Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
- Intitulé du poste 1 : Superviseur des achats – Ouvert uniquement à : Tous les candidats intéressés / Toutes les sources – RDC
Devoirs
Ce poste gère le service des achats et fait office d’expert en la matière pour faciliter tous les types d’activités d’acquisition au sein de la base. Le titulaire supervise sept personnes et veille à ce que toutes les activités d’achat soient menées de manière rentable, rapide et efficace, conformément à la réglementation américaine en vigueur. Cela inclut la préparation et la négociation des avenants, des prolongations et des résiliations, le contrôle du respect des contrats, l’analyse des coûts contractuels et l’évaluation de la qualité des services reçus ainsi que des capacités des soumissionnaires à exécuter les contrats de manière satisfaisante. Le titulaire apporte un soutien et un encadrement technique à l’équipe, favorisant un environnement de travail collaboratif et productif. Il rend compte au responsable des services généraux (GSO), garantissant ainsi l’alignement avec les objectifs de la mission et les politiques d’achat.
Activités de passation de marchés et d’approvisionnement
: – Élaborer, tenir à jour et exécuter les plans d’approvisionnement annuels et de fin d’année, en coordination avec les services de la Mission afin de prioriser les acquisitions et de garantir leur réalisation dans les délais impartis.
– Superviser l’ensemble des activités d’approvisionnement et de passation de marchés, en fournissant des recommandations, des conseils et un soutien aux membres de l’équipe.
– Organiser des réunions préalables à la sollicitation et postérieures à l’attribution des marchés, participer à la négociation des contrats d’approvisionnement et veiller à l’équité et à la transparence des processus.
– Conseiller sur les lois, réglementations et meilleures pratiques locales en matière de passation de marchés, et fournir une expertise sur les questions complexes d’approvisionnement.
– Rédiger ou examiner tous les types de sollicitations et de contrats, y compris les contrats de services à grande échelle, les biens et services commerciaux dans le cadre des accords-cadres d’approvisionnement (SAT), des accords-cadres à commandes (BPA), des accords-cadres à commandes multiples (IDIQ) et les micro-achats.
– Garantir la sécurité des approvisionnements lorsque cela est requis, en préservant la confidentialité et la sécurité des informations.
– Former les agents d’approvisionnement et le comité d’évaluation technique (TEP) aux politiques, procédures et exigences contractuelles en matière d’approvisionnement.
– Examiner et attribuer les demandes d’achat (DA) aux agents d’approvisionnement, en veillant au respect des réglementations FAR/DOSAR.
– Évaluer les fournisseurs, négocier les prix et garantir le respect des normes de qualité des biens et services.
– Agir en tant que titulaire autorisé de la carte d’achat gouvernementale, en veillant au respect des procédures et en traitant les écarts. –
Assurer la liaison avec le Bureau de gestion financière pour le bon déroulement des achats et le paiement dans les délais. –
Vérifier la complétion des dossiers électroniques, utiliser ILMS/Ariba pour la révision et l’approbation, et garantir l’exactitude de la documentation.
– Garantir la clôture des contrats et des dossiers de bons de commande après le paiement final, en effectuant des audits réguliers de conformité.
Gestion du service des achats :
superviser les activités du service des achats, en assurant la direction, l’encadrement et la répartition de la charge de travail ;
rédiger les évaluations de performance, mener des entretiens de suivi et offrir formation et accompagnement professionnel aux membres de l’équipe ;
garantir des achats réalisés dans les délais et à moindre coût, en respectant les réglementations FAR, OPE et les directives de la mission ;
examiner et mettre à jour les politiques, procédures et documents relatifs aux achats, en veillant à leur conformité et à leur bonne application ;
suivre l’état des commandes, résoudre les problèmes et fournir des rapports d’activité réguliers aux clients ;
formuler des recommandations stratégiques à la direction, notamment en matière de budget, d’initiatives de réduction des coûts et de contrôles de gestion ;
rationaliser les procédures d’achat, mettre en œuvre les meilleures pratiques et élaborer les plans d’achat annuels ;
maintenir la communication avec les entités contractantes du ministère et l’A/OPE, et traiter les problèmes rapidement ;
préparer les estimations de charge de travail et la répartition du temps pour la facturation ICASS, en étant le principal interlocuteur pour l’assistance aux achats auprès des clients ICASS ;
gérer la relation avec les fournisseurs, en veillant au respect des demandes d’achat et des paiements.
