Les notes de service et les rapports d’entreprise, comme tout autre type d’écrit, sont en grande partie motivés par un objectif, il y a une nouvelle idée à proposer ou des résultats importants à communiquer. La façon la plus efficace de présenter des documents axés sur un objectif est de rédiger de façon claire et concise. Réfléchissez bien aux éléments qui doivent entrer en ligne de compte pour créer des textes commerciaux précis, persuasifs et de tonalité uniforme. Suivez ces quatre conseils pour rédiger un mémo ou un rapport.
Définissez votre objectif
Définissez votre objectif avant de commencer à rédiger votre note ou votre rapport. Cela vous évitera de perdre beaucoup de temps à réécrire plus tard et empêchera un sentiment d’inutilité de s’insinuer dans votre contenu.
Utilisez les stratégies de l’écriture d’investigation pour vous mettre au travail. Répondez aux questions : Qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment. Vous vous adressez à une équipe d’assurance qualité au sujet d’une modification de l’échéance d’un projet ou à des collègues au sujet de l’annonce d’une fête de bureau ? Pourquoi le sujet de votre note ou de votre rapport est-il important ? Si vous abordez un problème, comment comptez-vous le résoudre ? Quel est votre appel à l’action – comment voulez-vous que les lecteurs réagissent ? Une fois que vous avez défini des réponses solides, vous êtes prêt à remplir les blancs.
Utilisez un langage concis, actif et engageant
Lorsque vous rédigez un mémo d’affaires, efforcez-vous de faire passer votre message rapidement sans sacrifier le ton professionnel. Soyez clair et concis. Ne vous écartez pas de votre sujet et n’alourdissez pas le texte avec un langage dense ou un jargon inutile. Utilisez un langage simple, mais ne soyez pas non plus ennuyeux. Faites en sorte que votre contenu soit attrayant en utilisant des phrases actives. Faites attention aux expressions passives ou verbeuses, comme « il pourrait être très utile de vérifier souvent votre boîte de réception ». Dites simplement : « Vérifiez souvent votre boîte de réception ».
Organisez vos idées pour plus de clarté et de cohérence
Votre rapport d’activité ou votre mémo doit représenter une progression logique de la pensée pour qu’il soit facile à lire et que tous les détails importants soient faciles à saisir. Faites-vous un plan qui vous aidera à créer une structure claire à suivre.
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Guide du plan : Commencez par une section d’introduction et terminez par une section de conclusion. Rédigez une brève description pour chaque sujet ou titre de votre plan afin de vous aider à étoffer vos idées et à réorganiser la structure du plan si nécessaire. Voici un guide général à suivre : 1. introduction ou contexte, 2. objectif, 3. enquête ou explication, 4. résultats et/ou conclusion, et 5. suggestions d’action ou description d’une action. Suggestions d’action ou description d’une action.
Exemple de plan d’un mémo : Regardez cet exemple de plan pour une note de service concernant un changement dans les délais de paie : 1. Expliquez le contexte du problème des anciennes dates de paie, 2. Indiquez l’objectif de la note de service : informer les employés qu’un changement a été effectué, 3. Décrivez ce que ce changement signifiera ou comment il peut affecter les horaires des autres bureaux, 4. Affirmez que le changement apportera des améliorations. 5. Inviter les employés à envoyer leurs questions ou leurs préoccupations.
Un mot sur le formatage : Le format d’un document fait partie de sa présentation. Votre bureau a probablement un style de formatage préféré pour différents types de documents commerciaux. Respectez ces spécifications. Elles peuvent parfois vous aider à organiser la structure et le flux de vos idées.
Révisez, relisez et recommencez
Trouver ce que vous voulez dire n’est qu’un petit pourcentage de l’écriture. L’édition et la relecture représentent la majeure partie du travail. Lorsque vous avez terminé la rédaction de votre rapport de note, il est temps de supprimer tout ce qui ne sert pas l’objectif du contenu. Relisez souvent votre texte, idéalement après chaque modification importante, et lisez-le à haute voix. Il est plus facile de repérer les erreurs lorsque vous les entendez. Éloignez-vous de votre rapport et revenez-y une heure, voire plusieurs heures plus tard. Vous le verrez d’un œil neuf et vous remarquerez probablement quelque chose que vous n’aviez pas remarqué auparavant.
Ces conseils devraient vous donner un coup de pouce inspirant dans la bonne direction ; allez rédiger un mémo commercial qui se vend.
