Appel à manifestation d’intérêt à Médecins Du Monde

MdM-F est une association de solidarité internationale dont la mission est de venir en aide aux populations les plus vulnérables en situation de crise et d’exclusion partout en France et dans le monde.

MdM travaille actuellement dans plus de 30 pays sur tous les continents où elle se concentre sur 5 domaines prioritaires : urgence et crise, santé sexuelle et reproductive, réduction des risques, migrants et populations déplacées (droit à la santé), santé et environnement.

Médecins du Monde Nigeria est situé au n° 05, rue Waziri Lawan, à côté de Damboa Road Maiduguri. Dans le cadre de ses projets Humanitaires, MdM met en place plusieurs actions visant à venir en aide aux populations de Maiduguri, Damboa, Etat de Borno.

2.Description du contexte actuel

MdM-F est présent au Nigeria depuis 2016 et a développé plusieurs projets. Au Nigéria, MdM met actuellement en œuvre un programme d’intervention d’urgence dans l’État de Borno. Le programme est mis en œuvre autour des principales composantes : amélioration de l’accès aux soins de santé primaires, traitement de la malnutrition, traitement des victimes de violence sexiste, santé mentale et soutien psychologique. MdM a son bureau de coordination à Maiduguri et une antenne à Damboa. MdM gère trois cliniques à Maiduguri : Garba Buzu, Aba Ganaram et El Meskin.

 Une équipe de terrain est en place depuis juin 2017 dans la zone du gouvernement local de Damboa et gère deux cliniques fixes dans deux camps de personnes déplacées. MdM soutient également deux postes de santé du ministère de la Santé dans les villages d’Azir et de Gumzuri. Enfin, MdM a développé des capacités internes pour répondre aux nouvelles urgences (principalement les déplacements de population ainsi que l’épidémie de choléra).

3.Services à fournir

Dans ce contexte MDM recherche différents fournisseurs pour répondre aux besoins en articles non alimentaires. Une description technique plus détaillée des fournitures requises pour ce marché est donnée dans les spécifications techniques des annexes II et III.

Le soumissionnaire doit :

• Garantir la livraison des marchandises à ses frais
• Spécifier le type et la qualité des biens proposés pour la fourniture
• Fournir une preuve de l’entrée et de la sortie de fonds pour les ordres d’épaule de demande financière similaire
• Fournir une garantie de performance (10 % du montant du contrat)
• Fournir un plan de livraison détaillé

4.Règles régissant les divulgations du cahier des charges

4.1 Confidentialité

Le contenu de ces spécifications est divulgué sur une base confidentielle. Toute société ou conseil qui reçoit ou détient une copie de ce cahier des charges s’engage formellement à ne pas en divulguer l’étendue et le contenu autrement que pour les besoins de l’éventuelle rédaction de l’offre globale sollicitée.

4.2 Représentant du maître d’ouvrage

Afin de garantir une interprétation homogène du cahier des charges et de faciliter l’échange d’informations, le maître d’ouvrage désigne comme son représentant la personne suivante :

Mail à: [email protected]   

Avec pour objet la référence : 23-NG-MAI-057/58/59/60 Fournitures NFI. Date de clôture : 31 mars 2023 à 17h00, heure du Nigeria.

MDM oblige les soumissionnaires à contacter uniquement le représentant désigné par écrit par MDM dans le cadre de cet achat et pour plus de précisions sur les spécifications.

4.3 Représentant  du soumissionnaire

 Dans les meilleurs délais suivant la réception de ce devis, le soumissionnaire doit informer par écrit le maître d’ouvrage du nom, du titre du poste, de l’adresse et du numéro de téléphone de son représentant. Toutes les communications ultérieures seront adressées à ce dernier.

4.4 Modification des spécifications

Le maître d’ouvrage se réserve le droit :

• Pour modifier les spécifications,
• Pour fournir toute information supplémentaire

Toutes modifications ou informations complémentaires seront transmises à tous les soumissionnaires.

4.5 Coût de préparation des propositions de services

Tous les frais de préparation des offres de services, travaux et fournitures sont à la charge exclusive des soumissionnaires.

4.6 Coûts supplémentaires pour les propositions de services

Le soumissionnaire est responsable de tous les frais encourus pour fournir les clarifications demandées par MDM à la suite de la soumission des offres pour les biens.

