Nous ouvrons une procédure de consultation pour le choix d’un prestataire en charge de collecter les dossiers de demande de visa.
1. Objet de la consultation :
Une procédure de consultation pour le choix d’un même prestataire de services extérieur en charge des tâches matérielles liées à la collecte des dossiers de demande de visa dans la circonscription consulaire de l’ambassade de France au Bénin est lancée.
Ces tâches sont les suivantes : prise de rendez-vous, information et accueil du public, réception des dossiers, collecte des droits de visas, recueil de la biométrie, saisie du formulaire de demande de visa, numérisation des dossiers (passeport et pièces justificatives), envoi des dossiers au poste et restitution des passeports.
Dans le cadre de cette consultation, les candidats présenteront une offre sur la base du cahier des charges relatif à l’ouverture d’un centre principal de collecte des demandes de visa à Cotonou (Bénin). L’offre des candidats devra faire apparaître de façon claire la sous-traitance éventuelle des opérations qui serait mise en place.
Les centres seront impérativement équipés de stations de biométrie fixes uniquement pour le recueil des données biométriques. Des missions de recueil de la biométrie mobile pourront être proposées dans l’offre par les candidats dans des villes non dotées de centre de collecte. Dans cette hypothèse, un calendrier indicatif des fréquences des missions devra être proposé par les candidats. Les opérations de recueil à la biométrie mobile devront être opérées conformément à l’annexe 4 du cahier des charges.
L’ambassadeur de France au Bénin signera le contrat entre son poste et le prestataire retenu.
2. Calendrier de la procédure :
Lancement de l’appel à candidatures : 20 février 2025
Date limite de dépôt des offres : 28 avril 2025
Réunion d’ouverture des plis : 29 avril 2025
Décision de la réunion d’attribution : 23 juin 2025
Date d’ouverture des centres : 21 janvier 2026
3. Retrait du dossier de consultation
Le dossier de consultation sera à retirer auprès du poste de Cotonou par l’envoi d’un courriel à l’adresse suivante : [email protected]
Dans leur demande, les sociétés voudront bien préciser leur nature juridique.
Le dossier de consultation est composé :
• du modèle de contrat de prestation de services ;
• du modèle de convention de mandat ;
• du cahier des charges et de ses annexes ;
• des pièces jointes concernant la volumétrie de dossiers de court séjour et de long séjour des années 2019, 2022, 2023 et 2024 (une pièce jointe par pays) ;
• d’une fiche « renseignements à fournir » à remplir par les candidats ;
• des prérequis techniques nécessaires à la mise en place de BioNET, permettant le recueil de la biométrie.
4. Constitution des dossiers
Pour être considérées comme recevables, les offres des candidats seront rédigées en français et traiteront l’ensemble des points figurant au cahier des charges. Elles n’excéderont pas 300 pages rédigées au format du document « renseignements à fournir », annexes comprises. Une preuve de l’enregistrement effectif de la société auprès des autorités locales du pays devra être annexée à l’offre lors du dépôt sous peine de ne pas être retenue. Le cas échéant, cette condition sera remplie par l’existence d’un contrat de partenariat avec une société locale (le contrat devra alors être déposé à l’appui du dossier).
Les critères de sélection figurent dans le document « renseignements à fournir ». Ce document, dûment complété, sera impérativement annexé aux offres déposées. Les offres dont les informations ne seront pas détaillées ou suffisamment rédigées ne pourront pas être retenues.
Les dossiers de candidature devront contenir les éléments obligatoires suivants (dossier irrecevable en cas de document manquant) :
une lettre de motivation,
un document « renseignements à fournir » complété,
une preuve de l’enregistrement de la société candidate au bénin ou une preuve que la société candidate est en cours d’enregistrement dans ce pays ou une preuve d’un partenariat en cours ou à venir de la société candidate avec une société enregistrée dans ce pays.
Le poids maximum de chaque document numérique sera de 200 Mo.
5. Modalités de dépôt des candidatures
Les candidats souhaitant poser des questions pourront les adresser avant le 14 avril 2025 au poste via l’adresse indiquée ci-dessus, en veillant à les regrouper. Tous les candidats ayant retiré le dossier à date recevront la ou les réponses aux questions posées par les candidats.
Chaque candidat déposera le dossier numérique de son offre sur Démarches-Simplifiées au plus tard le 28 avril 2025 avant minuit (heure de Paris). Une notification automatique par courriel sera adressée au candidat une fois le dossier enregistré. Le candidat sera réputé notifié 24 heures après avoir déposé son offre. Une fois déposé le dossier n’est plus modifiable. En cas de difficultés techniques le candidat contactera le poste.
6. La durée du contrat et négociation accordée par le poste sera de cinq années, éventuellement prorogé à échéance de manière expresse et pour une durée n’excédant pas trois ans.
Le poste se réserve le droit de retenir ou pas les services annexes proposés par la société au titre de l’annexe 3 avant la signature du contrat. Une négociation portant sur la ou les offres pourra être envisagée au terme de l’étude de toutes les offres avec les candidats soumissionnaires.
7. Le non-respect des conditions de dépôt des offres énoncées dans le présent appel à candidature entraînera l’élimination de l’offre.
