations, des ateliers sur différents thèmes en fonction des besoins identifiés par le Responsable Logistique ;
Extraire les données à partir des rapports afin de fournir un retour d’information au Responsable Logistique.
Mission 2 : Assurer la gestion de la chaîne d’approvisionnement de la base (commande, achat, stockage et livraisons)
Management de l’équipe approvisionnement ;
Superviser le processus hebdomadaire de demandes d’achat ;
S’assurer que toutes les informations sont correctement remplies et traitées selon les procédures du Kit Log ACF;
Tenir les différents départements informés du traitement réservé à leurs commandes au niveau de la base et sur la zone ;
Veiller à ce que tous les documents concernant la chaîne d’approvisionnement soient classés conformément aux procédures du Kit Log ACF ;
Organiser le planning d’approvisionnement et effectuer des contrôles réguliers des prix ;
Assurer de bonnes conditions d’entreposage des marchandises et le respect des procédures ;
Superviser la gestion des entrées et sorties du magasin (achats, dons en nature, carburant…) ;
Assurer le respect de la traçabilité entre l’achat et le stockage (intégration des DEN dans LINK, Archivage des documents de justification de ces DEN).
Mission 3 : Superviser la gestion de stock et le contrôle des inventaires
Garantir le respect des procédures et des instructions de gestion des stocks ;
Veiller à ce que les stocks de sécurité soient conservés et respectés à tout moment ;
Établir un niveau de réapprovisionnement si nécessaire ; Contrôler les inventaires du stock (mensuels et aléatoires) ;
Procéder à un contrôle régulier du stock afin de s’assurer que le nettoyage, l’organisation, la ventilation et le contrôle de la température sont suivis et respectés ;
Conseiller le responsable de l’entrepôt en matière de gestion de la pharmacie si nécessaire ;
Assurer la liaison avec le pharmacien pour garantir un suivi adéquat des médicaments.
Mission 4 : Superviser la gestion de la flotte de véhicules et générateurs
Communiquer avec les loueurs de véhicules sur l’ensemble des aspects contractuels ;
Superviser les plannings chauffeurs en fonction du nombre de véhicules à couvrir, et mettre à jour ce planning en fonction de l’évolution des demandes ou des contraintes ;
Suivre régulièrement l’avancée des mouvements ;
Faire remonter les informations en cas d’incident ;
Contrôler la bonne tenue à jour du registre et du tableau des mouvements ;
S’assurer que chaque réception de véhicules respecte la procédure d’approbation ;
S’assurer que les vérifications journalières et hebdomadaires soient réalisées sur l’ensemble des véhicules et générateurs ;
Planifier les maintenances régulières de véhicules et générateurs ;
Vérifier que les véhicules soient équipés de façon adéquate par rapport à leur utilisation ;
Planifier et contrôler la gestion du carburant
Mission 5 : Superviser les réhabilitations et la maintenance des locaux d’ACF
Participer à la stratégie sur le positionnement des locaux sur la zone afin d’optimiser les moyens existants ;
Assurer un planning de maintenance des locaux régulier;
Assurer la mise au standard de chacun des bâtiments ;
Garantir une assurance sur ces locaux de la part d’ACF.
Mission 6 : Encadrer l’équipe logistique
Former les employés à leur arrivée et à intervalles réguliers ;
Etablir le planning de travail de l’ensemble de l’équipe ;
Apporter un soutien à l’équipe si nécessaire ;
Effectuer des déplacements dans la zone afin d’appuyer les équipes ;
Fixer des objectifs et suivre leur réalisation ;
Evaluer l’ensemble de l’équipe au minimum 1 fois par an. Garantir le reporting des activités
Réaliser un rapport logistique mensuel complet – Suivi de contrats – Liste d’équipement – Rapport de gestion flotte – Rapport de gestion générateur – Rapport de stock
PROFIL RECHERCHE :
Compétences et ressources nécessaires à l’exercice de la fonction :
Diplôme / Niveau d’études : Licence en logistique Humanitaire ou gestion de la chaine d’approvisionnement de 3 ans minimum ou diplôme correspondant.
Connaissances indispensables :
Informatique (Word, Excel, Outlook, Internet), la maitrise de Link est un plus ;
Expérience en encadrement de l’équipe logistique ;
Capacité en supervision dans les réhabilitations et la maintenance des locaux de l’organisation ;
Expérience en supervision et gestion de la flotte de véhicules et générateurs ;
Capacité en supervision de la gestion de stock et le contrôle des inventaires ;
Expérience en gestion de la chaîne d’approvisionnement de la base (commande, achat, stockage et livraisons) ;
3 ans minimum d’expérience sur un poste similaire.
Qualités personnelles :
Rigueur – Concentration – Patience – Ecoute et d’adaptation – Discrétion et respect du secret professionnel.
