I-Chargé/e de Logistique Pays – N’Djamena

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 20 millions de bénéficiaires dans 38 pays. Nos équipes sont composées de 450 employés internationaux et 5500 staff nationaux.

ACTED Tchad

ACTED intervient au Tchad depuis 2004, avec une base de coordination nationale à N’Djamena, et trois bases programmes à Oum Hadjer, Ngouri et Baga Sola. Les équipes ont développé une réponse globale aux besoins multisectoriels d’une population affectées aussi bien par des problématiques structurelles que des chocs conjoncturels. Afin de répondre aux différents enjeux, ACTED met en œuvre des programmes de réponse aux urgences humanitaires, de lutte contre l’insécurité alimentaire, d’amélioration de l’accès aux infrastructures en eau, hygiène et assainissement, couplés à des interventions en appui au renforcement de la gouvernance locale, et d’insertion économique durable.

Rôle et responsabilités principales

1. Gestion de la chaine d’achats

Achats: S’assurer que tout besoin soit satisfait en accord avec le chronogramme défini, les standards de qualité requis, et le scénario d’achats approprié

• Pour tout achat, garantir la conformité de la sélection et de la documentation correspondante avec les guides techniques d’achats d’ACTED et des bailleurs
• Construire un repérage des fournisseurs potentiels dans le pays et dans la région, et maintenir une base de données en conséquence
• Coordonner le cycle d’achats dans le pays avec toutes les parties prenantes (programme, finance, coordination, fournisseurs etc …) depuis la planification jusqu’à la signature des contrats et la livraison finale ; le responsable logistique pays senior est en particulier l’organisateur des sessions du comité d’achats
• S’assurer de la disponibilité permanente des biens courants, des services, tels que l’essence, les fournitures de bureau, les moyens de transports, etc, en particulier via le cadre de travail contractuel
• Gérer la traçabilité et la concordance entre les commandes, les contrats et livraisons, et les mettre en lien avec les disponibilités financières pour éviter et résoudre les problèmes

Stocks et livraisons : dans le pays s’assurer d’un réseau de stockage et de critères de gestion des stocks adaptés

• Repérer les entrepôts/espaces de stockage, basés sur les besoins du pays
• Garantir que les moyens de transports des biens sont sécurisés et répondent aux besoins
• Coordonner et suivre les livraisons et faire le lien avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes
• Donner une information régulière aux équipes sur le niveau des stocks et les délais de livraison
• Effectuer périodiquement des inventaires, les dédouanements et les enquêtes sur les écarts de stocks

2. Gestion logistique transversale

Flotte et moyens de transport : Déployer des moyens de transport efficaces dans le pays

• Anticiper les besoins de véhicules et faire le lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finances pays pour prévoir les budgets en conséquence
• Maintenir de façon efficiente un planning mensuel, hebdomadaire, quotidien, et des outils de suivi des mouvements
• Identifier des compagnies extérieures de transports fiables
• Contrôler et optimiser les coûts de la flotte
• Coordonner un cadre de travail de maintenance efficace dans le pays (en termes d’opérations mais également en termes de coûts)
• S’assurer que les demandes administratives sont en accord avec les services douaniers et toute autre autorité locale lors des transports de biens ou d’équipes
• Organiser régulièrement des formations et des sessions de recyclage pour les conducteurs

Carburant : Gérer l’approvisionnement en carburant à travers le pays ; anticiper et atténuer les risques d’approvisionnement en carburant, en incluant les exigences de qualité

Equipements : Déployer un plan efficace d’attribution et de maintenance des équipements dans le pays

• Anticiper les besoins en équipements en lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finances pays pour prévoir les budgets en conséquence
• Maintenir un inventaire à jour des équipements, incluant un étiquetage approprié ; enquêter et documenter toute perte ou détérioration
• Organiser des inventaires aléatoires des équipements pour vérifier la fiabilité des suivis mensuels, et prendre les mesures correctives nécessaires
• Gérer des plans de maintenance des équipements, contrôler et optimiser les coûts associés
• Organiser des formations et des sessions de recyclage régulières pour l’équipe (usage correct des ordinateurs, des radios, des installations, des générateurs, etc…)
• Gérer les dons d’équipements, l’obsolescente et les remplacements en accord avec les réglementations internes et externes

Locaux : Assurer des conditions de travail et de logements appropriées à l’équipe dans chaque local, en permanence, par une démarche globale efficace de services et de maintenance

• Identifier et installer les locaux (bureaux, habitations, entrepôts) en se référant à des critères géographiques, opérationnels, sécuritaires et financiers en lien étroit avec le directeur pays et le responsable finance pays
• Coordonner mensuellement les inventaires des autres marchandises
• S’assurer que les recommandations de sureté et de sécurité sont appliquées dans les locaux