4.7Étapes

4.7.1Horaire

Organiser	Date
Publication de l’appel à manifestation d’intérêt	06 mars 2023
Précision sur l’appel à manifestation d’intérêt Réponses aux questions sur le processus d’appel d’offres	14 mars 2023 17 mars 2023
Soumission des devis (Date de clôture)	31 mars 2023
Ouverture des offres	03 avril 2023
Réunion du comité de sélection	03 avril 2023
Clarifications des offres au besoin	03 avril 2023
Visite du site	04-05 avril 2023
Résultat de l’appel à manifestation d’intérêt	11 avril 2023
Contrat avec les fournisseurs	14 avril 2023

4.7.4 Résiliation de l’entente

Le maître d’ouvrage se réserve le droit de résilier tout accord futur conclu avec l’adjudicataire en cas de non-respect d’une obligation ou d’un élément engageant les deux parties.

5. Instructions  pour les soumissionnaires

Les règles suivantes visent à harmoniser la présentation des propositions de services faites, à assurer leur utilisation simple et efficace et à aider le soumissionnaire à préparer un document complet qui couvre l’ensemble des exigences du maître d’ouvrage.

Pour être autorisés à participer à cet appel à manifestation d’intérêt, les candidats doivent apporter la preuve, appréciée par MdM, qu’ils respectent les conditions légales, techniques et financières requises et qu’ils disposent de la capacité nécessaire et des ressources suffisantes pour exécuter le contrat.

5.1 Contenu de la proposition de fourniture de biens

Toutes les informations fournies doivent être suffisantes et couvrir tous les aspects. Le soumissionnaire doit démontrer exactement en quoi il détient les qualifications requises pour l’exécution de la mission. Le soumissionnaire peut ajouter toute information jugée pertinente. Ces informations complémentaires doivent être précisées dans une annexe afin de limiter au maximum la taille du document de base.

Chaque offre de fourniture doit être indépendante l’une de l’autre.

5.2  Conditions et modalités de paiement

Les modalités de paiement seront effectuées par

– Virement

•  Au maximum 21 jours à compter de la date de facturation.
• La facturation doit être effectuée en Naira nigérian uniquement.

Responsabilité

• Le Fournisseur étant un professionnel et spécialiste de la fourniture de biens NFI, s’engage à exécuter toutes les obligations qui lui incombent de manière professionnelle et selon les termes et conditions définis dans le Contrat Cadre et conformément au code MDM de conduire.
• Le Fournisseur sera responsable, au titre de ses obligations contractuelles, de tout dommage direct et certain causé à MdM, à l’exclusion de tout dommage indirect.
• Le Fournisseur est couvert par une assurance dans le cadre de sa responsabilité civile professionnelle pour tout dommage qu’il pourrait causer à MdM dans le cadre de l’exécution des prestations concernées.

5.3 Droit d’audit

Une fois le contrat signé, MdM se réserve le droit d’effectuer tout audit au sein des locaux du prestataire et de son réseau commercial afin de contrôler la bonne application de l’accord-cadre signé. Ces audits pourront être réalisés par MdM elle-même ou par tout cabinet ou organisme dûment mandaté à cet effet par MdM. Le soumissionnaire s’engage à se conformer à ces audits et à fournir tous documents et informations qui pourraient être nécessaires dans ce cadre.

5.4 Communication et utilisation du nom ou du logo MDM

Le fournisseur ne sera en aucun cas autorisé à utiliser les noms propriétaires et le logo de MdM, du réseau international de MdM ou de l’un quelconque des membres du réseau MdM sans l’accord écrit préalable de MdM

5.5 Réglementation du droit du travail

Conformément aux procédures d’approvisionnement de MDM, le Fournisseur doit respecter les règles humanitaires : « The Ten Principles of the UN Global Compact, ILO Declaration 1998, Green Paper EC COM (2001) ».

Le Fournisseur doit également respecter les droits de l’homme et les règles applicables en matière de protection des données

5.6 Critères d’exclusion

MdM exclut de la contractualisation tout soumissionnaire auquel s’applique l’une des conditions suivantes :

• En état ou faisant l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de redressement judiciaire ou de redressement judiciaire, de cessation d’activité ou de toute situation comparable résultant d’une procédure de même nature telle que définie par la législation ou la réglementation nationale.
• Faire l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée (c’est-à-dire sans appel ultérieur) pour toute infraction ayant une incidence sur la déontologie professionnelle.
• Avoir commis une faute professionnelle grave, reconnue par tout moyen, dont Médecins du Monde est en mesure de justifier.
• N’a pas rempli ses obligations en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement des impôts conformément aux dispositions de la loi ;
• A été reconnu coupable de fraude, de corruption, de participation au crime organisé ou de toute autre activité illégale en vertu d’un jugement ayant autorité de chose jugée ;
• Suite au processus de signature d’un autre accord, a été déclaré en état de défaut grave d’exécution pour non-respect des obligations contractuelles correspondantes.

