ACTED recrute pour ce poste (12 Janvier 2022)

Depuis 1993, en tant qu’organisation non gouvernementale internationale, ACTED s’est engagée à apporter une aide humanitaire immédiate pour soutenir ceux qui en ont un besoin urgent et protéger la dignité des personnes, tout en co-créant des opportunités à plus long terme pour une croissance durable et la réalisation du potentiel des personnes.

ACTED s’efforce de répondre aux crises humanitaires et de renforcer la résilience; promouvoir une croissance inclusive et durable; co-construire une gouvernance efficace et soutenir la construction de la société civile dans le monde entier en investissant dans les personnes et leur potentiel.

Nous allons jusqu’au bout : la mission d’ACTED est de sauver des vies et d’aider les gens à répondre à leurs besoins dans les zones difficiles d’accès. Avec une équipe de 4 600 employés nationaux 400 internationaux, ACTED est actif dans 38 pays et met en œuvre plus de 500 projets par an touchant plus de 20 millions de bénéficiaires.

ACTED Nigéria

Présentes au Nigeria depuis 2017, les équipes d’ACTED travaillent avec les autorités locales pour soutenir les populations vulnérables du pays, avec un bureau de coordination basé à Abuja. L’ONG fournit une aide d’urgence aux populations les plus vulnérables par le biais de diverses activités, telles que la construction d’abris, la distribution d’articles non alimentaires, l’aide à la gestion des camps et des établissements informels pour les personnes déplacées, et le soutien aux agriculteurs et aux services de gestion de l’information à la communauté humanitaire.

Vous serez en charge de

1. Gestion de la comptabilité et de la trésorerie

1.1 Gestion comptable – superviser le cycle comptable de la mission

• Assurer des entrées de données opportunes et précises dans le livre de caisse, le livre bancaire et le SAGA en suivant les descriptions standard définies dans le Manuel des procédures financières mondiales d’ACTED;
• Vérifier et coordonner les comptes de compilation mensuels de chaque région;
• Superviser le processus de vérification des espèces et du solde bancaire lors de la fermeture des comptes mensuels;
• Communiquer les comptes sur une base mensuelle à l’AC, en respectant les procédures et les délais de SAGA conformément au calendrier comptable mensuel conformément aux procédures financières d’ACTED;
• Gérer la présentation, la circulation, le dépôt des pièces justificatives et l’archivage des documents comptables et financiers conformément aux procédures FLAT et Finance (maintenir un suivi de dépôt à jour : A8.01_Red Cell Game) ; Examiner au hasard la qualité et la conformité de la documentation des domaines lors de la centralisation;
• Superviser les clôtures comptables annuelles et semestrielles pour les aspects comptables généraux et analytiques (V1 et V2).

1.2 Gestion de la trésorerie – assurer une gestion de trésorerie contrôlée et fluide

• Assurer un processus de sélection bancaire justifié, ouvrir/fermer des comptes bancaires sous l’autorité du PDG;
• Superviser la gestion des comptes bancaires : contrôler, suivre et s’assurer que les flux sont correctement lettrés (avances, virements, etc.), vérifier les soldes et les justifications, les visas autorisés ; Faire rapport à l’AC au moyen de l’outil de rapport sur les flux A1_PRATIC;
• Superviser la gestion des coffres-forts et de l’argent liquide: montant disponible, vérifications de solde, instructions de sécurité;
• Évaluer les besoins de trésorerie mensuels pour les projets et les domaines, remplir et partager le formulaire A4.01_Cash demande le 15 de chaque mois;
• Gérer les transferts d’argent, les zones d’approvisionnement en espèces et les montants en circulation, tout en définissant les procédures de paiement (virement bancaire, chèque, espèces, etc.) ;
• Assurez-vous que les donateurs sont facturés à temps et signalez-le via l’outil A4.04_ATROCE, se conformer aux bonnes pratiques décrites dans le plan Money In Acted HOUse (MIAHOU).

2. Engagement des dépenses, contrôle budgétaire et gestion financière

2.1 Engagement des dépenses – garantir la disponibilité du budget et le respect des procédures d’ACTED et des donateurs avant le déblocage des paiements :

• Collecter les visas des membres du personnel autorisés, fixer le plafond d’engagement en monnaies locales, définir les méthodes et les délais de paiement;
• Avant l’engagement / le paiement de toute dépense, vérifier les niveaux d’autorisation, la disponibilité du budget, la ligne budgétaire à laquelle la dépense doit être affectée, en veillant au plein respect des procédures ACTED et des donateurs:
• En étroite coordination avec le Country Logistics Manager (CLM) ou équivalent, négocier les termes des contrats, y compris le calendrier de paiement et les obligations fiscales; veiller à ce que les procédures de passation de marchés soient respectées; Suivi des engagements et des paiements par l’intermédiaire de l’outil A7.02_Contract suivi (UFC); Assurer les points de contrôle financier, de conformité et budgétaire lors des réunions du comité d’achat; examiner la cohérence entre les commandes, les devis/offres, les bons de commande, la documentation de l’appel d’offres, la note d’approvisionnement, le contrat, les factures, les reçus, les certificats d’achèvement des travaux et des services; Vérifier la capacité du destinataire à approuver le paiement;
• En étroite coordination avec l’équipe administrative, veiller à ce que les contrats de personnel soient conformes à la grille salariale standard ACTED, aux budgets disponibles et aux règlements; proposer des révisions des grilles salariales sur la base des critères de référence, de la législation nationale et des contraintes budgétaires; examiner et valider la paie le 25 de chaque mois;
• Validez l’exactitude et la conformité de la comptabilité et de la documentation du partenaire avant le paiement.