Communications et gestion informatique et téléphonique : Développer un plan IT efficace dans le pays fondé sur les critères globaux d’ACTED

• Anticiper les besoins de communication et IT et faire le lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finances pays pour prévoir les budgets en conséquence
• Contrôles et optimiser les coûts IT et de communication
• S’assurer que les demandes administratives sont remplies en direction des autorités locales pour les moyens de communication utilisés.
• S’assurer d’une sauvegarde mensuelle des données (serveurs, données locales, emails etc…)
• Garantir que les standards de sécurité IT sont appliqués et piloter la gestion de crise dans le pays en lien étroit avec le siège si nécessaire
• Organiser régulièrement des formations et des sessions de recyclage pour le staff IT

3. Conformité et transparence

• S’assurer que le manuel logistique d’ACTED est appliqué dans le pays et que les demandes spécifiques des bailleurs pour la logistique et les achats sont respectées
• Imposer une stratégie de tolérance zéro en matière de corruption et s’assurer de l’adhésion au code de conduite et à la politique anti-fraude d’ACTED
• Coordonner les rapports logistiques TITANIC à un rythme mensuel et vérifier la pertinence et la fiabilité des données déclarées
• Organiser un planning sur 6 mois pour les visites de terrain avec des ToRs précis, incluant des contrôles ad hoc et des rapports écrits suivant chaque visite
• Organiser pour le staff des formations et des recyclages logistiques réguliers sur les procédures ACTED, les leçons apprises, des FAQ etc…via des groupes de travail ou des visites de terrain
• Capitaliser les leçons tirées de l’expérience dans des mémos, des modules de formation, etc…pour améliorer en permanence la conformité logistique dans le pays
• Suivre et mettre à jour des rapports d’audits internes et externes pour la logistique
• Garantir une production de documents logistiques précis et à jour en lien avec les autres départements FLAT

4. Direction

• Mettre à jour l’organigramme du département logistique en fonction du développement de la mission
• Planifier et réaliser les évaluations et les recrutements du staff logistique ; former et consolider les compétences de l’équipe logistique du pays ; identifier les potentiels et contribuer à la stratégie de mobilité interne
• Toujours promouvoir activement des articulations fortes et structurées avec toutes les équipes pour toutes les opérations logistiques (en particulier les équipes programme et finance)
• Gérer le développement des relations partenariales sur les aspects logistiques tels que les achats, la gestion du stock et des équipements, les rapports logistiques, en particulier s’assurer d’une relecture exhaustive et dans les délais de la documentation logistique IPs
• Représenter ACTED dans les réseaux pertinents de logistique et de communication, en construisant activement des relations partenariales pertinentes (clusters logistiques etc…)
• Participer activement aux réunions de coordination au niveau du pays en en donnant des informations sur les progrès et sur les risques
• Contribuer aux propositions pour les bailleurs, à l’élaboration des budgets et des rapports
• Contribuer à l’élaboration d’une réponse d’urgence et aux efforts de planification des éventualités pour satisfaire les besoins en approvisionnement et en logistique ainsi qu’à leur mise en œuvre

Qualifications et compétences requises

• Formation supérieure en Supply Chain Management
• Compétences avérées en communication
• Expérience en gestion logistique et/ou gestion de la sécurité et des procédures
• Capacité à travailler dans un environnement instable au niveau sécuritaire
• Capacité à organiser le travail des équipes sur un terrain difficile d’accès
• Autonomie, leadership, organisation

Conditions

• Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’études, de l’expertise, du niveau de sécurité et du niveau d’expérience
• Living allowance de 300 USD
• Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
• Billets d’avion aller-retour et Visa pris en charge par ACTED
• Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED

II-Directeur Pays Adjoint – Programmes & Relations Externes – Kinshasa

Rôle et responsabilités principales

1.Positionnement et fundraising

• Analyse du contexte : Garantir qu’ACTED a une compréhension actualisée du contexte socio-économique du pays, des tendances des bailleurs, besoins et manques, de qui fait quoi et où (3W) dans le pays.
• Développement et déploiement de la stratégie : Piloter le développement et la revue des stratégies programming d’ACTED et identifier les opportunités de déploiement de l’action d’ACTED dans le pays et en particulier :
• Repérer les nouveaux secteurs et opportunités d’intervention ;
• Consolidet et stabiliser le programming ;
• Revoir l’empreinte géographique et thêmatique d’ACTED ;
• S’assurer que les activités sont en ligne et qu’elles correspondent aux besoins du pays/des bénéficiaires ;
• Identifier la valeur ajoutée d’ACTED
• S’assurer de l’adhésion aux valeurs et principes humanitaires ;
• Identifier les nouveaux bailleurs, partenaires du secteur privés, ONGs nationales et internationales, think-tank, cercles de recherche, etc… avec lesquels il est possible de travailler en complémentarité et en apportant de la valeur ajoutée.
• Formaliser une stratégie pays en ligne avec la stratégie régionale/globale