Les soumissionnaires doivent être en mesure de prouver par tout moyen approprié qu’ils ne sont concernés par aucune des situations énumérées ci-dessus.

5.7 Critères d’inéligibilité

Les marchés ne sont pas attribués aux soumissionnaires qui, au cours de la procédure de passation de marché :

•  sont en situation de conflit d’intérêts ou ont un lien spécifique équivalent avec d’autres soumissionnaires ou d’autres parties au projet ; toute tentative d’un soumissionnaire d’obtenir des informations confidentielles, de conclure des accords illicites avec des concurrents ou d’influencer le comité d’évaluation ou le pouvoir adjudicateur au cours de la procédure d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres entraînera le rejet de son offre
•  se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les informations requises par MDM pour la participation au contrat ou ont omis de fournir ces informations

5.8 Motifs de rejet

• MdM et les soumissionnaires respecteront les normes d’éthique les plus élevées pour la signature et l’exécution des contrats.
• MdM rejette toute proposition faite par des soumissionnaires et résilie les contrats concernés s’il est établi que ces soumissionnaires ont eu recours à des pratiques impliquant la corruption, la fraude, la collusion ou la coercition. Les sanctions administratives ou financières appliquées doivent être proportionnelles à la valeur du contrat et à la gravité de la faute.
• MdM doit s’assurer qu’aucun travail d’enfant n’est utilisé et que tous les droits relatifs à l’emploi et aux conditions de base de travail sont respectés par les candidats et les soumissionnaires. Ces derniers doivent s’engager à ne pas acheter de biens auprès de fournisseurs qui recourent au travail des enfants ou qui violent les conditions d’emploi et/ou de travail de base.

6. Structure proposée pour l’agrément de service

• Chaque offre de biens doit contenir les éléments suivants. Les modèles d’appel d’offres sont en annexe et doivent être respectés afin de faire la meilleure comparaison possible des offres.
• Pour être autorisés à participer au présent appel à manifestation d’intérêt, les soumissionnaires doivent apporter la preuve, au choix de Médecins du Monde, qu’ils remplissent les conditions juridiques, techniques et financières requises et qu’ils disposent de la capacité nécessaire et des moyens suffisants pour mener à bien sortir du contrat..

6.1 Présentation

Le soumissionnaire peut soumettre une brève introduction indiquant son intérêt à réaliser ce mandat et les avantages que MDM retirera de l’utilisation de ses services professionnels. Cette présentation ne fait pas l’objet d’un format MDM mais ne doit pas dépasser une page recto-verso.

6.2 Critères administratifs

L’enchérisseur est immatriculé au registre du commerce et doit justifier de cette immatriculation.

L’enchérisseur accepte les conditions générales d’achat de MDM en annexe et les clauses déontologiques de MDM en annexe.

Le soumissionnaire doit fournir la preuve dans les documents d’appel d’offres ;

• Certificat d’enregistrement d’entreprise valide auprès des autorités locales ou fédérales – CAC ou similaire
• Respect de la réglementation du travail
• ses obligations relatives au paiement des cotisations sociales et/ou ses obligations relatives au paiement de leurs impôts conformément aux dispositions légales
• Quitus fiscal 2021
• Conformité aux exigences nigérianes de l’EFCC

Le soumissionnaire devra communiquer

• Le nom de son gérant et le nom de la personne habilitée à signer le contrat.
• Son chiffre d’affaires
• Son nombre d’employés

6.3 Critères techniques

Dans cette section, le soumissionnaire doit présenter une brève description de son organisation et de son expertise, ainsi que les noms des contacts impliqués dans la mise en œuvre du présent contrat.

Le soumissionnaire doit fournir au moins trois (3) preuves d’exécution d’un contrat similaire avec une ONG ou autre organisation/institution de taille MDM en fournissant une attestation de bonne exécution du contrat.

Le soumissionnaire doit fournir le nom de la personne à contacter avec MDM : téléphone et courriel.

Le soumissionnaire s’engage à :

• Répondre aux demandes par email et/ou pro forma sous 3 jours ouvrés
• Effectuer les approvisionnements à l’endroit demandé par MDM et dans le respect des critères de qualité définis par MDM.

Après ouverture des offres MDM se réserve le droit de visiter les locaux du fournisseur : bureau et lieu de stockage.

