SOMMAIRE
I – Contexte et objet de l’appel d’offres
A- Contexte
1- Présentation Alima
2- Réglementation Applicable
B- Objet de l’Appel d’offres
1- Origine des fonds
2- Soumissionnaires éligibles
3- Rôles et tâches du transitaire
a- Enlèvement direct
b- Procédures douanières
c- Entreposage et livraison
d- Stockage
e- Assistance pour l’obtention des titres d’exonération
f- Expertise conseil
g- Gestion de la chaîne de froid
h- Analyse des données et reporting
4- Cadre contractuel
II- Déroulement du processus
- Préparation de l’offre et Instruction aux soumissionnaires)
- Soumission de l’offre
- Analyse et évaluation des offres
- Clarification des offres
- Attribution du marché
III- Calendrier
CONTEXTE ET OBJET DE L’APPEL D’OFFRES
CONTEXTE
1- Présentation d’ALIMA
The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une ONG humanitaire médicale internationale qui fournit des soins de qualité aux personnes les plus vulnérables dans des situations d’urgence ou de crises récurrentes sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.
Le patient est au cœur de notre vision stratégique. Nos actions sont basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus.
ALIMA repose sur une gouvernance inclusive et travaille en partenariat avec des organisations médicales locales et nationales, des écoles et des instituts de recherche internationaux pour développer, en plus de projets de prise en charge des patients, des projets d’innovation et de recherche opérationnelle.
ALIMA est une organisation à taille humaine, agile et centrée sur l’humain. C’est un employeur socialement responsable, offrant à ses collaborateurs un environnement de travail stimulant et respectueux de l’équilibre vie privée – vie professionnelle.
Plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.
NOS PAYS D’INTERVENTIONS ACTUELS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie, Sénégal, Soudan, Kenya, Etats Unis d’Amérique, France (cette liste est non exhaustive, d’autres pays peuvent venir en addition)
**NOS THÉMATIQUES PROJET :**Malnutrition, Santé Maternelle et infantile, Santé Primaire, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, santé mentale, Recherche …
NOTRE CHARTE :
1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective
7. La responsabilité environnementale
ALIMA évolue dans des contextes difficiles et a recours à des grandes équipes multiculturelles pour la mise en œuvre des opérations et la réalisation de sa mission sociale.
2- RÉGLEMENTATION APPLICABLE
En présentant son offre, le soumissionnaire accepte la totalité, sans restriction, des conditions générales et particulières qui régissent ce marché, comme étant la seule base de cette procédure d’appel d’offres, quelles que soient ses propres conditions de vente auxquelles il déclare renoncer. Les soumissionnaires sont réputés avoir examiné attentivement tous les formulaires, instructions, dispositions contractuelles et spécifications contenus dans ce Dossier d’Appel d’Offres et s’y conformer. Le soumissionnaire qui ne fournit pas dans les délais requis toutes les informations et tous les documents nécessaires verra son offre rejetée. Les présentes Instructions aux Soumissionnaires définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions dans le cadre du présent appel d’offres, en conformité avec la Réglementation des Marchés de Toute Nature passés au nom de ALIMA.
OBJET DE L’APPEL D’OFFRES
Dans le cadre de ses activités humanitaires, ALIMA s’approvisionne, en local et à l’international, auprès des différentes centrales d’achats, fournisseurs en produits pharmaceutiques et autres intrants médicaux ou logistiques.
Le présent Appel d’Offres porte sur la sélection d’un prestataire de services de Transit et transport import/export, Aérien, maritime, routier, ferroviaire et/ou tout autres formes de transports possibles aux différents ports d’entrée et qui sera en charge d’assurer, l’enlèvement, la réception, le transport international, le dédouanement et le transport pour livraison des arrivages des programmes d’ALIMA dans des conditions de rapidité, de sécurité, d’économie et de fiabilité.
Alima a l’intention de signer un contrat cadre avec un seul prestataire pour une durée de deux ans, avec une possibilité d’extension pour une année supplémentaire.
