Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux. Plus d’informations sur www.acted.org
Au Niger, ACTED intervient depuis 2010 dans les zones suivantes :Tillabery, Diffa, Maradi et sur toute l’étendue du territoire à travers les activités de la Gestion de l’information et les secteurs suivants : Eau et Assainissement, Abris, ABNA, Infrastructure, Moyens d’existence, Sécurité Alimentaire.
Contexte du poste et principaux enjeux :
Le Coordinateur de zone adjoint assiste le Coordinateur de [zone] dans la représentation des intérêts d’ACTED auprès des autorités locales, des bailleurs des populations bénéficiaires et des autres acteurs clefs. Le Coordinateur de zone adjoint garantit la qualité du programme et sa mise en œuvre opérationnelle, ainsi que son déploiement là où c’est approprié et réalisable, il assure un fort rôle de représentation. Le coordinateur de zone soutient les responsables de projet en s’assurant que les projets et les programmes sont adaptés aux besoins des bénéficiaires et qu’ils sont mis en œuvre en accord avec la stratégie globale d’ACTED, avec les orientations du bailleur. Une fois les plans de travail et les budgets validés, le coordinateur de zone adjoint supervise également au jour le jour les opérations et la sécurité dans la zone concernée.
Rôle et principales responsabilités :
Devoirs et Responsabilités :
Positionnement :
Analyse contextuelle :
- Soutenir le Coordinateur de zone dans l’analyse socio-économique de la zone, des tendances (bailleurs), des besoins et des manques ;
- Réaliser régulièrement des analyses des parties prenantes, en particulier “qui fait quoi et où » (3W) dans la zone ;
- Soutenir le coordinateur de zone dans l’analyse sécuritaire de la zone ;
- Stratégie de mise en oeuvre : Apporter un soutien dans la mise en oeuvre de la stratégie programme pays d’ACTED dans la zone en identifiant les opportunités stratégiques pour le déploiement de l’action d’ACTED dans la zone et en particulier ;
- Apporter son soutien à l’identification de nouvelles opportunités et nouveaux secteurs d’intervention ;
- Contribuer à consolider et stabiliser la programmation ;
- Revoir l’empreinte géographique et thématique ;
- S’assurer que les activités sont pertinentes et correspondent aux besoins des bénéficiaires/de la zone ;
- Identifier la valeur-ajoutée d’ACTED ;
- S’assurer de l’adhésion aux principes humanitaires ;
- Contribuer à identifier les nouveaux bailleurs, partenaires du secteur privés, ONGs nationales et internationales, think-tank, cercles de recherche, etc… pour un travail dans la zone, reposant sur une complémentarité et sur de la valeur ajoutée ;
- Participer à la rédaction des nouvelles propositions des projets ;
- Participer aux ateliers stratégiques au niveau de la zone et national.
Réseau, positionnement et représentation générale :
- Quand demandé, participer aux réunions des bailleurs au niveau de la zone et faire remonter les informations pertinentes au directeur pays et autres staffs concerné ;
- Maintenir des relations de travail actives et régulières avec les autres ONG, agences de l’ONU, clusters, groupes de travail, consortiums, etc… au niveau de la zone en assurant une visibilité maximale d’ACTED ;
- Maintenir des relations de travail actives et régulières avec les autorités locales et là où nécessaire avec les acteurs non gouvernementaux, obtenir les autorisations et accords nécessaires aux activités d’ACTED dans la zone ;
- Quand demandé, représenter ACTED dans les clusters clefs, groupes de travail, instances de coordination des ONG etc… de la zone.
Développement de propositions :
- Assister le département de développement des projets dans la conception des propositions (problématique, cadre logique) dans le cadre de travail de la stratégie pays, régionale et globale ;
- Contribuer à l’élaboration du budget et s’assurer que les besoins budgétaires au niveau de la zone sont pris en considération ;
- Plaidoyer : Contribuer à l’élaboration de notes stratégiques, de notes de plaidoyer, de communiqués de presse pertinents sur les questions humanitaires et de développement dans la zone d’opération.
Management et coordination interne :
Gestion de l’équipe :
- Aider le staff dans la zone à assurer leurs rôle et responsabilités par rapport aux opérations de la zone et en lien avec les départements du bureau capitale ;
- Promouvoir la cohésion, l’efficacité et le bien-être de l’équipe ;
- Conseiller et soutenir l’équipe pour accroître ses compétences, développer son efficacité et sa performance et suivre la gestion des carrières ;
- Aider le Coordinateur de zone à gérer les conflits interpersonnels des membres du staff au niveau de la zone ;
- S’assurer que chaque staff dispose d’ un plan d’actions individuel SMART ;
- Participer aux évaluations de performances des staffs.
Coordination interne :
- Faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations pour créer un environnement de travail positif ;
- Mettre en œuvre des mécanismes de coordination d’ACTED au niveau de la zone (WAEM, MAR, réunions FLATS, etc…).
Suivi de la mise en œuvre des projets :
Suivi de la mise en œuvre des projets :
- Apporter son aide aux responsables de projets pour la mise en œuvre des projets en identifiant les points de blocage et en leur apportant des solutions ;
- Contrôler le point d’avancement, la trésorerie, et assurer une réalisation dans les temps des projets via l’examen des PMFs, BFUs et des rapports ;
- S’assurer que les informations sur le projet sont actualisées, et disponibles pour les rapports sur les objectifs.
Contrôle qualité des projets :
- S’assurer de l’application sur le terrain du M&E système/plan pour chaque projet ;
- Faire de fréquentes visites de terrain sur les sites des projets pour évaluer les activités et s’assurer de l’utilisation efficiente des ressources ;
- Assister les responsables de projet pour adapter les projets aux résultats des contrôles et des évaluations ;
- S’assurer que les processus de retour vers les bénéficiaires sont en place ;
- Assurer une capitalisation des bonnes pratiques et des leçons apprises pour les projets de la zone d’opérations.
