SOS Villages d’Enfants International est une organisation mondiale créée en 1949 pour répondre aux besoins essentiels et protéger les intérêts et les droits des enfants orphelins et vulnérables. SOS Villages d’Enfants international travaille à travers les associations membres dans plus de 136 pays à travers le monde.
SOS Villages d’Enfants Ghana invite les fournisseurs qualifiés à soumettre des propositions pour l’acquisition et le déploiement d’un système de gestion de la paie centralisé, conforme à la législation et configurable.
Le système doit s’intégrer à Microsoft Dynamics 365.
Finance and Operations (D365 F&O) et prendre en charge le traitement centralisé de la paie au sein de l’organisation.
Contexte
La paie est actuellement traitée dans une suite Microsoft (système basé sur Excel). Cela a engendré des inefficacités, des risques d’audit et des problèmes de conformité. Un système de paie automatisé est nécessaire pour normaliser les processus, améliorer la précision, renforcer la conformité légale et accroître la sécurité des données.
Étendue des travaux
Le fournisseur devra :
- Fournir un système de paie configurable prêt à l’emploi.
- Personnaliser le système afin qu’il reflète les structures de rémunération, les règles légales et les flux de travail de SOS Villages d’Enfants Ghana.
- Intégrer le système à Microsoft D365 F&O.
- S’intégrer à Microsoft D365 F&O.
- Fournir une formation, un manuel d’utilisation et une assistance à vie.
Spécifications de base du système de paie attendu
- Système de gestion de base de données (SGBD) :
Un SGBD robuste et sécurisé pour stocker les informations sur les employés, les détails des salaires et d’autres données pertinentes. Les choix courants incluent MySQL, PostgreSQL ou Microsoft SQL Server.
- Application web :
Un système d’application web accessible de n’importe où, avec ou sans connexion Internet.
- Conception de l’interface utilisateur (UI) :
Une interface intuitive et conviviale pour une navigation et une saisie de données faciles, utilisant un système de conception réactif afin d’assurer la compatibilité avec divers appareils.
- Mesures de sécurité :
Des mesures de sécurité solides pour protéger les données sensibles relatives à la paie. Mettre en œuvre le cryptage des données en transit et au repos, des contrôles d’accès basés sur les rôles et des méthodes d’authentification sécurisées (MFA).
- Intégration avec d’autres systèmes :
Veiller à ce que le système de paie s’intègre de manière transparente avec d’autres systèmes, tels que les logiciels de gestion des ressources humaines (Microsoft D 365), afin de maintenir la cohérence et d’éviter la saisie manuelle des données.
- Évolutivité :
La conception du système doit être évolutive, afin de s’adapter à la croissance de l’organisation.
Cela inclut la capacité à gérer un nombre croissant d’employés, de transactions et de fonctionnalités supplémentaires.
- Conformité :
S’assurer que le système de paie respecte les exigences légales et réglementaires liées au traitement de la paie, au calcul des impôts et à la déclaration. Maintenir le système à jour afin de refléter les changements dans les lois et réglementations fiscales.
- Rapports et analyses :
Fonctionnalités permettant de générer des rapports et des analyses de paie afin de faciliter les processus décisionnels et d’aider à identifier les tendances et les modèles.
- Sauvegarde et récupération :
Mettre en place des procédures de sauvegarde régulières afin d’éviter toute perte de données. Définir un plan de reprise après sinistre pour restaurer rapidement le système en cas d’événements imprévus.
- Pistes d’audit :
Mettre en place une piste d’audit pour suivre les modifications apportées aux données de paie, ce qui est essentiel à des fins de responsabilité et de conformité.
- Optimisation des performances :
Optimiser les performances du système de paie pour garantir un traitement rapide, ce qui implique l’indexation des bases de données, des mécanismes de mise en cache et l’optimisation du code.
- Accessibilité mobile :
Concevez le système de manière à ce qu’il soit accessible via des appareils mobiles afin de faciliter les approbations en déplacement ou l’accès à certaines informations relatives à la paie.
- Formation et assistance aux utilisateurs :
Élaborez des supports de formation pour les utilisateurs et fournissez une assistance continue afin de garantir que les utilisateurs puissent utiliser efficacement le système de paie.
Reportez-vous au document complet des termes de référence (ToR) pour connaître le champ d’application détaillé,
Les exigences et les délais.
Exigences relatives aux propositions
Les propositions doivent inclure :
Proposition technique :
Profil de l’entreprise et expérience pertinente.
Caractéristiques du système et approche de mise en œuvre.
Plan de travail et calendrier.
Composition et qualifications de l’équipe.
Proposition financière :
Ventilation détaillée des coûts (licences, mise en œuvre, formation, assistance).
Conditions de paiement.
Annexes :
Au moins trois références clients.
CV des principaux collaborateurs.
Toutes certifications ou partenariats.