Les conditions suivantes s’appliqueront en cas de signature du contrat :
– La société adjudicatrice accordera les mêmes conditions que les présentes à toute autre nouvelle ouverture de mission d’Alima, après accord écrit du département Logistique de Alima.
– Le contrat Cadre demeurera valide deux ans après la signature et pourra être prolongé en cas de satisfaction des deux parties pour une année supplémentaire. La société adjudicatrice devra garantir que les prix seront fixe à compter de la date de signature du contrat et ce, durant toute la durée du contrat. Toute demande de modification (Hausse ou baisse) des prix devra être notifiée à ALIMA par écrit 90 (quatre-vingt et dix) jours avant l’échéance de la période des 24 mois. La société adjudicatrice devra justifier toute hausse de prix. ALIMA est en droit d’accepter la hausse de prix ou d’annuler le Contrat et devra avertir le prestataire de sa décision, par écrit.
1- Origine des fonds
Pour la réalisation de ces projets, ALIMA reçoit des financements de différents bailleurs Ex : ECHO, UNITAID, FDA, ELMA etc. (la liste n’est pas exhaustive). Il est possible que ALIMA finance sur fond propre également certaines activités.
2- Soumissionnaires éligibles
2.1 Le présent appel d’offres est ouvert aux sociétés de transit légalement constituées et exerçant ou pouvant exercer librement dans tous les pays ou Alima mène ses activités.
2.2 Il n’existe aucune obligation quant à la nationalité du soumissionnaire et de toutes les parties le composant.
2.3 Un soumissionnaire s’interdit tout conflit d’intérêt. Les soumissionnaires en situation de conflit d’intérêt doivent déclarer l’objet du conflit d’intérêt à la soumission du présent appel d’offre sous peine de disqualification.
2.4 Les soumissionnaires ne doivent pas être associés ou avoir été associés à une entreprise ou un quelconque affilié engagé par ALIMA pour fournir des services de conseil dans le cadre de la préparation, de la conception, des spécifications et des documents qui doivent être utilisés pour l’achat de services en vertu du présent appel d’offres.
3- Rôles et tâches du transitaire
Le prestataire sélectionné aura comme rôle principal, en tant que transitaire, d’organiser la réception, le transport, le passage en douane et l’enlèvement aux ports de sortie et d’entrée (port, aéroport ou frontière terrestre) en temps opportun, conformément aux instructions d’ALIMA et en ayant recours aux procédures administratives et douanières en vigueur les plus sûres et les plus économiques possibles sur l’ensemble de ses missions.
Il doit être en mesure d’accomplir les tâches suivantes :
a) Enlèvements directs
Le transitaire devra tenir compte du caractère urgent des activités d’aide humanitaire que mène ALIMA dans le pays et trouver les façons de traiter et de livrer les arrivages dans les plus brefs délais en procédant à l’enlèvement par procédure douanière simplifiée (enlèvement direct) même en situation d’urgence comme les grèves, les émeutes, la congestion aux ports.
b) Procédures douanières
Le transitaire devra posséder une connaissance fondamentale et une parfaite maîtrise des formalités de dédouanement locales de chaque pays ainsi que des services connexes. Il fournira des conseils sur la réglementation nationale de chaque pays en matière d’importation et d’exportation.
Il devra présenter après chaque prestation la preuve du passage en douane
c) Entreposage et livraison
Le transitaire procèdera à l’entreposage des arrivages pendant la période en douane ou s’il y a lieu, après le dédouanement et donnera des conseils sur les installations, les tarifs et les procédures connexes. Il prendra également en charge la livraison des arrivages aux points indiqués par ALIMA. Le transitaire devra disposer d’entrepôts sûrs et fonctionnels à tous les ports d’entrée dans le pays.
