Appel d’offre N° AO/ HELVETAS/NimDora/ LOG 2025 /09
TERMES DE REFERENCES N°018/2025
SELECTION D’ENTREPRISES POUR LES TRAVAUX DE RÉALISATION DE CINQ POSTES D’EAU AUTONOMES (PEA) SOLAIRES DANS LES COMMUNES DE L’ALIBORI EN TROIS LOTS :
« LOT N°1 COMMUNE DE KANDI : EPP Guédarou » ;
« LOT N°2 COMMUNE DE KANDI : EPP Bodérou, EPP Gambane-Touko »
« LOT N°3 COMMUNE DE GOGOUNOU : Fanan Peulh, EPP Kangnan »
INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
INTRODUCTION
En présentant son offre, le/la soumissionnaire accepte la totalité, sans restriction, des conditions ci-dessous qui régissent ce marché comme étant la base de cette procédure, quelles que soient ses propres conditions de travail auxquelles il déclare renoncer.
Les soumissionnaires sont censés avoir examiné attentivement toutes les instructions et spécifications contenues dans les présents termes de référence.
I- CONTEXTE DE JUSTIFICATION
Le Projet d’amélioration des services d’eau et d’assainissement « NimDora » intervient dans les six communes de l’Alibori à savoir Banikoara, Malanville, Gogounou, Kandi, Ségbana et Karimama. Il fait un focus sur la réalisation des infrastructures en zones marginalisées aussi bien dans les écoles, centres de santé que dans la communauté et développe la mise en œuvre des approches pour faciliter l’accès aux services d’eau, de d’hygiène et d’assainissement.
Il est prévu au titre du POA 2025 la réalisation de cinq postes d’eau autonomes dans les écoles.
C’est dans ce cadre que les présents termes de référence sont élaborés en vue de la sélection d’entreprises pour la réalisation des travaux. La présente prestation de service sera réalisée par des entreprises sélectionnées au terme d’un processus d’appel d’offres ouvert.
II- OBJET DE LA MISSION
Le présent document fixe les conditions d’exécution des travaux de réalisation de cinq Postes d’Eau Autonomes (PEA) solaires dans les communes de l’Alibori en trois lots comme suit :
« LOT N°1 COMMUNE DE KANDI : EPP Guédarou » ;
« LOT N°2 COMMUNE DE KANDI : EPP Bodérou, EPP Gambane-Touko »
« LOT N°3 COMMUNE DE GOGOUNOU : Fanan Peulh, EPP Kangnan »
Il précise aussi les moyens à mobiliser et insiste sur les dispositions techniques à prendre pour la réalisation des travaux.
III- RESULTATS ATTENDUS ET DUREE D’EXECUTION DES TRAVAUX
La durée d’exécution des travaux est de trois (03) mois à compter de l’ordre de service de démarrage des travaux.
Les résultats attendus du prestataire sont :
– Un dossier d’exécution des travaux approuvé par le bureau de contrôle
– Une formulation de béton réalisé par un laboratoire agrée
– Les rapports d’analyse d’eau disponibles pour les nouveaux forages
– L’ensemble de travaux réalisés conformément aux termes de références, aux normes de constructions et au contrat
– Un plan de recollement des travaux disponible à la fin des travaux
– Des interventions de corrections réalisés pendant la période de garantie
– Des interventions de levée des réserves réalisée à l’issue de la pré visite de réception définitive effectuée.
IV- CONDITIONS D’ÉLIGIBILITE ET DE QUALIFICATION
L’appel d’offres ouvert relatif aux présents termes de référence s’adresse aux entreprises disposant des qualifications et autorisations, expériences techniques et la capacité financière nécessaires pour réaliser les travaux indiqués dans le présent document.
Un soumissionnaire peut postuler pour un ou plusieurs lots mais ne peut être attributaire de plus d’un lot et conformément aux conditions d’attributions précisées ci-dessous.
Les exigences en matière de qualifications se présentent comme suit :
– Fournir les pièces administratives :
a) Le registre de commerce du cabinet ou l’acte d’existence légale
b) Une photocopie de l’IFU du cabinet ou de son gérant (ou premier responsable)
c) L’attestation de non-faillite et de non-poursuite (Copie originale)
d) Le relevé d’identité bancaire.
e) La liste des pièces annexées au dossier de soumission, datée et signée du responsable du cabinet ou bureau d’études
f) Certificat d’assujettissement à la TVA.
L’absence de l’une ou toutes les pièces à savoir le Registre de Commerce et de Crédit Mobilier, l’IFU et le RIB entraine le rejet systématique du dossier de soumission.
En cas d’attribution provisoire, les pièces : Attestation Fiscale, CNSS et de Non-Faillite si elles n’avaient pas été fournies, doivent être complétées avant la signature du contrat. Leur non-production dans un délai requis de cinq (05) jours ouvrés entraine l’annulation de l’attribution.
