Avis d’appel d’offre du FHI 360

APPEL D’OFFRES

POUR LA CREATION D’UN SITE WEB AU PROFIT DU SECRETARIAT PERMANENT DES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES ET DES AFFAIRES HUMANITAIRES (SPONGAH) ______________________________________________________________________

Date de lancement : 25 octobre 2021

Numéro de l’appel d’offres : 006/10/2021

Date limite des questions : 02 novembre 2021

Date limite des réponses : 04 novembre 2021

Date de clôture pour la présentation des offres : 04 novembre 2021 à 17h00, heure Ndjamena-Tchad Offre à soumettre par courrier électronique au [email protected]

INTRODUCTION

FHI 360 est une organisation à but non lucratif axée sur le développement humain, qui œuvre à l’amélioration des conditions de vie de manière durable, à travers la promotion de solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel regroupe des experts dans les domaines de la Santé, de l’Éducation, de la Nutrition, de l’Environnement, du Développement économique, de la Société civile, des questions liées au genre, de la jeunesse, de la recherche et de la technologie, ce qui crée une combinaison unique d’expertise qui nous permettent de relever les défis interdépendants actuels en matière de développement. FHI 360 est présente dans plus de 70 pays et sur l’ensemble du territoire des États-Unis.

FHI 360, dans le cadre du mémorandum d’entente existant entre son partenaire SPONGAH souhaite avoir la création d’un site web et ainsi cherche à contracter les services d’une société de la place pour la création du dit site web.

I. Contexte:

Crée par décret no O792/PR/MEPD/2O19 portant organisation et fonctionnement du Ministère de l’Economie, de la Planification du Développement et de la Coopération Internationale, le Secrétariat Permanent des Organisations Non Gouvernementales et des Affaires Humanitaires (SPONGAH) a pour missions la coordination, l’orientation, la planification et le suivi des activités des Organisations Non Gouvernementales (ONG) et des affaires humanitaires.

A ce titre, il est chargé de :

• Coordonner les politiques, stratégies et programmes humanitaires et appuyer leur mise en œuvre en collaboration avec les ministères en charge des Affaires Etrangères, de l’Administration du Territoire et de la Solidarité Nationale ;
• Promouvoir les relations de partenariat avec les ONG et les agences humanitaires de Développement ;
• Instruire les dossiers d’agrément en ONG nationales, les associations ayant un caractère de développement et remplissant les critères requis ;
• Instruire et faire approuver les programmes et projets soumis par les ONG en fonction des priorités définies dans les stratégies et plans nationaux de développement après avis technique des ministères concernés ;
• Planifier, orienter et contrôler les interventions des ONG en collaboration avec le ministère en charge de la sécurité et les ministères concernés.

Dans le cadre de cette mission, FHI 360 envisage la création et gestion d’un site web au profit de SPONGAH pour rendre visible ses activités d’une part et d’autre part faciliter le traitement des différents services qui lui sont demandés par les acteurs humanitaires et de développement. Les objectifs visés par cet exercice sont :

II. Objectifs généraux :

1. Rendre accessible les informations relatives aux activités du SPONGAH aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur du Tchad ;
2. Assurer un meilleur suivi de mise en œuvre des politiques, stratégies et programmes humanitaires et de développement à travers un suivi et la cartographie des indicateurs de résultats et de performances ;
3. Faciliter le traitement des demandes de services notamment les demandes d’installation des nouvelles ONG au Tchad, les demandes d’agréments, de renouvellement de protocole d’accord.

Mettre des ressources documentaires clés à la disposition des acteurs humanitaires et de développement locaux et internationaux (textes réglementaires entourant les ONG/OSC, répertoires des bailleurs et des ONG/OSC nationales et internationales)

Objectifs spécifiques :

Pour atteindre les objectifs susvisés et assurer la visibilité de ses réalisations, le SPONGAH envisage de miser sur les TIC à travers un appel à une consultation technique en vue de la création d’un site web dédié.

