Certifié Green Terminal, Côte d’Ivoire Terminal est un acteur de référence dans la manutention conteneurisée en Côte d’Ivoire et dans la sous-région.
Nous sommes fort d’un modèle économique innovant axé sur un code éthique solide, assurant équité et transparence pour tous.
En plus d’offrir à nos équipes un apprentissage à nos métiers, des challenges professionnels, des opportunités de carrières stimulantes, nous sommes fortement engagés dans la féminisation de nos postes.
Notre culture est bâtie autour des valeurs fondatrices que sont :
– l’humilité ;
– la Passion d’entreprendre ;
– l’agilité et l’excellence ;
– ainsi que la Solidarité
Dans le cadre de notre développement, nous recrutons de nouveaux collaborateurs.
Rejoignez-nous si vous souhaitez vivre une expérience professionnelle enrichissante.
Description du poste
Fonction
PRODUCTION – EXPLOITATION
AGENT ADMINISTRATIF H/F
Type de contrat
SCÈNE
Localisation du poste
Afrique, Côte d’Ivoire, ABIDJAN
Temps de travail
Temps complet
Description de la mission
Assurer le soutien administratif quotidien à la Direction Technique en garantissant la bonne organisation, la traçabilité et la fiabilité des documents et informations techniques. L’agent administratif contribue à la fluidité des opérations de maintenance et à la coordination entre les équipes techniques et les fonctions support.
1. Travaux de bureautique et gestion documentaire
• Rédiger, mettre en forme et imprimer les documents techniques et administratifs (notes, rapports, fiches d’intervention).
• Classer et archiver les documents liés aux opérations de maintenance, aux équipements et aux interventions.
• Assurer la mise à jour régulière des dossiers techniques et des registres administratifs.
2. Traitement du courrier
• Réceptionner le courrier entrant destiné à la direction technique.
• Enregistrer et diffuser les courriers aux destinataires internes.
• Préparer et expédier les courriers sortants vers les autres services ou partenaires externes.
• Tenir à jour le registre de courrier pour assurer la traçabilité.
3. Saisie et suivi des Ordres de Travail (OT) dans MAXIMO
• Créer les OT dans le système de gestion de maintenance MAXIMO selon les demandes des équipes techniques.
• Mettre à jour les OT en fonction de l’avancement des interventions.
• Clôturer les OT après validation des travaux réalisés.
• Vérifier la cohérence des informations saisies et assurer leur traçabilité.
4. Suivi administratif du personnel technique
• Enregistrer les absences, permissions, congés et retards du personnel technique.
• Tenir à jour les tableaux de bord de présence et transmettre les informations au service RH.
• Assurer le suivi des pointages et des plannings d’intervention.
5. Reporting et communication
• Rendre compte régulièrement à sa hiérarchie de l’état d’avancement des tâches administratives.
• Préparer des tableaux de suivi, des synthèses ou des rapports à la demande du responsible.
• Participer à la circulation fluide de l’information entre les équipes techniques et les autres services.
6. Obligation en matière de sécurité, d’hygiène et d’environnement
• Aider à sensibiliser le personnel aux valeurs de l’Entreprise et à la Politique Qualité.
• S’impliquer activement dans le processus d’amélioration continue de la satisfaction des clients et des résultats de l’entreprise, ainsi que dans sa démarche Q-HSE.
• Respecter et faire respecter les règles de conduites relatives à l’Hygiène, à la Sécurité et à l’Environnement.
• Faire des suggestions aux équipes HSE pour l’amélioration de l’Hygiène, de la Sécurité, de la Santé et de l’Environnement.
Profil
Formation académique :
– BAC+ 2 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent.
– Expérience souhaitée dans un environnement technique ou industriel.
– Connaissance du secteur portuaire ou logistique est un plus.
Savoir ‐faire techniques :
– Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (MAXIMO, SAP, etc.).
– Respect des procédures
internes- Bonne maitrise de l’anglais serait un atout
Savoir‐faire relationnels :
– Capacité à échanger efficacement avec les équipes techniques, les responsables hiérarchiques et les autres services
– Aptitude à collaborer avec les techniciens, les superviseurs et les fonctions support
– Discret et capable de faire montre de confidentialité.
– Capacité à travailler sous pression et à résoudre efficacement les problèmes.
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