Le titulaire agit à titre d’opérateur occasionnel de véhicules officiels et répond à toutes les exigences décrites dans le 14 FAM 433.
Qualifications et évaluations
Exigences:
Tous les candidats retenus doivent être en mesure d’obtenir et de conserver :
- Certificat de sécurité Public Trust.
Tous les candidats retenus feront l’objet d’une enquête de sécurité et pourront être soumis à un examen médical d’embauche.
Le candidat retenu devra être en mesure de commencer à travailler dans un délai raisonnable de quatre semaines après réception de l’autorisation de l’agence et/ou des habilitations/certifications requises, faute de quoi sa candidature sera annulée.
Exigences en matière de formation :
Un baccalauréat en gestion, administration publique, acquisitions, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou finance est requis.
Évaluations :
Votre candidature sera évaluée en fonction des qualifications et exigences décrites dans cet avis de vacance de poste.
Il se peut qu’un test de langue ou de compétences vous soit demandé avant l’embauche.
Vous devez remplir le formulaire de candidature et fournir les documents requis. Votre candidature doit détailler toutes les qualifications et exigences du poste, notamment en matière de formation, d’expérience, de langues et de connaissances/compétences/aptitudes mentionnées. Toute candidature incomplète pourrait être rejetée.
Qualifications:
Expérience :
Un minimum de cinq (5) ans d’expérience administrative dans le domaine des contrats, de la gestion des achats ou de la comptabilité est requis.
Langue:
Anglais : Bonne maîtrise de l’ anglais (oral et écrit). (Peut être testé)
Français : Courant ; expression orale et écrite. (Peut faire l’objet d’un test)
Connaissances professionnelles :
Une bonne connaissance des biens et services disponibles localement est requise. Une bonne connaissance du commerce national, notamment des exigences contractuelles, des usages et de la jurisprudence en matière de contrats de biens et de services, est également requise.
Compétences et aptitudes :
Le/la candidat(e) doit posséder d’excellentes aptitudes d’analyse et de résolution de problèmes, ainsi qu’une grande aisance relationnelle et un souci du détail. Un sens aigu de l’organisation est indispensable pour la tenue de dossiers précis et la gestion de multiples opérations d’approvisionnement. L’autonomie, une éthique irréprochable et un engagement envers la transparence, l’équité et l’intégrité dans toutes les activités d’approvisionnement sont essentiels. De plus, le/la candidat(e) doit être capable d’obtenir des conditions avantageuses et d’optimiser les coûts d’approvisionnement. Une maîtrise des outils informatiques, notamment la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), est requise. Le/la candidat(e) doit posséder un permis de conduire valide depuis au moins cinq (5) ans.
Avantages et autres informations
Avantages:
Avantages pour les agences :
La mission américaine offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs aux employés locaux.
Pour les candidats membres de la famille admissibles (EFM), les avantages sociaux doivent être discutés avec le service des ressources humaines. Le barème de rémunération est établi par le service des ressources humaines et confirmé par Washington, D.C.