Le délai de livraison sera convenu entre le fournisseur et ALIMA selon la destination et le type d’articles concernés. Dans son offre, le fournisseur indiquera alors le délai maximal (en semaines) selon les pays.
d) – Stockage
Le transitaire devra fournir des solutions de stockage sur l’ensemble des pays ou Alima possède une implémentation.
e) Assistance pour l’obtention des titres d’exonération et carnet ATA
Le transitaire devra apporter un appui au niveau des ministères concernés, et des services de douane, pour le dépôt, le suivi, l’obtention et la liquidation des différents certificats. Il désignera des agents de liaison qui seront en contact permanent avec ALIMA.
f) Expertise-Conseil
Le transitaire peut fournir des services d’expert-conseil en matière de transport, de dédouanement ou d’assurance en cas de dommages subis par les arrivages au cours du transport.
Il devra nous appuyer sur le renseignement et la mise à jour des fiches pays (interne pays missions Alima) mais aussi celui sur le portail msf Supply.
g) Gestion de la chaîne de froid
En plus de disposer de moyens logistiques pouvant réceptionner les commandes Alima à transporter sous températures contrôlées (chaînes de froid), le transitaire devra également avoir une parfaite maîtrise de la gestion des expéditions chaîne de froid jusqu’à la réception par la mission Alima sans rupture de la chaîne de froid.
h) Analyse des données et reporting
Outre les échanges quotidiens entre Alima et le transitaire, ce dernier doit fournir un rapport trimestriel faisant ressortir les différents frets reçus, les délais de traitement et de livraison sur les missions.
i) Négociation des tarifs
Le transitaire devra présenter pour chaque demande un comparatif de 03 cotations. Il doit être en mesure de négocier et d’obtenir les meilleurs tarifs possibles auprès des consignataires et prestataires de services en manutention, gardiennage, acconage et autres services connexes.
Le transitaire dans son offre doit présenter les frais fixes de gestion de dossiers en détail.
Il doit aussi proposer les prix au Kg pour chaque prestation selon mode de transport, Frais mise au FOB, Surcharges, Emballages et Tarification des OP Log ex EXW/Aéroport, Opération contrôle des colis, Entreposage, palettisation, coût journalier au frigo pour les chaînes de froid etc.
ALIMA se réserve le droit de comparer les offres du soumissionnaire retenu pour le présent appel d’offre avec d’autres prestataires pour vérification.
4- Cadre contractuel
L’objectif principal est d’identifier un prestataire de services capable de comprendre et répondre à nos multiples besoins.
Le marché sera attribué au soumissionnaire qualifié dont l’offre est pour l’essentiel conforme au cahier des charges dans sa partie administrative, dont l’offre financière est la plus intéressante et qui également répond à ces éléments cités :
- Garantie proposée sur le transport
- Prix honoraire transitaire détaillé et Garantie de leur stabilité
- Capacités de stockage en chaîne de froid
- Représentant ou partenaire dans les pays d’interventions d’Alima. Un bureau à Dakar sera un plus.
- Conditions de paiement
- Modalités de paiement
Le transitaire qui sera sélectionné à la suite de ce processus devra signer un contrat cadre avec ALIMA afin de formaliser la collaboration sur une période de deux ans renouvelables pour une année supplémentaire.
Le transitaire sélectionné sera considéré transitaire préférentiel de ALIMA ONG pour la fourniture de services Transit et transport import/export, Aérien, maritime, routier aux différents ports d’entrée comme énoncée dans L’objet de L’appel d’offre
Par conséquent, ALIMA ONG ne concède, toutefois, aucun droit d’exclusivité, se réserve le droit, le cas échéant, pour tout autre besoin de service en douane jugé spécifique, à des demandes d’offres ponctuelles ou au lancement d’un nouvel appel d’offres en cas de nécessité.
Les demandes seront réalisées au fur et à mesure des besoins, sans aucun engagement sur un poids / volume minimal ou maximal.
- Droit d’accepter et de rejeter toute offre non conforme
Une offre rejetée par ALIMA ne peut pas être rendue conforme par le soumissionnaire en remédiant à la non-conformité. Une offre conforme se définit comme une offre répondant à toutes les conditions générales de l’appel d’offres lancé par ALIMA, sans aucune divergence substantielle.
