Tout est urgent ! Submergé par les demandes immédiates, vous ne savez plus par où commencer ! Maîtrisez les techniques essentielles pour organiser votre travail et ne plus perdre de temps. En les appliquant, pas de doute, vous deviendrez le maître du temps !
Les règles à s’imposer pour gagner du temps
Gérer son temps, c’est d’abord savoir s’imposer une autodiscipline sur tous ces détails qui ont tendance à plomber notre planning.
Rangez votre bureau : Ça n’a l’air de rien comme ça, mais le bazar sur votre bureau et dans vos placards vous fait perdre un temps fou chaque jour ! Réussir à ressortir un dossier caché parmi un tas de paperasses, débusquer un contrat dissimulé au fin fond de votre tiroir… autant d’actions banales qui deviennent héroïques dans un bureau mal rangé ! Prenez quelques minutes le matin ou le soir pour classer les papiers qui traînent sur votre bureau et pour mettre de l’ordre sur votre table. Et n’oubliez pas : ce qui vaut pour votre bureau physique est tout aussi valable pour votre bureau d’ordinateur. Allez, un peu de courage, mettez de l’ordre chaque jour dans vos fichiers numériques ! Objectif : pas plus de 3 clics et 3 secondes pour accéder au fichier dont vous avez besoin.
Apprenez à dire non : Ce n’est pas parce que vous n’acceptez pas tout ce que vos collaborateurs vous demandent de faire que vous n’êtes pas un bon manager ! Rendre service en accomplissant une tâche rapide, oui, mais perdre son temps sur des activités inutiles, non ! Si vous expliquez simplement à votre collaborateur que vous n’avez pas le temps de le recevoir immédiatement car vous avez d’autres priorités par exemple, pas de doute qu’il comprendra.
Faites-vous un planning : Si un bateau ne suit pas scrupuleusement un axe de navigation le menant vers une destination, il risque fort de dériver dans tous les sens et de ne jamais arriver à bon port. Il en va de même lorsqu’on aborde une nouvelle journée de travail : sans un plan très clair des tâches à accomplir, il est difficile de mener à bien un projet ou même juste d’avancer. Et n’oubliez pas : tenez-vous à la tâche prévue sur votre planning et ne surfez pas entre 3 tâches différentes : vous paralyserez votre efficacité.
Fixez-vous des délais : Si vous ne projetez pas de terminer une tâche en 2 heures, c’est bien simple, vous ne la terminerez pas en 2 heures ! Sa réalisation pourra prendre 3 heures, ou même la journée entière ! Si vous ne vous imposez pas des limites, il sera plus dur de résister à la tentation de vous éparpiller, de passer d’une tâche à l’autre, ou tout simplement de vous arrêter sur des détails insignifiants et bien sûr chronophages.
Notez tout : Un email qu’on a oublié d’envoyer, un papier qu’il aurait absolument fallu remplir ce jour… et voilà votre planning du lendemain chamboulé par les tâches à rattraper et leurs conséquences à gérer. Et parce que la mémoire humaine a ses limites, l’App Store regorge d’applications pratiques pour constituer ses to do list. Ne jamais reporter à demain ce que l’on peut faire le jour même.
Arrivez une heure plus tôt au bureau : Connaissez-vous le secret des dirigeants efficaces ? Ils se lèvent aux aurores pour arriver plus tôt que tout le monde au bureau. Pas de coups de téléphone, pas de collègues pour venir frapper à la porte, et surtout le calme… l’idéal pour avancer sur les gros dossiers qui demandent une concentration particulière.
Conservez des créneaux pour les imprévus : C’est bien connu, le propre des plannings réglés au millimètre c’est qu’ils sont impossibles à tenir ! Alors planifiez chaque jour une heure de battement dans votre planning. Si tout se passe normalement, ce créneau devrait être vite rempli par un imprévu urgent à gérer. Et si par miracle tout venait à se passer sans accroc dans votre journée, profitez de cette heure supplémentaire pour faire ce que vous n’avez jamais le temps de faire.
Apprenez à déléguer : Pas facile à faire… mais si vous voulez pouvoir un minimum sortir la tête de l’eau, il va falloir apprendre à déléguer certaines tâches. Identifiez pour cela les fonctions que vous maîtrisez le moins bien ou qui sont trop chronophages. Et apprenez à faire confiance à vos collaborateurs !
Soyez attentif : Une information mal comprise car vous n’écoutiez pas votre interlocuteur à 100 %, ou un email juste survolé, et c’est peut-être une erreur que vous allez commettre sur la réalisation d’une tâche. Pour ne pas à avoir à perdre du temps à refaire un dossier ou à rappeler un client, soyez pleinement attentif à ce que vous faites.
Transmettez vos méthodes à vos collaboratteurs : Toutes ces techniques s’avèrent très pratiques pour gagner du temps… à la seule condition que vous ne soyez pas le seul à les appliquer ! Si vous êtes très efficace mais que vos collègues n’ont pas intégré les méthodes de base pour gagner du temps, il y a fort à parier que vos efforts ne porteront pas les fruits espérés.
Traquez les « mangeurs de temps » !
Entre votre téléphone qui sonne continuellement et votre compte Twitter qui semble vous crier « regarde-moi !! » sans cesse, pas facile de réussir à travailler !
Connaissez-vous les pires ennemis de l’efficacité ? Ils portent le doux nom de « mangeurs de temps ». Pour vous signifier ce qu’ils sont : imaginez votre planning du jour en proie à l’attaque de toutes parts d’affreux « Pacman » affamés et qui, petit à petit, grignotent votre temps. Effrayant non ? C’est pourtant la réalité ! Quelques conseils pour vous protéger contre les prédateurs de l’agenda !
Halte aux collègues sympathiques mais collants : Votre collaborateur a une folle envie de vous raconter son weekend, et ce, plusieurs fois par jour ? Ou bien il veut absolument que vous validiez son travail, tâche après tâche ? Il est peut-être le moment d’apprendre à fermer parfois votre porte, et d’annoncer clairement des heures où vous vous rendez disponible pour vos collaborateurs.
Les réseaux sociaux : ultra-connectés et ultra-addictifs ! Certes, votre compte Twitter vous apporte beaucoup d’informations sur votre secteur d’activité et Facebook vous permet de fédérer une communauté autour de votre entreprise. Mais gare à celui qui ne se met pas de garde-fous : sans limiter drastiquement votre utilisation des réseaux sociaux, vous risquez de perdre de précieuses minutes, voire heures, chaque jour.
Victime de harcèlement mailo-téléphonique ? Osez éteindre votre téléphone et fermer votre boite email lorsque vous êtes sur une tâche qui demande de la concentration. Lors de vos premières sessions de « décrochage », cela vous fera tout drôle… Mais vous vous y habituerez très vite, vous verrez !
Multi-tasking = multi perte de temps : Sortez de l’illusion qui consiste à croire qu’on est plus efficace en faisant plusieurs choses en même temps. Si les shampoings arrivent, eux, à être 2 en 1, il est rare que nous puissions faire bien 2 choses en 1 au même instant. Faites une chose à la fois, et faites le bien.
Face à l’infobésité, faites un petit régime d’information : Nous vivons dans une époque dans laquelle les dirigeants sont submergés d’informations leur venant de toutes parts : actus sur leur secteur, données en tous genres… Apprenez à épurer votre boite emails de tous ces flux d’informations qui ne vous serviront à pas grand-chose.
Source : https://www.dynamique-mag.com