6.4 Critères financiers

Le soumissionnaire doit fournir une liste de prix détaillée des marchandises.

Le soumissionnaire précisera :

• Prix ​​unitaires TTC
• Précisez les frais de logistique s’il y a lieu

MDM ne sera pas responsable des déclarations de revenus du fournisseur, sauf que MDM déduira la retenue à la source (WHT) du montant de la facture et remettra au service des impôts du gouvernement – 5 % WHT.

Pour les soumissions par courrier électronique, les offres de prix doivent être envoyées au format pdf et également au format électronique Excel lorsque cela est possible. Cela ne peut être qu’en Naira nigérian.

6.5 Clauses supplémentaires

Le soumissionnaire sera tenu de confirmer à MDM les modalités de facturation, les modalités de paiement, les modalités des garanties, la durée de validité de l’offre, les exigences de confidentialité et les frais spécifiques payables par MDM.

7. Évaluation des offres

7.1 Examen de la conformité des offres d’un point de vue administratif

• L’objectif de cette phase est de vérifier si l’offre est conforme sur le fond aux conditions détaillées énoncées dans le présent cahier des charges. Une soumission est conforme lorsqu’elle remplit toutes les conditions, les méthodes détaillées et les spécifications contenues dans les présentes, sans divergences ni restrictions importantes.
• Les divergences ou restrictions matérielles sont celles qui ont un impact sur la portée, la qualité ou l’exécution du contrat ou qui, de manière substantielle, s’écartent de ces spécifications. Toute classification d’offres comme non conformes à des fins administratives doit être dûment justifiée dans le rapport d’évaluation.
• Lorsqu’une offre ne respecte pas ces spécifications, elle est immédiatement rejetée et ne peut alors être mise aux normes par des corrections ou la suppression des écarts ou restrictions.

7.2 Évaluation technique

Au terme de l’analyse des offres jugées conformes sur le plan administratif, le comité d’évaluation se prononce alors sur la conformité technique de chaque offre et classe les offres selon deux catégories : conformes et non conformes sur le plan technique.

Afin de faciliter l’examen et l’évaluation des offres déposées, le comité d’évaluation peut demander à chaque soumissionnaire des explications sur son offre, y compris sur la ventilation des prix unitaires le cas échéant. La demande d’explications et la réponse correspondante sont faites par écrit, cependant aucune modification ne peut être demandée, proposée ou autorisée quant à la valeur ou au fond de l’offre, sauf si une modification est nécessaire pour confirmer la correction d’éventuelles erreurs de calcul révélées lors de l’offre. processus d’évaluation. Toute qualification d’offre comme non conforme doit être dûment justifiée dans le rapport d’évaluation.

7.3 Évaluation financière

• Les offres jugées techniquement conformes sont vérifiées pour les erreurs arithmétiques dans les calculs et les totaux. Les erreurs sont corrigées par le comité d’évaluation comme suit :
• En cas de différence entre le montant indiqué en chiffres et le montant indiqué en lettres, le montant indiqué en lettres prévaudra.
• Sauf pour les contrats à prix forfaitaire, lorsqu’il existe une différence entre un prix unitaire et le montant total obtenu en multipliant ce prix unitaire par la quantité, le prix unitaire indiqué prévaut.
• Les montants ainsi corrigés engagent le soumissionnaire. Si ce dernier ne les accepte pas, son offre est rejetée.

7.4 Critères d’attribution du marché

Une grille d’évaluation reprenant ces différents critères selon une pondération servira à étayer le choix final de MDM.

Le marché sera attribué au soumissionnaire remplissant tous les critères administratifs, techniques et financiers mais également :

• Qualité
• Standardisation des processus de production/conditionnement
• Enregistrement et documentation auprès des organismes compétents en ce qui concerne les fournitures
• Délais de livraison et/ou plans de travail
• Entrepôts à Maiduguri (espace de stockage suffisant)
• Capacité à conditionner et préparer des kits NFI (main d’œuvre, machines)
• Garantie bancaire
• Type, pertinence et « qualité » des documents remis (factures, bons de livraison, etc.)

Le marché est attribué par le comité de pilotage du présent appel. Le choix du comité de pilotage est basé sur une grille d’évaluation des critères administratifs, techniques et budgétaires des propositions soumises et tels que formulés dans les TdR, puis validée par des procès-verbaux signés par tous les membres du comité de pilotage de la consultance.

Le comité de pilotage est souverain dans son choix, qui s’effectue dans le respect des principes de transparence, d’égalité de traitement des contractants potentiels et d’absence de conflits d’intérêts.