Le spécialiste en passation de marchés est le responsable de toutes les activités de passation des marchés dans une institution. Cela fait référence au marché public qui est un contrat conclu entre un acheteur public (pourvoir adjudicateur, entité adjudicatrice) et un opérateur économique (entreprise).
Ce contrat a pour objet de répondre au besoin de l’institution publique en matière de travaux, de fournitures ou de services, contre le versement d’un prix ou de tout équivalent.
Le spécialiste en passation de marchés est recherché dans des institutions étatiques mais aussi dans des organisations ou institutions internationales comme Plan International.
Ces structures recherchent des professionnels capables de gérer des processus d’approvisionnement complexes tout en respectant les procédures des bailleurs internationaux. Découvrez les compétences indispensables pour accéder à ces postes.
Le profil académique et professionnel requis
Formation supérieure exigée
Les ONG internationales imposent un niveau de qualification élevé avec un diplôme Bac+5 minimum dans l’un des domaines suivants :
- Droit
- Passation de marchés
- Gestion et administration publique
- Économie
- Ingénierie
- Tout diplôme équivalent reconnu
Cette formation approfondie permet de maîtriser les aspects juridiques et techniques de la passation de marchés publics et privés.
Expérience professionnelle : un critère déterminant
Les organisations internationales exigent une double expérience :
Expérience générale (minimum 5 ans)
- Expérience dans le domaine de la passation de marchés
- Travail dans des structures publiques ou privées
- Périodes de stages incluses dans le calcul
Expérience spécifique (minimum 3 ans)
- Passation de marchés dans une ONG internationale
- Ou expérience dans une entreprise multinationale
- Stages spécialisés comptabilisés
Cette combinaison garantit une compréhension des enjeux tant du secteur public que de la coopération internationale.
Les compétences juridiques et réglementaires essentielles
Maîtrise du cadre légal national
Une connaissance approfondie des procédures nationales est indispensable :
- Code des Marchés Publics et ses dispositions
- Textes d’application et réglementations spécifiques
- Procédures de mise en concurrence
- Normes de transparence et d’équité
Cette expertise permet d’assurer la conformité légale de tous les processus d’acquisition.
Connaissance des procédures des bailleurs internationaux
Un atout majeur consiste à avoir suivi des formations spécialisées sur :
- Les procédures de passation de marchés des bailleurs de fonds
- Les exigences spécifiques de Plan International
- Les standards internationaux en matière de procurement
- Les règles de visibilité et de reporting
Cette connaissance facilite la coordination entre les exigences nationales et internationales.
Les compétences techniques indispensables
Maîtrise des outils informatiques
Les chargés de passation de marchés doivent excellé dans l’utilisation de :
- Logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
- Outils de gestion de projet : Microsoft Project
- Internet et plateformes digitales pour la diffusion d’avis
- Systèmes de gestion documentaire pour l’archivage
Ces compétences techniques permettent une gestion efficace et traçable des processus.
Compétences linguistiques
Une maîtrise bilingue est requise :
- Français : écrit et oral
- Anglais : écrit et oral
- Aptitude à communiquer de manière professionnelle
- Capacité de rédaction de documents techniques
Cette double compétence facilite les échanges avec les bailleurs internationaux et les partenaires régionaux.
Les responsabilités stratégiques du poste
Planification et coordination
Le chargé de passation de marchés assume des missions de pilotage :
- Élaboration du Plan d’Approvisionnement annuel des projets
- Consolidation des besoins exprimés par les coordonnateurs
- Identification des modes de passation appropriés
- Mise à jour mensuelle du plan d’achat consolidé
Gestion opérationnelle des marchés
Les responsabilités opérationnelles incluent :
- Préparation des dossiers de sollicitation d’offres
- Diffusion des avis dans la presse agréée
- Organisation et secrétariat des comités de sélection
- Élaboration des bons de commande et contrats
Conformité et contrôle
Un rôle essentiel de garant de la conformité :
- Respect strict des procédures d’approvisionnement
- Vérification anti-terroriste des prestataires
- Application des principes de transparence et d’équité
- Archivage systématique de tous les dossiers d’achat
Suivi et reporting
Des missions de suivi rigoureux :
- Remplissage hebdomadaire du Procurement tracker
- Analyse des données d’approvisionnement
- Suivi de l’exécution des marchés
- Préparation des demandes de paiement
Les compétences transversales recherchées
Capacités organisationnelles
Les organisations internationales valorisent :
- Gestion simultanée de multiples processus d’acquisition
- Respect des délais et des procédures complexes
- Anticipation des problèmes potentiels
- Priorisation efficace des tâches
Compétences relationnelles
Le poste exige d’excellentes qualités interpersonnelles :
- Coordination avec les équipes projets et programmes
- Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires
- Facilitation des échanges avec les comités de sélection
- Communication avec les bailleurs de fonds
Esprit d’initiative et résolution de problèmes
Les candidats doivent démontrer :
- Capacité à identifier et résoudre les problèmes spécifiques
- Propositions d’amélioration des outils et procédures
- Approche proactive dans la gestion des défis
- Contribution à l’optimisation des processus
Les missions spécifiques à maîtriser
Gestion du répertoire des prestataires
Responsabilités clés :
- Conduite du processus de préqualification des fournisseurs
- Tenue et actualisation périodique du répertoire agréé
- Évaluation semestrielle des prestataires
- Partage des informations sur les entreprises qualifiées
Processus d’attribution des marchés
Expertise requise dans :
- Obtention et vérification des cotations et offres
- Participation aux démarches d’évaluation
- Vérification de la disponibilité budgétaire
- Représentation administrative dans les comités
Suivi de l’exécution des contrats
Missions opérationnelles :
- Élaboration de bons de commande conformes
- Rassemblement de la documentation pour les paiements
- Vérification de la conformité des livraisons
- Évaluation des prestations avec les demandeurs
Le réseau professionnel à développer
Relations internes
Collaboration étroite avec :
- Les coordonnateurs de projets
- Le département logistique et achats
- Le Comité de Direction
- Les équipes régionales et nationales
- Les spécialistes des bailleurs (contrôle et conformité)
Relations externes
Interactions régulières avec :
- Les partenaires de mise en œuvre
- Les fournisseurs et prestataires de biens et services
- Les médias pour la diffusion d’avis
- Le public concerné par les programmes
Comment se préparer à ces opportunités
Pour maximiser vos chances d’accéder aux postes de chargé de passation de marchés dans les ONG internationales :
- Complétez votre formation : obtenez un diplôme Bac+5 dans les domaines pertinents
- Accumulez de l’expérience diversifiée : combinez expériences publiques et privées
- Formez-vous aux procédures internationales : suivez des formations sur les procédures des bailleurs
- Maîtrisez les outils digitaux : perfectionnez-vous sur les logiciels de gestion de projet
- Développez vos compétences linguistiques : atteignez un niveau bilingue français-anglais
- Comprenez le cadre légal : étudiez en profondeur le Code des Marchés Publics
- Constituez un réseau professionnel : participez à des forums sur la passation de marchés