ALIMA se réserve le droit de rejeter toute offre si un soumissionnaire a précédemment échoué à exécuter correctement un marché passé ou à livrer dans les délais conformément aux conditions du marché, ou si le soumissionnaire n’est pas, selon ALIMA, en position d’honorer le marché.
Les soumissionnaires renoncent à tout droit de faire appel de la décision prise par ALIMA.
- Droit d’ALIMA d’annuler la procédure de l’appel d’offres
ALIMA se réserve le droit d’annuler le processus d’appel d’offres et de rejeter toutes les offres à quelque moment que ce soit préalablement à l’attribution du marché, sans encourir aucune pénalité vis-à-vis du ou des soumissionnaires concernés et sans avoir aucune obligation d’informer le ou les soumissionnaires des raisons motivant l’action d’ALIMA.
DÉROULEMENT DU PROCESSUS
1- Préparation de l’offre et instruction aux soumissionnaires
- Langue
L’offre, ainsi que toute la correspondance et tous les documents concernant la soumission, échangés entre le Soumissionnaire et ALIMA seront rédigés en français.
- Documents constitutifs de l’offre
- Les documents et numéro d’agrément IATA
- Les Statuts du Commissionnaire en transports
- La franchise pour le stockage dans les entrepôts
- L’agrément en douane en cours de validité
- Une attestation de non faillite et liquidation judiciaire en cours de validité à la date d’ouverture des plis
- Une déclaration sur l’honneur précisant que le Soumissionnaire n’a pas fait l’objet d’un jugement susceptible d’aboutir à une situation de faillite ou de perte totale ou partielle du droit d’administrer ou de disposer de ses biens
- Une note de présentation du Soumissionnaire sur son organisation, ses effectifs, ses infrastructures.
- Une lettre d’engagement environnemental et social serait un plus
- Les références de la société
- Mention des tarifs
Le soumissionnaire précisera si les tarifs proposés sont en HT (hors taxes) ou TTC incluant toutes les taxes et s’ils sont fermes ou révisables.
Les tarifs doivent être libellés en Euro et les paiements au titre du marché seront effectués de la même manière.
Des négociations et/ou entretiens pourront être organisés avec les meilleures propositions, afin d’en optimiser les démarches d’analyse.
Lorsque les prix feront l’objet de révision pendant l’exécution du marché, il appartiendra au soumissionnaire de fournir les indices et pondération par mail.
- Coûts liés à la préparation de l’offre
Tous les coûts liés à la préparation de la présente offre sont à la charge du soumissionnaire, qu’il soit sélectionné ou non.
2- Soumission de l’offre
- Cachetage et marquages des offres
Le dossier complet avec en tête et cachet de l’entreprise devrait être adressé par courrier électronique au service logistique à l’adresse suivante [email protected]
Un accusé de réception vous sera envoyé par voie électronique à réception du dossier
- Date et heure limite des offres
Les offres doivent être soumises au plus tard le 30/12/2022 à 17H GMT
- Offres hors délai
ALIMA n’examine aucune offre arrivée après l’expiration du délai de soumission des offres. Toute offre reçue après la date et l’heure limite de dépôt des offres sera déclarée hors délai.
- Modification ou retrait des offres
Un soumissionnaire peut retirer, remplacer, ou modifier son offre après l’avoir envoyé, par voie de notification écrite. La modification ou l’offre de remplacement correspondante doit être jointe à la notification écrite. Toutes les notifications doivent être :
- Reçues par ALIMA avant la date et l’heure limites de remise des offres conformément au cahier de charge.
- Les offres dont les soumissionnaires demandent le retrait seront annulées.
Aucune offre ne peut être retirée, remplacée ou modifiée entre la date et l’heure limites de dépôt des offres et la date d’expiration de la validité spécifiée par le Soumissionnaire.
3- Analyse et évaluation des offres
- Evaluation et Comparaison des offres
L’évaluation des offres reçues sera effectuée sur la base des éléments cités dans le point 5. Cadre contractuel.
Un comité de sélection sera mis en place en interne par l’ONG ALIMA.
