Action contre La Faim a été fondée en 1979 pour intervenir dans le monde entier. Sa mission est de lutter contre la faim, la misère et contre les situations dangereuses menaçant les hommes, les femmes et les enfants. Actuellement, 500 collaborateurs et plus de 5000 employés travaillent pour Action contre La Faim dans plus de quarante-six pays, et dans quatre domaines d’action: la santé / nutrition, la sécurité alimentaire et moyens d’existence, et l’eau/assainissement.
Poste : Assistant.e RH en charge des voyages et archives RH
Localisation du Poste : Bamako
Durée du poste : 12 mois
Début : Dès que possible
OBJECTIF GENERAL DU POSTE
• Appuyer le département RH dans la gestion administrative du personnel expatriés ;
• Gérer les réservations des vols nationaux et internationaux ;
• Assurer l’archivage physiques et électroniques et la documentation du personnel de la mission.
OBJECTIFS SPECIFIQUES DU POSTE
Objectif 1 : Assurer la Gestion des mouvements aériens du personnel:
- Gérer les réservations, confirmations, modification et annulation des vols sur l’ensemble de la mission conformément à la politique de gestion des vols en vigueur.
- Evaluer et faire régulièrement des analyses comparatives des prix et promotion des billets proposés par les agences des voyages et en discuter avec le coordinateur RH
- Assurer la collecte des titres de voyages et les archiver dans le dossier individuel des concernés (billet d’avion, Baoding pass , facture..)
- Suivre les paiements des agences de voyages et remonter les problèmes et difficultés rencontrées.
- Point focal de la mission sur la gestion des vols humanitaires UNHAS et ECHO FLIGHT (mise à jour de la liste des bénéficiaires, gestion et suivi des paiements, participer aux réunions et faire rapport au coordinateur RH)
- Faire la réservation des vols UNHAS conformément aux règles UNHAS et ACF et prévenir les no show.
- Mettre à jour et partager quotidiennement le tableau de suivi des mouvements aériens nationaux et internationaux à la liste de diffusion mission et vérifier toujours que le département Logistique a bien enregistré les mouvements pour l’aéroport.
- Organiser les hébergements à la guest pour les visiteurs à Bamako en mettant à jour le plan d’occupation de la guest puis communiquer aux habitants de la guest sur les hébergements prévus) ou réserver l’hôtel en cas de non-disponibilité des chambres à la Guest.
- Se Coordonner avec les Admin RH des bases pour les visiteurs venant de Bamako.
- Veillez au respect des règles liées à l’avance des billets d’avions des expatriés (ne pas accorder des exceptions sans validation du Coordinateur RH).
- Veillez au respect du procédures UNHAS et Echo flight.
- Etablir les ordres de mission et soumettre à la validation du Coordinateur RH.
- Procéder à l’archivage physique et électronique de ordres de mission.
- Veillez à la validation des mouvements aériens avant de procéder aux réservations.
Objectif 2 : Assister à la gestion Administrative du personnel expatrié :
- Préparer mensuellement les perdiem, frais de vie et enveloppe SECU du personnel expatrié
- Editer les fiches de remboursement des frais et droits du personnel expatrié (cout supplémentaire billet d’avion break, frais scolaires, frais aéroportuaires, frais des vaccinations…)
- Mettre à jour mensuellement la data suivi personnel expatrié et partage avec la coordination RH
- Gérer les réservations d’hôtels pour les visiteurs et s’assurer du paiement des factures après l’hébergement.
Objectif 3 : De l’archivage et la documentation du département RH :
- Créer et mettre régulièrement à jour les dossiers physiques du département RH en coordination avec le Responsable de recrutement et Chargé d’Administration.
- Numériser régulièrement tous les dossiers du personnel de la mission
- Numériser l’ensemble des justificatifs des payements RH (bulletins, impôts, cotisations et taxes…), par base et par mois
- Avant de procéder à l’archivage, s’assurer de la qualité des pièces reçues des bases
- Tenir à jour la base des données check-list archivage par base et faire le rapport à qui de droit
- Veiller à la transmission des archives RH de la base à la coordination RH (contrats, bulletins, les preuves des paiements taxes, cotisation et impôts)
- S’assurer que toutes les pièces RH à intégrer dans le système d’information HRIS existent et mettre à jour régulièrement.
- Rapporter mensuellement à sa hiérarchie sur l’état général d’archivage et documentation du département RH
PROFIL DU CANDIDAT
| Niveau d’études/diplôme spécifiques/ | BTS ou Licence en administration, gestion des Ressources Humaines ou dans un domaine similaire. |
| Connaissances spécifiques /techniques souhaitées: | Connaissance de la gestion des archives, communication efficace puis organisation et planification. |
| Expérience préalable nécessaire: | Minimum 2 à 3 ans d’expériences dans la gestion des voyages aériens. |
| Habilitées demandées | Force de proposition, confidentialité, honnêteté, flexibilité, proactivité , esprit d’initiative. |
| Langues | Bon niveau en français. |
| Programmes informatiques requis: | Pack Office : très bonne maitrise |
Pour voir le détail du profil recherché et postuler directement en ligne, veuillez cliquer sur le lien suivant : https://employ.acf-e.org/index.php/positions/view/8662
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Les candidatures féminines répondants au profil sont fortement encouragées.
Les dossiers des candidatures doivent comporter :
- Le CV à jour avec le contact (Email, Tel) + les références professionnelles.
- La lettre de motivation.
La date de clôture de la réception des candidatures est fixée pour le 31/01/2024.
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