2.2 Suivi du budget du projet, contrôle des coûts de la mission, audits internes et externes – anticiper et atténuer les risques financiers en veillant à ce que les opérations soient menées de manière conforme et rentable

• Processus de consolidation du suivi budgétaire principal (A7.01) et des tableaux d’allocation (A5);
• Analyser/signaler les écarts entre les budgets prévus et les dépenses réelles; se conformer à la règle de flexibilité;
• Anticiper les risques financiers, présenter les mises à jour budgétaires et les plans d’atténuation lors des réunions du FLAT;
• Analyser et rendre compte des coûts de fonctionnement mensuels, de la flotte et des communications de chaque zone (A6.01-04)
• Prévenir et signaler toute perte financière et opérationnelle (suivi A6.01 ACT);
• Soumettre au siège toutes les annexes de l’outil interne de rapport de suivi financier (TITANIC) au plus tard le 15 de chaque mois;
• Suivre les formulaires de sortie pour le personnel international et s’assurer qu’ils sont envoyés au siège une fois validés;
• Prendre la tête de la préparation de l’audit externe à l’appui des équipes de conformité des pays, le cas échéant; Contribuer aux réunions d’ouverture et de clôture, aux réponses aux rapports d’audit, aux plans de mise en œuvre des recommandations.

3. Gestion du cycle financier du projet

3.1 Élaborer des budgets et des rapports sur les projets – assurer la faisabilité financière des projets, en respectant acted et les règles et délais des donateurs

• Recueillir des informations auprès des départements concernés afin de consolider les budgets des propositions de projets en fonction des besoins du projet / de la mission et des contraintes des donateurs; Proposer des budgets de programme et d’appui suffisants, y compris les plans d’investissement de la mission, en lien étroit avec la coordination par pays;
• Examiner et négocier les conditions des contrats de subvention avant leur signature (calendrier de paiement et d’information financière, utilisation du système de mise en commun de la trésorerie de l’AC, etc.);
• Planifier, consolider, rédiger et recouper avec les rapports financiers du département de développement de projets (PDD) au besoin (ad’hoc, intérimaire et final), en respectant les délais contractuels et les règles telles que la flexibilité, l’éligibilité et la période de liquidation, etc.;
• Paiements de suivi des donateurs et clôture du projet financier (liquidation du contrat).

4. Leadership d’équipe et autres tâches

• Mettre à jour l’organigramme et les termes de référence des départements des finances et de l’administration (le cas échéant) en fonction de l’évolution de la mission;
• Superviser l’équipe, planifier et mener les recrutements de personnel financier, entreprendre des évaluations, suivre la gestion de carrière, identifier le personnel ayant du potentiel et contribuer à la politique de mobilité interne d’ACTED; Assurer la formation et le renforcement des capacités des membres de l’équipe financière d’ACTED et des partenaires afin d’augmenter le niveau de capacité et de compétences techniques;
• Promouvoir activement des articulations fortes et structurées avec toutes les équipes (Logistique & PDD en particulier) ; Représenter ACTED avec les réseaux financiers et administratifs pertinents au niveau des pays;
• Améliorer la circulation de l’information au sein du Ministère et avec les autres ministères;
• Planifier des missions de surveillance sur le terrain;
• Effectuer toute autre activité connexe assignée par le superviseur immédiat.

Compétences et qualifications attendues

• Master minimum en finance ou dans un domaine connexe
• plus de 3 ans d’expérience solide dans les systèmes de gestion et de suivi financiers, de préférence de grands programmes de développement, éventuellement complétés par une expertise académique
• Excellentes compétences financières et analytiques
• Excellentes compétences en communication et en rédaction pour des rapports efficaces sur la performance financière du programme
• Capacité de gérer une équipe financière et de surveillance et de faire preuve de leadership
• Capacité de surveiller et d’évaluer les compétences financières et de surveillance des collectivités grâce à des efforts de renforcement des capacités
• Capacité d’opérer dans un environnement interculturel nécessitant de la flexibilité
• Connaissance du système d’aide et compréhension des besoins des donateurs et du gouvernement;
• Connaissance préalable de la région un atout
• Capacité à utiliser Microsoft Word, Excel et les logiciels de gestion de projet

Conditions

• Salaire défini par la grille salariale ACTED en fonction du niveau d’éducation, de l’expertise, du niveau de sécurité et de l’expérience
• Allocation de subsistance de 300 USD
• Hébergement et nourriture fournis dans la maison d’hôtes ACTED / ou allocation de logement (en fonction de la durée du contrat et du pays d’affectation)
• Billets d’avion aller et retour + Visa pris en charge par ACTED
• Fourniture d’assurances médicales et de rapatriement