Networking, positionnement et représentation générale :

• Etablir, maintenir et garantir des relations soutenues avec les bailleurs
• Etablir, maintenir et développer des relations de travail régulières et productives avec les autres ONG, agences de l’ONU, clusters, groupes de travail, Alliance2015, consortiums et milieu de la recherche.
• Etablir, maintenir et développer des relations de travail soutenues et régulières avec les autorités du gouvernement du pays et lorsque c’est nécessaire avec les acteurs non étatiques
• S’assurer qu’ACTED est représenté dans les clusters clefs, groupes de travail, HCT et organismes de coordination des ONG nationales et internationales

Relations avec les bailleurs et élaboration de propositions de projets

• Décider et déclencher les enquêtes de terrain nécessaires du département AME pour s’assurer que les propositions de projets sont pertinentes.
• Identifier de nouveaux donateurs pour diversifier le portfolio des bailleurs d’ACTED en incluant les entreprises et fondations privées.
• Identifier les potentiels partenaires locaux et/ou internationaux pertinents (secteur privé, ONG nationales et internationales, think tanks, académiques, etc…) à inclure dans les propositions et s’assurer que chaque partenariat repose sur les résultats d’une enquête de complémentarité et de valeur ajoutée, de telle sorte qu’il contribue à l’atteinte de la stratégie, globale, régionale et nationale d’ACTED.
• Superviser la conceptualisation des propositions de projets (cadrage stratégique et opérationnel, cadre logique) en accord avec la stratégie pays, régionale et globale et s’assurer que les inputs des Coordinateurs techniques (ex : spécificités techniques, méthodologies, approches et outils) et AME (indicateurs SMART, leçons apprises et meilleures pratiques des projets précédents) sont pris en compte dans le processus de rédaction des propositions.
• Valider les propositions avant soumission au Département du Grant Management au HQ.
• Conseiller le Département de Développement des projets sur les approches et règlementations spécifiques des différents bailleurs.
• Soutenir le Directeur Pays dans la négociation des propositions et/ou des contrats avec les bailleurs.

Grant Management

• S’assurer que les obligations contractuelles (notamment les exigences de visibilité) et les délais de reporting sont connus et respectés par les équipes Programmes, AMEU et FLATS.
• S’assurer de la tenue des meeting de démarrage et de clôture pour chaque projet.
• S’assurer de la réalisation de rapports narratifs de qualité, retraçant l’état et l’avancement des projets de façon transparente professionnelle et dans les temps.
• S’assurer que les réponses aux demandes ad hoc des bailleurs sont assurées sans délais.

2.Accompagnement du programme technique et coordination

Support technique

• S’assurer que les modalités de mise en œuvre, les méthodologies et les outils du projet spécifique du secteur, sont élaborés -en incluant notamment les spécifications techniques, l’identification et l’enregistrement des bénéficiaires, la distribution et la sensibilisation-
• S’assurer que les Coordinateurs techniques sont régulièrement en lien avec les Responsables de Projets et qu’ils leur apportent leur assistance technique en cas de besoin.
• S’assurer de la diffusion des outils, résultats de recherches, meilleures pratiques éprouvés en interne ou en externe, via le travail en réseau, les groupes de travail, les manifestations et conférences.

Coordination

• S’assurer que des stratégies sectorielles cohérentes (ex: WASH, sécurité alimentaire, protection) sont développées et mises à jour dans les zones d’interventions d’ACTED.
• Promouvoir l’harmonisation des approches et méthodologies des différents projets du même secteur en supervisant le développement et l’utilisation d’outils communs ainsi qu’en créant des opportunités de partages de savoir-faire.
• S’assurer que les Coordinateurs techniques fournissent des contributions techniques dans les propositions de projets.

3. AME (Enquêtes, suivis/contrôles, évaluations)

Systèmes AME

• Revoir et approuver la stratégie pays AME.
• Revoir et approuver le plan de travail AME consolidé pour tous les projets en cours et les enquêtes prévues sur la mission.
• S’assurer pour chaque projet en cours qu’un cadre logique AME clair est développé et qu’il est fondé sur les propositions de projets, sur les plans de mise en œuvre, et les exigences de reporting des bailleurs.
• S’assurer que les préconisations AME sont prises en compte et intégrées dans les futures notes conceptuelles, les propositions de projets et les plans de mise en œuvre.
• S’assurer que les process et procédures AME sont mises en œuvre conformément au guide ACTED standard AME.
• S’assurer que les systèmes de gestion de l’information (MIS) électroniques et/ou papiers sont mis à jour afin de permettre le suivi et le reporting sur toutes données qualitatives et quantitatives et toutes informations, notamment les rapports sur les 16 indicateurs stratégiques globaux des programmes ACTED.
• S’assurer du fonctionnement efficace du CRM des bénéficiaires et que les réclamations/feedbacks de ces derniers sont enregistrés, analysés, remontés et que les réponses sont apportées dans les temps afin d’être utilisées pour le programme et les équipes de coordination.