Le comité de sélection procédera à l’évaluation et à la comparaison des offres en procédant dans l’ordre suivant à :
- L’examen de la conformité des offres
- L’élaboration d’une grille d’analyse comparative des offres pondérée pour prise de décision sur les aspects Techniques & Financières
- Conformités – Non conformités – erreurs ou omissions
Une offre conforme pour l’essentiel est une offre conforme à toutes les stipulations, spécifications et conditions du CDC, sans divergence, réserve ou omission substantielle.
ALIMA déterminera si l’offre est conforme pour l’essentiel aux dispositions du CDC en se basant sur son contenu sans avoir recours à des éléments de preuve extrinsèques.
ALIMA écartera toute offre qui n’est pas conforme pour l’essentiel au CDC et le Soumissionnaire ne pourra pas par la suite la rendre conforme en apportant des corrections à la divergence, réserve ou omission substantielle constatée.
Si une offre est conforme pour l’essentiel, ALIMA peut demander au Soumissionnaire de présenter, dans un délai raisonnable, les informations ou la documentation nécessaire pour remédier à la non-conformité ou aux omissions non essentielles constatées dans l’offre en rapport avec la documentation demandée. Pareille omission ne peut, en aucun cas, être liée à un élément quelconque du prix de l’offre. Le Soumissionnaire qui ne ferait pas droit à cette demande peut voir son offre écartée.
S’il y a contradiction entre le prix unitaire et le prix total obtenu en multipliant le prix unitaire par les quantités, le prix unitaire fera foi et le prix total sera corrigé, à moins que, de l’avis de ALIMA, la virgule des décimales du prix unitaire soit manifestement mal placée, auquel cas le prix total indiqué prévaudra et le prix unitaire sera corrigé ;
Si le total obtenu par addition ou soustraction des sous totaux n’est pas exact, les sous totaux feront foi et le total sera corrigé.
4- Clarification des offres
Pour faciliter l’examen, l’évaluation, la comparaison des offres et la vérification des qualifications des soumissionnaires, ALIMA a toute la latitude pour demander à un soumissionnaire des éclaircissements sur son offre. Aucun éclaircissement apporté par un soumissionnaire autrement qu’en réponse à une demande de ALIMA ne sera pris en compte. La demande d’éclaircissement de ALIMA, comme la réponse apportée, seront formulées par écrit.
ALIMA se réserve le droit de rejeter une offre au cas où un soumissionnaire n’apporte pas de réponse à une demande d’éclaircissement dans le délai fixé par la lettre de demande.
5- Attribution du marché
ALIMA attribuera le Marché au Soumissionnaire dont l’offre aura été évaluée la moins-disante et jugée substantiellement conforme au CDC, à condition que le Soumissionnaire soit en outre jugé qualifié pour exécuter le Marché de façon satisfaisante.
- Notification de l’attribution du Marché
Avant l’expiration du délai de validité des offres, ALIMA notifiera au Soumissionnaire retenu, par écrit, que son offre a été retenue en même temps qu’il notifie également aux autres soumissionnaires les résultats de l’appel d’offres.
ALIMA répondra par la même occasion les autres soumissionnaires rapidement dont l’offre n’a pas été retenue.
- Signature du Marché
Dans les meilleurs délais après la notification de l’attribution du Marché, ALIMA enverra au Soumissionnaire retenu le contrat à valider.
CALENDRIER
Publication et Invitation à soumettre à l’AO Ouvert : 01/12/2022
Clarification questions soumissionnaires : Du 05/12 au 16/12/2022
Clôture de la réception des offres : 30/12/2022
Dépouillement et évaluation des offres : Du 04/01/2023 au 13/01/2023
Notification aux soumissionnaires (refus /prestataires préqualifiés) : A partir du 20/01/2023
Contractualisation : A partir du 01/02/2023
How to apply
Les offres doivent nous parvenir le Vendredi 30/12/2022 à 17h 00 GMT au plus tard par courrier électronique à l’adresse [email protected]
Pour tout renseignement complémentaire, les soumissionnaires peuvent aussi contacter le Service Approvisionnement, par courrier électronique à l’adresse [email protected]