III. Objectifs de la mission du Site Web :

Le site web étant destiné à la visibilité et la diffusion d’informations du SPONGAH vers l’extérieur, il devra  répondre  aux  objectifs  et  missions suivants :

• Etre un espace de présentation du SPONGAH ;
• Permettre le traitement des dossiers des ONG en ligne ;
• Etre un espace clairement organisé (onglets et catégories) de diffusion d’informations, d’actualités et de contenus divers sur les activités du SPONGAH ;
• Etre capable de supporter différents formats de contenus textes, articles, vidéos, images, publications de rapports et d’étude, et ;
• Etre visuellement clair et attractif ;
• La gestion se fait par le consultant ;
• Avoir un agenda en ligne pour mettre à jour régulièrement les événements, activités, ateliers, expositions pertinentes en rapport avec les missions ;
• Permettre aux internautes de télécharger rapidement certains documents choisis ;
• Etre accessible aux réseaux sociaux tels que Facebook et Twitter et d’autres sites en ligne, notamment de création de newsletters électroniques afin que des liens puissent rediriger automatiquement les utilisateurs vers le site web du SPONGAH.

IV. Résultats attendus:

1. Un site web dynamique, en langue française est fonctionnel et mis en ligne ;
2. Les informations institutionnelles de SPONGAH sont intégrées et mise à jour régulièrement dans le site web ;
3. Une base de données est incorporée dans le site web ;
4. Une plateforme permettant la diffusion des informations régulières est disponible sur le site. Cette plateforme comprend un blog et un bulletin électronique (liste de diffusion) ;
5. Animation de communautés (pages Facebook, compte twitter…)

Le/la Consultant(e) sera donc responsable de :

• Choix de la solution technique la plus appropriée ;
• Développement de toutes les fonctionnalités du site web ;
• Design graphique du site web ;
• Test et validation des fonctionnalités développées ;
• Livraison d’un site web opérationnel ;
• Creation d’un log
• Transfert de compétences, s’il y a lieu.

FHI 360 prévoit que le soumissionnaire retenu fournira les services demandés au plus tard le 15 novembre 2021

QUALIFICATIONS REQUISES

Les soumissionnaires doivent répondre aux critères d’éligibilité suivants :

V. Profil du prestataire :

Le candidat doit :

• Etre titulaire d’un diplôme niveau bac+3 ou 4 des métiers de l’informatique ou de la communication avec une composante sur les technologies Internet ;
• Avoir 4 ans d’expériences professionnelles dans la conception et l’alimentation de site web avec une base de données intégrée ;
• Avoir une bonne maîtrise du français ;
• Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft et Acrobat) et des technologies de l’internet (PHP, MySQL, Perl, XHTML, JavaScript, et) ;
• Avoir une     bonne     pratique      des    outils     de    retouche      d’images (type Photoshop ou The Gimp) ;
• Avoir une expérience confirmée (au moins 05 sites web différents) dans le développement de sites web et excellente maitrise du langage html et des logiciels de développement web (exemples : Dreamweaver, php, css, JavaScripts, jQuery ou similaires) ;
• Avoir une connaissance approfondie en graphisme et excellente maitrise des logiciels de production graphique (exemples : Photoshop, in design ou similaires) ;
• Etre capable à travailler en équipe et à animer des réunions ;
• Avoir un esprit de synthèse et des compétences pédagogiques ;
• Avoir un esprit d’imagination et d’initiative, le sens du design et une expérience ;
• Etre capable de produire des publications assistées par l’ordinateur (PAO) constituent un atout.
• Chaque proposition doit respecter tous les critères de qualification de cet appel d’offre ; les propositions qui ne répondent pas à TOUS les critères seront considérées comme non recevables et pourront être rejetées ;

VI. Candidature :

Le dossier de candidature doit inclure :

• Une note indiquant la bonne compréhension des termes de référence et présentant la méthodologie qui sera utilisée ;
• Un CV détaillé (incluant les expériences professionnelles pertinentes et les références du consultant) ;
• Un planning de travail et de mise en œuvre détaillé ;
• Des exemples de projets similaires réalisés précédemment ;
• Une offre financière comportant le budget global (hors taxe et toutes taxes comprises) ainsi que les prix détaillés (honoraires, indemnités journalières, transports, et).

VII. Gestion, Entretien et Mise à jour du site

• Le fournisseur doit assurer l’entretien et le système de gestion du contenu (CMS) du site ;
• Le fournisseur doit assurer le renforcement de capacité de IT du SPONGAH.

VIII. Hébergement

La proposition du soumissionnaire doit proposer un plan d’hébergement approprié du site pour un minimum de 2 ans avec possibilité de prolongation. Le coût annuel de cet hébergement devra être indiqué dans l’offre financière.

IX. Délais souhaités d’intervention : Octobre – Novembre 20

Aucune marchandise ou entité proposée ne peut provenir de pays soumis à des restrictions de politique étrangère de l’USAID (Chine, Cuba, Iran, Laos, Libye, Corée du Nord et Syrie).