Mise en place et gestion AME

• Déclencher les enquêtes de besoins pour s’assurer que les propositions de projets sont pertinentes.
• Revoir et valider pour chaque projet la planification des enquêtes, contrôles et évaluations (au démarrage, au milieu et à la fin).
• S’assurer de la mise en œuvre d’un recueil approprié de données et d’instruments d’analyse, de méthodologies (ex : sondages, compte-rendus de groupes de discussion, interviews d’informateurs clefs) et de la diffusion et de l’utilisation de ces données/informations.
• S’assurer que l’équipe AME fournit des données à l’équipe de Développement de projets pour la rédaction des rapports aux bailleurs et autres acteurs clefs si nécessaire.
• S’assurer que l’équipe AME contribue aux propositions de projets des bailleurs et aux efforts de collecte de fonds (particulièrement la conception du cadre logique et la formulation des indicateurs SMART).

4.Communication externe

• S’assurer que le département de développement du projet du pays (PDD) contribue à la stratégie pays de communication externe d’ACTED en alimentant régulièrement le département Communication du HQ d’ACTED avec mises à jour informelles sur les projets, des flash news, photographies, articles sur les progrès des projets et/ou sur des évènements spécifiques pour les outils de communication d’ACTED notamment mais pas seulement , la newsletter, le site internet et le rapport annuel d’ACTED.
• S’assurer du continuum avec les activités de PR, notamment les présentations formelles, les engagements média sur la couverture des réussites, la mise à jour sur des projets spécifiques et des « fact sheet » régionales, et que les publications sont alimentées pour accroître la visibilité d’ACTED notamment dans les medias.
• Superviser les activités de communication d’ACTED dans le pays notamment les visites medias, photoreportages, vidéos, etc…
• S’assurer que les publications, les outils de visibilité sont réalisés et actualisés dans la communication pays, accessibles et diffusés aux équipes d’ACTED ainsi que la capitalisation d’images et d’articles sur la mission
• Suivre, contribuer, rédiger et diffuser les documents de postionnement, déclarations, rapports et communiqués, les notes d’information sur les engagements et le plaidoyer humanitaire d’ACTED, en ligne avec la stratégie pays et globale d’ACTED, en collaboration étroite avec le Directeur pays et les départements Communication et Programmes du HQ.

5.Management et Coordination interne**

Gestion de l’équipe

• Gérer une équipe de Responsable AME, Responsable de Développement de projets et de Coordinateurs Techniques en définissant les responsabilités et en suivant les plans de travail et les activités au jour le jour.
• Assurer un environnement de travail porteur et une bonne dynamique d’équipe
• Gérer les conflits interpersonnels entre les membres du staff du département.
• Réaliser des évaluations régulières de l’équipe et suivre la gestion des carrières en lien avec le CD.
• Revoir les besoins en formation interne et externe des membres de l’équipe.

Coordination interne et Communication

• Assurer la communication entre les départements et le partage d’informations de la base, vers la zone, la capitale, la région et les départements du HQ grâce notamment à la mise en œuvre des mécanismes de coordination ACTED (WAM,MCM).
• Assurer une communication claire et régulière avec le département du Programme et des Finances du HQ d’ACTED pour les tenir informés des derniers développements, de manière à ce que le département des Programmes puisse donner les meilleurs conseils en amont.

Classement

• Mettre en place un système de classement pour les documents contractuels des projets, électronique et papier.
• Superviser le centre des ressources et s’assurer qu’il est mis à jour régulièrement alimenté par des documents pertinents, actualisés, internes et externes.

Qualifications et compétences requises

• Etudes supérieures (Master)
• Capacités rédactionnelles
• Expérience à l’étranger sur des postes de management de 3 ans minimum.
• La connaissance de la zone est un atout.
• Très fortes capacités organisationnelles
• Expérience en management d’équipes importantes, nationales et internationales
• Expérience en management de projets, particulièrement avec une composante institutionnelle
• Expérience dans le domaine de la participation communautaire, le lien avec les autorités locales
• Compétences en gestion et administration
• Flexibilité, adaptation, résistance au stress
• Patience et esprit de négociation, excellentes capacités de communication écrite et orale

Conditions

• Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’études, de l’expertise, du niveau de sécurité et du niveau d’expérience
• Living allowance de 300 USD
• Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
• Billets d’avion aller-retour et Visa pris en charge par ACTED
• Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED