TERMES DE REFERENCE N°04/2025 : Appel d’offres d’helvetas bénin pour la sélection d’un prestataire pour la réalisation de capsules vidéos sur la gestion de l’hygiène menstruelle en milieu scolaire.
- Contexte et justification
Le projet d’amélioration des services d’eau et d’assainissement (NimDora) mise en œuvre depuis 2020 dans le département de l’Alibori intervient dans les écoles à travers l’approche école bleue. ‘’Une école qui propose un environnement d’apprentissage sain et qui initie les élèves à des technologies et des pratiques environnementales pouvant être reproduites dans leur communauté. Les Ecoles Bleues incitent les élèves à prendre conscience de leur environnement et à devenir agents de changement dans leur communauté”. Plusieurs thématiques sont développées dans le concept école bleue au nombre desquelles la gestion de l’hygiène menstruelle (GHM). Dans l’accompagnement des écoles partenaires, il est apparu que cette thématique ne fait pas partie directement des curricula d’enseignement primaire dans le système éducatif béninois. Des échanges avec les enseignants qui ont approuvé le bien-fondé de la chose, il a été retenu que des causeries éducatives soient animées avec les filles et les garçons en âge de puberté afin de mieux les informer à affronter et bien vivre la période de menstruation qui du reste est sujette à beaucoup de tabous et mythe. C’est dans cette perspective que des femmes relai communautaires qui font partie du dispositif du ministère de la santé au niveau des communautés ont été identifiées pour l’animation de ces causeries éducatives. Dans le processus d’accompagnement de la thématique, Helvetas a élaboré une boite à image (BAI) qui sert de support à ces causeries éducatives. Cependant, le suivi et l’évaluation de cette activité ont montré que l’approche reste trop théorique et que les apprenants ont du mal à visualiser certains aspects abordés. Afin d’améliorer l’impact de ces interventions, la production de capsules vidéo est envisagée. L’intégration de ces vidéos viendra compléter l’usage de la BAI, en renforçant la compréhension des messages et en facilitant leur assimilation par les élèves. Ces capsules vidéo devront être sous forme d’animations vidéos (dessins animés) afin de mieux capter l’attention des apprenants et rendre les messages plus accessibles et engageants.
- Objectifs
L’objectif principal de cette mission est de réaliser des capsules vidéo pédagogiques pour illustrer les aspects clés de la gestion de l’hygiène menstruelle en milieu scolaire. Plus précisément, il s’agit de :
- Sensibiliser les élèves (filles et garçons) sur la GHM en déconstruisant les mythes et tabous qui y sont associés.
- Illustrer de manière pratique l’utilisation des supports éducatifs existants (BAI, kits d’hygiène, etc.).
- Promouvoir les bonnes pratiques d’hygiène menstruelle en milieu scolaire.
- Tâches et livrables
Le prestataire retenu devra :
Proposer un scénario et un storyboard en concertation avec Helvetas et les acteurs du projet.
Tourner et produire quatre (04) capsules vidéo d’une durée moyenne de 2 à 3 minutes chacune.
- Assurer le montage avec ajout de sous-titres en français.
- Livrer les capsules vidéo en haute définition (HD) et en formats adaptés pour une diffusion sur divers supports (TV, smartphone, projecteur).
- Profil du prestataire
Le prestataire peut être une personne physique ou un cabinet ayant :
- Une expérience avérée dans la production de vidéos animées éducatives et de sensibilisation.
- Une maîtrise des techniques d’animation 2D/3D, de tournage, montage et post-production.
- Une bonne connaissance des questions liées à la GHM et des problématiques scolaires
- Un équipement technique de qualité pour garantir une production de niveau professionnel.
- Contenu de l’offre
Documents administratifs (enveloppe A)
Pour les consultants individuels :
- Attestation IFU
- Le relevé d’identité bancaire (RIB) au nom du prestataire
Pour les entreprises
- RCCM
- Attestation fiscale valide
- Attestation CNSS valide
- Attestation de non-faillite
- IFU
- RIB
Offre technique (enveloppe B)
- Diplôme (Licence/Master) en technique de réalisation et de production audiovisuelle,
- Un plan de travail pour la réalisation des capsules vidéo
- La justification d’une expérience d’au moins 3 (2024-2023-2022) ans dans le domaine de la réalisation et production audiovisuelle ou d’animation 2D/3D
- Des expériences similaires dans la production de films documentaires de capitalisation et de plaidoyer
- Des expériences dans la production de vidéos animées éducatives et de sensibilisation.
- Des preuves de capacités matérielles/humaines
- Deux (02) liens de films d’animation 2D/3D déjà réalisé.
Offre financière détaillée (enveloppe C)
Détail des quantités et les coûts unitaires pour les honoraires de mrme que les frais associés et le montant global des prestations.
- Critères d’évaluation
Les propositions seront évaluées sur la base des critères suivants :
Pourcentage Note sur 100 Critères
Diplôme 10% 10
(C.V. et attestations de bonne fin d’exécution) 30% 30
Expérience et références dans la production d’animations vidéo 6+(3*8)
Qualité de la démarche proposée 20% 20
Qualité des productions antérieures (portfolio) 20% 20
Coût et délais de livraison 20% 20
Total 100% 100
Une fois que la commission d’évaluation a établi la note technique attribuée à chaque offre, toute offre qui n’a pas atteint le score minimal de 70 points est automatiquement éliminée. Seules les propositions financières des candidats ayant obtenu une note technique supérieure ou égale à 70 seront analysées.
- Durée et calendrier de la mission
La mission s’étalera sur une période de cinq (05) semaines, avec le calendrier prévisionnel suivant :
- Semaine 1 : Validation du scénario et du storyboard.
- Semaine 2-4 : Production des capsules vidéo animées.
- Semaine 5 : Validation, ajustements et livraison finale.
- Soumission des offres
Les prestataires intéressés sont invités à soumettre :
- Une note méthodologique incluant un scénario préliminaire.
- Une présentation de l’entreprise ou du consultant individuel et de son expérience. ▪ Un exemple de production vidéo similaire.
- Un chronogramme d’exécution.
- Une proposition financière détaillée.
- Dépôt et ouverture des offres
Les offres doivent être rédigées en français et envoyées sous plis fermés (A+B+C) au Bureau de HELVETAS à Cotonou, au plus tard le 07 mars 2025 à 17h00, tous les jours du lundi au jeudi de 8h à 13h00 et de 14h30 à 18h00 et le vendredi de 8h à 14h00. L’ouverture des offres administrative est prévue le 10 mars 2024 à 15h00 dans la salle de réunion de l’antenne de Helvetas à Parakou en présence des soumissionnaires ou de leur représentant qui le désirent. L’ouverture des offres techniques et financières se fera en commission sans les soumissionnaires.
Il sera mis en place au secrétariat du Bureau de HELVETAS à Cotonou un registre de dépôt des dossiers dans lequel les candidats s’inscriront lors du dépôt des dossiers.
Le défaut de présentation de l’offre suivant les modalités prévues ci-dessus est éliminatoire. Toute offre parvenue en dehors de ce délai sera purement et simplement rejetée.
Seul le/la prestataire sélectionné(e) sera contacté(e).
Pour toutes informations complémentaires en rapport avec le projet, veuillez adresser un courriel aux adresses [email protected] ; [email protected]
La date limite pour toutes demandes d’informations complémentaires est le 04 mars 2025 à 17 h 00.