-Expérience du soumissionnaire :
a. Au moins 05 (cinq) contrats de marchés de travaux publics ou avec des ONG internationales exécutés avec succès au cours des 10 dernières années (preuve : PV de réception provisoire ou définitive).
b. Avoir réalisé/réhabilité ou transformé avec succès en tant qu’entrepreneur principal au cours des cinq (5) dernières années au moins 05 nouveaux forages avec PEA ou AEV solaires.
c. Avoir réalisé/réhabilité avec succès au moins deux (02) PEA/AEV avec des châteaux d’eau à support métallique.
– Fournir le personnel qualifié suivant pour les travaux
a. Un Conducteur des travaux / Ingénieur en hydraulique, génie civil ou en Génie rural ou équivalent ayant au moins dix (10) années d’expériences dans la réalisation de travaux hydrauliques et de génie civil et ayant réalisé en qualité de conducteur de travaux au moins cinq (05) nouveaux forages ou PEA/AEV au cours des dix dernières années dont au moins un chantier de château d’eau à support métallique.
b. Un technicien supérieur en hydraulique ou en Génie Civil ou génie rural – Chef chantier ayant au moins cinq (05) années d’expériences dans la réalisation de forages d’eau équipés de Pompe à Motricité Humaine (PMH) ou PEA / AEV et ayant réalisé ou réhabilité au moins trois (03) forages sur PEA / AEV solaire au cours des cinq dernières années dont au moins un avec château d’eau à support métallique
c. Un Technicien supérieur/Energéticien ayant au moins un BAC+3 en électrotechnique ou électromécanique ou équivalent et ayant au moins 5 ans d’expérience dans l’installation de système de pompage (thermique ou solaire) et au moins trois (03) travaux de PEA ou AEV avec système de pompage solaire au cours des cinq (05) dernières années.
Chaque expérience du soumissionnaire doit être prouvée par une copie du contrat de travaux (première et dernière pages) et une attestation de bonne fin d’exécution ou le procès-verbal de réception des travaux (institution internationale ou marché public uniquement) pour être prise en compte.
Chaque expérience de personnel doit être prouvée soit par une attestation de bonne fin d’exécution ou de service fait de consultants (institution internationale ou marché public uniquement) soit par une attestation de travail pour être prise en compte. Dans le cas où l’attestation de service fait ou de bonne exécution ou l’attestation de travail d’un personnel est délivrée par une entreprise privée ou le soumissionnaire même, elle doit être accompagnée du contrat de marché afférant à l’expérience (institution internationale ou marché public uniquement) pour être prise en compte.
Le personnel proposé dans l’offre devra être celui réellement affecté sur le terrain en cas d’adjudication sauf autorisation écrite de Helvetas pour un remplacement en cas de force majeure par une autre personne de qualification et expériences similaires.
-Fournir la liste des matériels et équipements essentiels suivant :
a. Un atelier de forage mixte composé de :
✓ Une sondeuse mixte pouvant forer à la boue et au marteau fond de trou, à une profondeur minimale de 100 m ;
✓ Un compresseur pouvant débiter au minimum 20 m3/min sous 20 bars ;
b. Un atelier pour les essais de débits (groupe électrogène, pompes immergées, sondes électriques, instruments de mesure de débit…) ;
✓ Appareils de test in situ (conductivité, pH etc…) ;
✓ Une bétonnière ;
✓ Un vibreur ;
✓ Un échafaudage ;
✓ Des équipements de protection individuelle ;
✓ Petit outillage de Génie Civil.
NB : La liste du matériel essentiel est exigée et le soumissionnaire devra fournir la preuve que le matériel proposé lui appartient ou un certificat de location pour le matériel à louer.
V- VISITE SUR LE TERRAIN
Il est conseillé au soumissionnaire de visiter les sites des travaux et leurs environs et d’obtenir par lui même et à ses risques, tous les renseignements qui peuvent s’avérer nécessaires pour la préparation de l’offre et la conclusion d’un contrat.
Les coûts liés à la visite sur le terrain seront à la charge du soumissionnaire.
Le/la soumissionnaire est censé (e) étudier soigneusement les instructions, conditions, formulaires, termes de références indiqués dans les présents termes de référence.
VI- DOSSIER DE SOUMISSION
Le Soumissionnaire fournira un dossier de soumission composé de :
a. dossier administratif composé de :
L’absence de l’une ou toutes les pièces à savoir le Registre de Commerce et de Crédit Mobilier, l’IFU, la garantie de soumission et le RIB entraine le rejet systématique du dossier de soumission.
