02 postes vacants au bureau de l’OIM (28 mars 2025)

1. Gérer les opérations quotidiennes du MHAC, notamment l’inscription des patients, la planification des horaires, les quarts de travail et autres tâches administratives, afin d’assurer une coordination optimale et de mettre en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (PON) pour améliorer l’efficacité et le service. Suivre le flux des patients et relever les défis opérationnels en étroite collaboration avec le médecin hygiéniste en chef.
2.  Coordonner la mise en œuvre des procédures internes du bureau (suivi des documents, classement, archivage et reporting mensuel) dans toutes les unités. Coordonner l’archivage électronique systématique des dossiers médicaux, des résultats d’analyses sanguines et des suivis. Assurer le stockage ordonné des radiographies pulmonaires et des copies papier requises (consentement éclairé, rapport du radiologue, résultats des frottis d’expectorations, résultats des tests de grossesse, etc.).
3. Soutenir le CMHO dans la budgétisation, la planification et la gestion financière globale du MHAC, ce qui comprend la coordination des budgets opérationnels, la planification des ressources, le suivi des dépenses et l’identification de mesures efficaces d’économie de coûts garantissant l’efficacité financière et une qualité de service élevée.
4. En coordination avec le bureau régional de la santé, participer au suivi du budget et des dépenses, ainsi qu’à l’établissement des rapports financiers mensuels et annuels. Recueillir les statistiques pertinentes et fournir des analyses financières, en coordination avec le médecin hygiéniste en chef.
5. Assurer le leadership, créer, appliquer, mettre en œuvre et mettre à jour les procédures opérationnelles normalisées (PON) du MHAC pour la gestion de la petite caisse du bureau, en formulant des recommandations de bonnes pratiques. Superviser et contrôler le rapprochement des frais de service et des relevés bancaires du MHAC.
6. Soutenir l’élaboration de plans d’approvisionnement pour les fournitures médicales, le matériel de bureau et les ressources cliniques essentielles et coordonner avec l’équipe d’approvisionnement pour suivre et gérer les niveaux de stock.
7. Coordonner et s’assurer que le MHAC maintient des mécanismes de contrôle des stocks appropriés et organise l’approvisionnement et le stockage opportuns, rentables et appropriés des articles de papeterie, des équipements et consommables informatiques, des produits d’hygiène, des fournitures et équipements médicaux, selon les besoins du MHAC.
8. En coordination avec le médecin hygiéniste en chef ou le directeur de la clinique, veiller à ce que les normes des installations du MHAC, notamment en matière d’infrastructures et d’équipements, soient conformes aux normes établies par l’IOM et aux normes comparables du secteur. Piloter les efforts d’amélioration continue de l’expérience client et des services au MHAC et dans les établissements connexes.
9. Coordonner avec les intervenants externes, tels que les points focaux des ambassades, les agences et les partenaires concernés, la charge de travail cible et l’adapter aux capacités du MHAC en ajustant les horaires, les effectifs et les ressources. Collaborer avec le médecin hygiéniste en chef pour évaluer la demande, suivre l’évolution du volume de patients et recommander des ajustements en personnel et en approvisionnement en fonction des besoins opérationnels réels de la clinique.
10. Prévoir les besoins en ressources en fonction de la charge de travail prévue, garantissant une efficacité en temps opportun.
11.  Superviser le personnel clinique et administratif et identifier les besoins de formation du personnel. Travailler en étroite collaboration avec le médecin hygiéniste en chef pour évaluer régulièrement les performances par l’intermédiaire du PAS et proposer un programme de développement et de mentorat.
12. En collaboration avec le responsable de la gestion des ressources (RMO), coordonner l’émission et le renouvellement des contrats du personnel, les congés, la tenue des registres de présence, le suivi médical et des assurances, ainsi que les questions de sécurité. Assurer la liaison principale entre la DGM et les services des achats, des finances et des ressources humaines pour toutes les activités connexes.
13. Coordonner avec le CMHO/chef de la clinique et les responsables thématiques respectifs sur la liste du personnel pour garantir que des ressources minimales sont disponibles à toutes les heures d’ouverture de la clinique pour gérer les charges de travail prévues et les pics de charge.
14. Superviser le personnel non clinique ainsi que les consultants externes impliqués dans le processus d’évaluation de la santé ; veiller à ce que les évaluations de performance du personnel de santé soient réalisées dans les délais. Veiller à ce que l’ensemble du personnel connaisse les normes de conduite de l’OIM en vertu de l’article 42 et les renforcer continuellement. Informe en temps utile le CoM et le Bureau d’éthique et de conduite de l’OIM de tout problème de mauvaise conduite du personnel.

Surveillance et rapports de conformité

1. En coordination avec le CMHO, mettre en œuvre des améliorations pour renforcer les mécanismes de contrôle interne; fournir des contributions pour de nouvelles procédures visant à compléter ou à améliorer les instructions/procédures opérationnelles standard existantes afin de parvenir à des gains d’efficacité rationalisés.
2. Effectuer des audits internes réguliers, vérifier le respect des réglementations en matière de santé et de sécurité et maintenir l’intégrité du processus et des politiques MHD.
3. Générez et produisez des rapports réguliers sur le nombre de patients, l’utilisation des ressources et la conformité. Exploitez les données pour optimiser les opérations cliniques et améliorer la prestation de services.
4. Élaborer et suivre des indicateurs clés de performance (ICP) pour évaluer l’efficacité opérationnelle et la qualité des services. Servir de point de référence pour les rapports de gestion de la clinique. Veiller à ce que les indicateurs de qualité et les listes de contrôle soient suivis et conservés conformément aux normes et directives de l’IOM et des secteurs comparables.
5. Contribuer à la gestion des risques HAP et piloter leur suivi au niveau du centre de santé. Participer à la collecte d’informations et à l’analyse des causes profondes des enquêtes sur les incidents, et contribuer aux mesures préventives en cas d’incidents au sein de la clinique.
6. Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.