Management des partenaires :
- Identifier les partenaires potentiels dans la zone en se fondant sur une évaluation de complémentarité et de valeur ajoutée ;
- Apporter un soutien aux partenaires dans la mise en œuvre du projet et s’assurer que la mise en œuvre des projets par les partenaires est de qualité, dans les délais et en ligne avec les exigences d’ACTED et des bailleurs.
Management FLATS :
Gestion Finances :
- Contribuer à la gestion des budgets du projet à l’échelle de la zone pour éviter les dépassements et les sous-utilisations de budgets ;
- Contribuer aux prévisions budgétaires ;
- S’assurer que les rapports financiers TITANIC sont précis et produits dans les délais ;
- Contribuer à l’élaboration de la CASH REQUEST mensuelle au niveau de la zone ;
- Contribuer à la vérification hebdomadaire de la caisse finance ;
- Contribuer à la vérification des pièces justificatives des activités pour s’assurer de leur conformité avec les procédures finances d’ACTED et des bailleurs.
Gestion Logistique & IT :
- Contribuer aux achats dans les temps en conformité avec les règles d’origine et de nationalité au niveau de la zone ;
- Assurer une gestion de qualité de l’approvisionnement au niveau de la zone ;
- Assurer une gestion appropriée des biens et renforcer la politique d’investissement ;
- Assurer une gestion appropriée des stocks au niveau de la zone ;
- Garantir un système IT approprié, avec une sauvegarde des données et des moyens de protection contre les logiciels malveillants ;
- Garantir des moyens de communication suffisants et fiables au sein de la zone ;
- S’assurer que les rapports TITANIC logistiques sont précis et réalisés dans les temps ;
- S’assurer que les pièces logistiques soient en conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs ;
- Participer à la revue des tables d’allocation des charges courantes.
Gestion Administration et RH :
- Superviser un recrutement du staff national transparent et dans les délais et contribuer au recrutement du staff international sur demande de la capitale ;
- Evaluer régulièrement la performance et suivre la gestion des carrières de l’équipe au niveau de la zone ;
- S’assurer que les rapports TITANIC RH sont précis et réalisés dans les délais ;
- Assurer dans les délais les procédures de fin d’activité ;
- S’assurer d’une bonne planification des congès des staffs ainsi que la mise à jour du fichier de suivi des congès ;
- Vérifier la couverture des postes dans la table d’allocation RH le cas échéant alerter le coordinateur de zone ;
- Appuyer le coordinateur de zone dans la validation des TDRs des activités ;
- Appuyer le coordinateur de zone dans la validation de demande des congès ;
- Participer à l’induction des nouveaux staffs sur la base.
Gestion Transparence/Conformité :
- Minimiser les risques de fraude et de corruption en s’assurant de l’adhésion aux procédures FLATS d’ACTED ;
- S’assurer que l’équipe est informée de la politique « transparence » et des lanceurs d’alerte d’ACTED ;
- Remonter au coordinateur de zone toute fraude, corruption ou tentative.
Gestion Sécurité :
- Aider le Coordinateur de zone dans l’analyse du contexte sécuritaire de la zone ;
- Sur demande, s’engager auprès des parties prenantes concernées au niveau de la zone pour assurer accès et soutien aux interventions ;
- S’assurer que les bureaux et les habitations sont en conformité avec les standards de sureté, sécurité et santé ;
- S’assurer que tout le staff adhère aux procédures de sécurité ;
- S’assurer que les incidents en matière de sécurité sont rapidement remontés au bureau capitale ;
- S’assurer que les procédures opérationnelles standard en matière de sécurité et sureté sont connues et appliquées par les staffs ;
- Sur demande, participer aux réunions de traitant des questions sécuritaires au niveau de la zone ;
- S’assurer que tout staff nouvellement recruté puisse faire la formation E-learning en sécurité d’ACTED ;
- Aider le coordinateur dans l’animation des réunions hebdomadaires de sécurité ;
- Participer au briefing sécuritaire des journaliers avant tout déploiement sur le terrain.
Indicateurs Clefs de Performance :
- Tenue régulière et dans les temps de réunions de coordination interne (WAM, FLAT meeting) et remontée des rapports au directeur pays (MAR) ;
- Envoi régulier et ponctuel de PMFs mises à jour et précises au niveau capitale ;
- % des projets de zone qui nécessite un NCE ;
- % des projets de la zone avec indicateurs/objectifs contractuels remplis ;
- Nombre de réclamations des bénéficiaires et % d’évolution par rapport à l’année précédente ;
- Remontée régulière et dans les délais des rapports TITANIC de la zone ;
- Dossiers FLAY complets et envoyés au bureau capitale dans les délais.
% de dépenses inéligibles engagées au niveau de la zone et % d’évolution par rapport à l’année précédente.
Qualifications et compétences techniques requises :
- Diplôme de niveau master ;
- Expérience en gestion de projet (management, planning, développement des salariés et formation) ;
- Expérience professionnelle d’au moins 3 ans à un poste similaire ;
- -Compétence managériale et leadership ;
- -Forte flexibilité, compétences interpersonnelles et compétences de négociation ;
- -Forte habilité à travailler dans un contexte interculturel ;
- -Habilité à travailler sous pression ;
- Bonne connaissance en Word, Excel et en informatique en général ;
- Capacité d’autonomie dans le travail ;
- Sens de responsabilité et de respect ;
- Etre disponible pour tout besoin d’ordre professionnel ;
- Etre disponible immédiatement;
Pour postuler :
CV et Lettre de Motivation peuvent être envoyés à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le Jeudi 31 Mars 2022.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
