Arrière-plan:

ONU Femmes, forte de la vision d’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

L’initiative phare « Surging Women’s Employment Flagship » (SWEI) dans les économies vertes, STEM et de soins vise à augmenter l’emploi des femmes dans la région des États arabes de 5 % d’ici 2030 grâce à des approches novatrices et collaboratives impliquant les gouvernements, les institutions financières internationales, le secteur privé, les agences des Nations Unies, les ONG et les médias. 

Ce rôle apporte un soutien administratif et opérationnel essentiel à la mise en œuvre de l’initiative SWEI.

Relevant du directeur du programme « Grossissement de l’emploi des femmes dans l’économie verte, les STIM et les services à la personne », l’assistant administratif fournira un soutien essentiel en matière de programmes, de finances et d’opérations à l’initiative SWEI. 

Ce poste consiste à fournir un soutien administratif, financier et opérationnel afin d’assurer le bon fonctionnement de l’équipe SWEI et la réalisation des activités du programme. Le titulaire du poste apporte son aide pour les déplacements, les achats et la gestion des contrats, et fournit un soutien logistique pour les réunions, les ateliers et les événements, notamment la coordination et la planification des calendriers.

Étendue des travaux :

Fournir un soutien administratif et logistique pour la formulation et la gestion des programmes 

• Fournir un soutien administratif pour la préparation des plans de travail des programmes et des propositions relatives aux modalités de mise en œuvre des programmes ;
• Fournir un soutien administratif aux partenaires d’exécution/aux parties responsables en ce qui concerne la mise en œuvre et le compte rendu réguliers des activités et des finances soutenues par le programme ;
• Fournir un soutien administratif pour l’audit des programmes/projets et appuyer la mise en œuvre des recommandations d’audit; et 
• Identifier les sources, recueillir et compiler les données et les informations nécessaires à la préparation de documents, de lignes directrices, de discours et de prises de position, en collaboration avec l’équipe du programme.

Fournir un soutien administratif à l’unité de programme :

• Gérer les réunions du directeur de SWEI, y compris l’organisation des réunions, l’établissement de l’ordre du jour et la préparation des notes de synthèse et des points de discussion ;
• Mise en œuvre des dispositions logistiques, administratives et financières pour l’organisation de réunions, d’ateliers, d’événements et de missions, y compris la coordination et la planification du calendrier ;
• Organiser les déplacements de l’équipe du programme, y compris les demandes de voyage et les réclamations ;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions, selon les délégations ;
• Organiser et coordonner le classement des documents ; tenir à jour les listes de diffusion.

Fournir un soutien administratif à la mobilisation des ressources :

• Organiser, compiler et traiter la documentation et les informations provenant des donateurs et de l’équipe du programme afin de les intégrer à diverses bases de données et documents.

Facilitation de la construction et du partage des connaissances :

• Fournir un soutien administratif à l’organisation de formations destinées au personnel du bureau et aux partenaires sur les questions liées aux programmes et aux opérations. 

Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Responsabilités de supervision/gestion : Sans objet 

Compétences :

Valeurs fondamentales :

• Intégrité;
• Professionnalisme;
• Respect de la diversité.

Compétences clés :

• Sensibilisation et prise en compte des questions de genre ;
• Responsabilité;
• Résolution créative de problèmes ;
• Communication efficace ;
• Collaboration inclusive ;
• Engagement des parties prenantes ;
• Donner l’exemple.

Veuillez consulter  ce lien  pour plus d’informations sur le Cadre de valeurs et de compétences d’ONU Femmes : 

Compétences fonctionnelles :

• Connaissance de la gestion de programmes ;
• Capacité à créer, modifier et présenter des informations dans des formats clairs et présentables ;
• Capacité à gérer les données, les documents, la correspondance et les rapports, ainsi que les flux de travail ;
• Bonnes compétences en matière de finances et de budgétisation ;
• Bonnes compétences informatiques.

Qualifications requises :

Formation et certification

• L’achèvement des études secondaires est requis ;
• Un diplôme de licence en commerce ou en administration publique est souhaitable. 

Expérience

• Au moins 5 ans d’expérience à responsabilités croissantes dans la gestion/le soutien administratif ou de programmes sont requis ;
• Une expérience de travail dans un environnement informatique utilisant plusieurs logiciels bureautiques est requise ;
• Une expérience dans l’utilisation de systèmes ERP, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable ;
• Une expérience en matière de soutien d’équipe est souhaitable.

Langues

• La maîtrise de l’arabe et de l’anglais est requise ;
• La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable (le français).