En cas d’attribution provisoire, les pièces: Attestation Fiscale, CNSS et de Non Faillite si elles n’avaient pas été fournies, doivent être complétées avant la signature du contrat. Leur non production dans un délai requis de cinq (05) jours ouvrés entraine l’annulation de l’attribution.
NB : le dossier administratif est mis dans une enveloppe scellée portant uniquement la mention : Dossier administratif
a. Une proposition technique comprenant les éléments suivants :
• Le formulaire de soumission de la proposition technique, daté et signé suivant le modèle en annexe ;
• Les termes de références paraphés sur chaque page et signés à la dernière page par le soumissionnaire avec son cachet
• La compréhension des prestations et les commentaires du soumissionnaire sur les TdR (une page maxi) ;
• Une méthodologie de l’organisation du travail prévue et un chronogramme des activités (cinq pages maxi) ;
• Les références expériences similaires déjà réalisées (intitulés des marchés, montant de l‘étude et noms des clients) ainsi que les preuves de ces références sur les 5 dernières années à compter de 2020 (Première et dernière page du contrat et attestation de bonne fin d’exécution ou de service fait d’ONG internationale ou de marchés publics);
• Les CV détaillés signés de chaque membre de l’équipe, accompagnés des copies légalisées des diplômes et attestations de travail ou de services fait et de l’attestation de disponibilité.
NB : l’offre technique est mise dans une enveloppe scellée portant uniquement la mention : Offre technique Lot N° xxxxxxxx
b. Une proposition financière comprenant :
• Le formulaire de soumission de la proposition financière, précisant le montant global des honoraires de prestations, hors taxes, daté et signée suivant le modèle en annexe ;
• Le bordereau des Prix Unitaires (BPU) suivant le modèle de soumission en annexe ;
• Le Devis Quantitatif et Estimatif (DQE) suivant le modèle de soumission en annexe.
NB : l’offre financière est mise dans une enveloppe scellée portant uniquement la mention : offre financière Lot N° xxxxxxxx
Le dossier de soumission distinct et complet pour chaque lot (dossier administratif, offre technique et offre financière) doit être produit en langue française et en trois (03) exemplaires chacun dont un (1) original et deux (02) copies marquées comme telles, ainsi qu’une version numérique de l’original enregistrée sur clé USB sous le format PDF.
Le dossier administratif, les offres techniques et les offres financières doivent être regroupés dans un seul et unique emballage scellé portant la mention suivante :
AO/ HELVETAS/NimDora/ LOG 2025/09 LOT xxx (à n’ouvrir qu’en séance de dépouillement)
NB :
– Toute offre portant toute autre mention ou permettant d’identifier l’origine de l’offre sera rejetée.
– Le défaut de présentation du dossier de soumission respectivement sous cette forme tripartite et unique est éliminatoire.
– Tout déposant doit émarger sur le registre de dépôt des offres au lieu du dépôt des offres c’est à dire au niveau de la guérite de la direction Pays à Cotonou et de l’antenne de Parakou.
Le prix indiqué dans la lettre de soumission est le prix total de l’offre, sous réserve de corrections éventuelles. Tous les prix seront indiqués en hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
3. DEMANDES D’ECLAIRCISSEMENTS
Pour toutes informations complémentaires, s’adresser par courrier électronique aux adresses [email protected] ; et [email protected] avec en objet la référence : AO/HELVETAS/NimDora/ LOG 2025/09 jusqu’au 31 juillet 2025.
De sa propre initiative, HELVETAS peut informer les soumissionnaires de toute erreur, imprécision, omission ou toute insuffisance matérielle dans la rédaction des documents.
4. VALIDITE DE L’OFFRE
Les offres resteront valides pendant une période de 90 jours à compter de la date limite de dépôt des offres.
5. DEPÔT DES SOUMISSIONS
Les offres de soumission sont attendues :
– A la guérite de l’antenne HELVETAS de Parakou située sur la voie pavée de Zongo (en face de la clinique AS DU CŒUR de Dr BAGUIDI) ou
– A la guérite de la direction de Cotonou située à Fidjrossè, rue Gondouana en longeant la clôture de l’aéroport.
Les dépôts se feront du lundi au jeudi de 8H30 à 12H30 dans la matinée, de 14H30 à 17H dans l’après-midi et les vendredis de 8H30 à 13H.
La date de clôture de réception des offres est fixée au 08 août 2025 à 13H.
VII- OUVERTURE DES PLIS
L’ouverture des plis aura lieu le 11 août 2025 à 15H à la salle de réunion de HELVETAS Parakou, en présence des représentants dûment mandatés des soumissionnaires qui désirent y participer. L’attributaire du marché participera à une séance de cadrage avant de démarrer les travaux.
Dossier complet de l’appel d’offre de l’ONG Helvetas