CONTENU DE LA PROPOSITION

La proposition comprend les éléments suivants :

1. Proposition financière : Les soumissionnaires doivent soumettre une proposition financière détaillée indiquant le prix unitaire et les spécifications fournies. Tous les coûts doivent être indiqués en Franc CFA (XAF).

Les soumissionnaires sont priés de bien vouloir respecter l’ordre des articles énumérés dans le tableau faisant partie de la section

1.1 CONSISTANCE DE L’OFFRE.

Le Projet PReSCi est un projet exonéré de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA), par conséquent, les offres doivent être présentées en Hors Taxes. FHI 360 fournira la documentation applicable à l’appui de son statut fiscal, au besoin.

2. Performances passées : Le soumissionnaire doit fournir les coordonnées complètes d’au moins trois clients pour lesquels il a fourni un service similaire au cours des quatre dernières années, y compris le nom, l’adresse, l’adresse électronique et les numéros de téléphone.
3. Délai de livraison : Les soumissionnaires sont priés de préciser le délai de livraison.
4. Garantie : Les soumissionnaires sont priés de préciser la durée de garantie.

La proposition financière et tous les documents et la correspondance relatifs à cet appel d’offre échangés entre le soumissionnaire et FHI 360 doivent être rédigés en Français. L’offre du soumissionnaire restera valable pendant soixante (60) jours après la date de soumission. La proposition financière sera libellée au nom de FHI 360 – TCHAD

X- PROCEDURES ET CRITERES D’EVALUATION

Les critères suivants seront pris en compte dans l’évaluation des offres reçues :

• Prix raisonnable : 35%
• Respect des spécifications requises : 35%
• Délai de livraison : 15%
• Garantie : 15%

La commande sera attribuée à l’offrant qui est considéré comme le meilleur rapport qualité-prix et qui répond aux conditions de la demande de prix. FHI 360 sera le seul juge des propositions soumises dans le cadre de cet appel d’offres. FHI 360 se réserve le droit d’accepter ou de rejeter une ou toutes les offres, et d’annuler le processus d’appel d’offres et de rejeter une ou toutes les offres pour quelque raison que ce soit à tout moment avant l’attribution du bon de commande, sans pour autant encourir aucune responsabilité envers le ou les soumissionnaires concernés. Au cours de l’évaluation, le soumissionnaire peut être invité à fournir des informations supplémentaires par écrit concernant le contenu et / ou à clarifier des points dans leurs réponses. Le soumissionnaire supportera tous les coûts liés à la préparation et à la soumission de son offre, et FHI 360 ne sera en aucun cas responsable de ces coûts, quel que soit le déroulement ou le résultat du processus d’appel d’offres.

1. CONSISTANCE DU DOSSIER DE SOUMISSION

Les sociétés souhaitant soumettre une offre à cet appel d’offre sont invitées à présenter leurs propositions comprenant les éléments suivants :

• Dossier administratif de la société : une copie de l’attestation de l’identifiant fiscal, une copie du Registre de Commerce, une copie de la CIN du représentant légal de la société
• Les offres tarifaires en Hors Taxes en Franc CFA présentées sur papier en-tête de la société soumissionnaire ;
• Point de Contact : nom, adresses (adresse postale, courrier électronique, autre) et numéro de téléphone du responsable en charge du dossier ;
• Coordonnées complètes d’au moins trois clients pour lesquels il a fourni un équipement similaire au cours des quatre dernières années, y compris le nom, l’adresse, l’adresse électronique et les numéros de téléphone

2. DATE LIMITE DE SOUMISSION ET INSTRUCTIONS : Les propositions doivent être envoyés à FHI 360 par e-mail à : [email protected] au plus tard le 04 novembre 2021 avant 17h00. Les offres reçues après la date et l’heure exactes ne seront pas prises en considération.

CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ

Cet appel d’offres ne représente qu’une définition des besoins. Il s’agit d’une simple invitation à soumettre des propositions et n’oblige pas légalement FHI 360 à accepter tout ou partie des propositions soumises, ni à sélectionner la proposition la moins chère. FHI 360 se réserve le droit de négocier avec une ou toutes les entreprises, tant en ce qui concerne le prix, le coût et/ou l’étendue des services. FHI 360 n’a aucune obligation contractuelle avec les entreprises sur la base de l’émission de cette demande de proposition. Il ne s’agit pas d’une offre de contrat. Seule l’exécution d’un contrat écrit engage FHI 360 conformément aux termes et conditions contenus dans ce contrat.