ACTED recrute pour ce poste (17 Décembre 2021)

ACTED est une ONG humanitaire française, fondée en 1993, qui soutient les populations vulnérables, touchées par les crises humanitaires dans le monde. ACTED apporte un soutien continu aux communautés vulnérables en assurant la durabilité des interventions post-crise et en engageant les défis à long terme auxquels sont confrontées nos populations cibles, afin de briser le cycle de la pauvreté, favoriser le développement et réduire la vulnérabilité aux catastrophes. Leurs interventions cherchent à couvrir les multiples aspects des crises humanitaires et de développement à travers une approche multidisciplinaire à la fois globale et locale, et adaptée à chaque contexte. Leur personnel s’engage à répondre aux urgences dans le monde entier, à soutenir le relèvement et la réhabilitation, vers un développement durable

ACTED est à la recherche d’un joueur d’équipe confiant, motivé, expérimenté et engagé pour occuper le poste susmentionné basé à Nairobi au Kenya.

I. Objectif principal :

Sous la supervision du Country Finance Manager, vous serez chargé de guider et de suivre les partenaires de mise en œuvre (IP) et les OSC qui reçoivent le soutien financier d’ACTED, afin de garantir que les projets qu’ils mettent en œuvre sont conformes à toutes les procédures/directives internes d’ACTED et les exigences des donateurs, en termes de rapports et de conformité.

II. Responsabilités:

Soutenir et guider les IP / CSO dans la mise en œuvre de toutes les directives de conformité FLAT

• Préparer du matériel de formation pour les PA/OSC lors du lancement du projet sur les directives d’ACTED/des donateurs, la gestion des subventions et les exigences en matière de rapports financiers ;
• Assurer le suivi avec les IP/OSC pour assurer une bonne compréhension des politiques et procédures ;
• Veiller à ce que les lignes directrices, les formats et les délais de rapport pour chaque sous-subvention soient communiqués clairement par le biais d’un canal de communication formel ;
• Fournir un contrôle de qualité en temps opportun sur la documentation des sous-bénéficiaires, en créant la liste de contrôle nécessaire et en maintenant un niveau de suivi approprié pour assurer l’amélioration ;
• Adapter les modèles ACTED selon les besoins pour les PA/OSC en consultation avec le CFM et le CTCM ;
• Assurer le suivi du processus de conformité pour assurer une documentation régulière et appropriée des dépenses ;
• Suivre mensuellement dans l’outil de suivi le statut de chaque IP/CSO.

Rapports et conformité

• Tenir à jour une base de données précise de tous les IP/OSC avec une documentation complète et des délais de rapport (PAL, SGA, amendements, coordonnées bancaires, demandes de fonds, rapports financiers, etc.) ;
• Travailler avec le responsable du développement de projet/les agents de développement de projet sur la mise à jour des rapports sur les partenaires de mise en œuvre (RIP) envoyés au siège par l’équipe de PD le 15 de chaque mois.
• Assurer un suivi régulier avec les IP et assurer la soumission en temps opportun des BFU et des rapports financiers ;
• Examiner les rapports financiers conformément aux procédures internes et aux exigences des donateurs ;
• Superviser l’examen des pièces justificatives du stagiaire du partenariat conformément aux procédures internes et aux exigences des donateurs
• Assurer le suivi avec les IP pour s’assurer que les différents problèmes sont traités ;
• Superviser le stagiaire du partenariat en conservant une copie de tous les dossiers et registres des sous-bénéficiaires et assurer le classement et l’archivage appropriés des pièces justificatives pour chaque rapport financier ;
• Communiquer avec le gestionnaire de projet sur le niveau des dépenses déclarées pour s’assurer qu’il assure le suivi de toute sous-utilisation potentielle ;
• Assurer le suivi avec le PI de la soumission en temps voulu des demandes de fonds et de tous les documents justificatifs pour examen par CFM avant de les soumettre au siège pour validation et paiement ;
• Préparer un rapport de synthèse détaillant les progrès de l’examen et tous les problèmes rencontrés et le partager avec CFM et CTCM et préparer un plan d’action adéquat pour le suivi ;
• Diriger la diligence raisonnable des IP actuelles et futures et partager avec CTCM ;
• Diriger la rédaction d’accords de partenariat, y compris les SGA, les accords d’association (Tas) et les protocoles d’accord (MoU) et partager avec PDM ;
• Assurer le suivi des plans de renforcement des capacités du partenaire identifiés au DDL.

Coordination interne

• Soumettre des rapports de suivi IP mensuels et un suivi financier IP au CFM et au CTCM ;
• Soumettre le RIP mensuel au PDM ;
• Soumettre un rapport mensuel de conformité IP au CTCM ;
• Mettre à jour régulièrement la base de données IP/CSO avec des informations et une documentation complètes et précises en coordination avec l’équipe PD ;
• Assurer l’exactitude des données rapportées, en suivant les directives internes et des donateurs ;
• Conserver un système de classement précis dans le serveur et physiquement, à mettre en œuvre par le stagiaire en partenariat
• Transférer les plaintes et les retards au personnel concerné d’ACTED ;
• Participer aux ateliers internes sur les leçons apprises et aux commentaires sur le projet.
• Agir en tant que point focal pour l’organisation sœur d’ACTED, IMPACT, pour toutes les questions financières
• Mettre à jour les BFU pour tous les projets comprenant les programmes REACH, AGORA et PANDA uniquement
• Prépare les fiches financières pour tous les projets comprenant les programmes REACH, AGORA et PANDA uniquement
• Prépare les rapports financiers pour tous les projets comprenant les programmes REACH, AGORA et PANDA uniquement à la demande du SFM du CFM

Proposition de projet

• En charge de guider les PA lors de la préparation du budget et de réviser le budget des PA lors de sa soumission
• En charge de la coordination globale avec les IP dans le processus d’élaboration du budget et de soumission des modèles de budget

Intégration de  la protection

Promouvoir et adhérer à la politique et aux directives de prévention de l’exploitation et des abus sexuels (pour les résidents du site, le personnel d’ACTED, les agences partenaires, les travailleurs occasionnels, etc.).

Connaissances et compétences requises

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent tel que la finance, l’administration des affaires, l’économie ou le développement ;
• Au moins 3 à 5 ans d’expérience dans des postes de finance/audit ou de conformité travaillant en étroite collaboration avec des partenaires/OSC locaux.
• Connaissance et expérience de la gestion des subventions, des rapports financiers des subventions, de la révision de la documentation, en particulier des sous-subventions.
• Connaissance et expérience de la conformité du projet/des donateurs, en particulier de la documentation.
• Parle couramment l’anglais, avec d’excellentes compétences écrites et verbales et la capacité de travailler dans un contexte international ;
• Solides compétences en leadership et en coordination
• Solides compétences analytiques
• Excellentes compétences interpersonnelles et relations externes;
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail;
• Indépendant, adaptable, flexible et travailleur;
• Forte motivation humanitaire et compréhension de l’aide internationale.
• Expérience préalable de l’utilisation de logiciels informatiques de base requise, notamment en word et excel;
• Expérience antérieure de travail avec une variété d’acteurs de l’aide humanitaire ou de l’aide au développement