Autres informations :
PROCESSUS DE SÉLECTION PAR PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE :
Une priorité d’embauche est accordée aux candidats admissibles et qualifiés, selon l’ordre indiqué ci-dessous. Il est essentiel de décrire précisément votre situation dans votre candidature ; à défaut, vous pourriez être jugé inéligible à cette priorité.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE
- Membre de famille admissible à une nomination (AEFM) / Membre de famille admissible citoyen américain (USEFM) qui est un ancien combattant américain admissible à une préférence*
- AEFM / USEFM
- Personnel du Service extérieur (FS) en congé sans solde (LWOP) et personnel de la fonction publique (CS) bénéficiant de droits à la réintégration **
IMPORTANT : Les citoyens américains membres de la famille admissibles (USEFM) qui demandent le statut d’ancien combattant américain bénéficiant d’une priorité d’embauche doivent fournir une copie de leur formulaire DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de démobilisation du service actif »), de préférence la copie n° 4, une lettre du Département des affaires des anciens combattants (VA) attestant de l’existence actuelle d’une invalidité liée au service, ou tout document équivalent. Une « attestation » est tout document écrit des forces armées certifiant que le militaire devrait être libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de l’attestation par le demandeur. La lettre d’attestation doit être sur papier à en-tête de la branche militaire concernée et indiquer : (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de démobilisation ; et (2) la nature du service. La soumission de documents acceptables est obligatoire pour bénéficier de la priorité d’embauche.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du Service extérieur en congé sans solde et aux employés du Service civil ayant des droits de réintégration dans leur agence ou bureau.
Pour les définitions complètes des termes AEFM, USEFM, EFM, membre du ménage, etc., veuillez consulter les définitions du formulaire 3 FAM 7210.
CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES RELATIVES À L’EMPLOI
Les points suivants s’appliquent uniquement aux EFM, USEFM et AEFM :
- Les employés actuels ayant bénéficié d’une priorité d’embauche et qui se trouvent dans leurs 90 premiers jours d’emploi ne sont pas admissibles. Cette restriction ne s’applique pas aux contrats temporaires ni aux horaires de travail intermittents ou irréguliers.
- Les candidats bénéficiant d’une préférence d’embauche et ayant déjà accepté une offre d’emploi conditionnelle ne peuvent se voir proposer une seconde offre d’emploi conditionnelle que s’ils retirent par écrit leur candidature pour le premier poste.
Les dispositions suivantes s’appliquent uniquement au personnel recruté localement (LE) :
- Les employés actuellement en période probatoire ne sont pas admissibles.
- Les employés actuels dont la note globale est « À améliorer », « Insatisfaisante » ou dont le score MBC est inférieur à 100 points sur leur rapport de performance le plus récent ne sont pas admissibles.
Comment postuler :
Cliquez sur le bouton « Postuler à ce poste » en haut de la page pour commencer votre candidature. Pour visionner une vidéo explicative sur la procédure de candidature, cliquez ici .
Veuillez inclure dans votre candidature toute expérience pertinente, toute formation, toutes compétences linguistiques (y compris l’anglais) et toutes compétences ou exigences liées à l’emploi.
Vous pouvez modifier votre candidature à tout moment avant la date limite de dépôt des candidatures. Si vous ne soumettez pas un dossier de candidature complet avant cette date, votre candidature pourrait être rejetée.
Pour obtenir une copie de la description de poste complète, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Pour demander un aménagement raisonnable, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Documents requis :
Veuillez joindre tous les documents requis à votre candidature. Si votre dossier est incomplet, votre candidature pourrait être rejetée.
Tous les candidats :
- Permis de séjour (le cas échéant)
- Permis de travail (le cas échéant)
- Diplôme universitaire
- Relevé de notes universitaire
- Permis de conduire (le cas échéant)
De plus, les candidats membres de la famille admissibles (MFA) doivent soumettre :
- Copie de l’ordre de mission/notification d’affectation du commanditaire (ou équivalent)
- copie du passeport
- DD-214 – Copie n° 4 du membre, lettre du ministère des Anciens Combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
- SF-50 (le cas échéant)
Prochaines étapes :
Le service des ressources humaines contactera les candidats retenus. Pour plus d’informations sur les candidatures et les possibilités d’emploi au sein de notre mission, veuillez consulter le site web de la mission américaine : https://cd.usembassy.gov/jobs/
Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler avec nous.
Intitulé du poste 2 : Architecte (Poste ouvert à tous les candidats intéressés / toutes sources confondues) – Ghana
Cliquez sur le poste pour en savoir plus.
