Le bureau de la Banque mondiale recherche une personne dynamique pour rejoindre son équipe en tant qu’assistant(e) d’équipe temporaire à long terme. La personne retenue apportera un soutien administratif aux équipes chargées d’assister les clients de la Banque mondiale.
Détails de l’offre d’emploi de la Banque mondiale pour le poste d’assistant(e) d’équipe temporaire à long terme
Remarque : Le candidat retenu se verra offrir un contrat d’un an, renouvelable une ou deux fois, à la discrétion du Groupe de la Banque mondiale, et dans la limite d’une durée maximale de trois ans pour un contrat de trois ans. Si un contrat de trois ans prend fin avant son terme, la durée restante est comptabilisée comme une année complète dans le calcul de la durée maximale. Les anciens et actuels membres du personnel de trois ans ayant achevé tout ou partie de leur contrat ne sont pas admissibles à de futurs contrats de trois ans.
Fonctions et responsabilités :
Soutien opérationnel
- Apporter un soutien à la préparation et à la mise en œuvre des projets et activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
- Fournir un soutien administratif pour les achats, le traitement des paiements et la gestion des contrats, conformément aux politiques de la Banque mondiale.
- Aider à organiser les déplacements du personnel et des missions en visite, notamment en ce qui concerne les visas, la billetterie, l’hébergement et le transport.
- Organisation de réunions, d’ateliers et d’événements, y compris la logistique, la documentation et la coordination avec les fournisseurs et les participants.
- Tenir à jour les dossiers et les fichiers du bureau en veillant à leur exactitude, à leur confidentialité et à leur conformité aux procédures de la Banque mondiale.
- Rédiger la correspondance courante, les rapports et les comptes rendus de réunion selon les besoins.
- S’assurer que les autorisations nécessaires sont obtenues et transmises en temps opportun au directeur de division pour signature.
- Effectuer des examens des états de dépenses du projet (SOE) pour confirmer l’admissibilité des dépenses engagées.
- Aider les chefs d’équipe à obtenir le soutien et les conseils du siège de la Banque mondiale à Washington, du service Global Practice (GP), du service Resource Management (RM) et du service de traitement des projets et autres questions.
- Participer aux missions de terrain du projet à la demande du superviseur.
- Effectuer toute autre tâche administrative assignée par le directeur pays ou le superviseur désigné.
Gestion du temps
- Tenir à jour et coordonner le calendrier du bureau, notamment en planifiant les réunions, les rendez-vous et les événements pour le personnel et les missions en visite.
- Gérer de manière proactive les priorités conflictuelles et assurer une utilisation optimale des équipes et des ressources de réunion.
- Suivre les échéances des livrables clés, assurer le suivi des tâches en suspens et envoyer des rappels opportuns au personnel et à la direction.
- Participer à l’élaboration et au suivi des plans de travail pour les activités administratives et opérationnelles.
Planification logistique et gestion des données
- Assurer la liaison avec les fournisseurs, les prestataires de services et les équipes internes afin de garantir que toutes les dispositions logistiques sont en place et conformes aux normes de la Banque mondiale.
- Préparer et traiter les autorisations de voyage, les demandes de remboursement de frais et les documents connexes conformément aux procédures de la Banque mondiale.
- Collecter et saisir les données fournies par les chefs d’équipe dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports d’état d’avancement des projets.
- Tenir à jour les dossiers de projets de la division (papier et électroniques), extraire les données de diverses sources et les compiler à l’intention du directeur de la division et/ou de l’unité de gestion du pays (UGP).
- Tenir à jour une base de données de contacts pertinente pour le secteur de la Papouasie-Nouvelle-Guinée
- Créer et tenir à jour des listes de distribution standard pour chaque projet
- Tenir à jour le système de classement des correspondances et des rapports des chefs d’équipe (TTL) basés en Papouasie-Nouvelle-Guinée et à l’étranger
- Diffuser en temps opportun la correspondance, tant en interne qu’en externe, aux parties concernées, en veillant à la bonne procédure de classement électronique.
- Assurer une communication claire avec les clients, conformément aux directives de la Banque.
Critères de sélection
Remarque : « La préférence sera accordée aux candidats locaux, c’est-à-dire aux personnes autorisées à travailler sur le lieu d’affectation pour n’importe quel employeur. Les candidats internes peuvent postuler conformément aux directives en vigueur. »
- Diplôme d’études secondaires et 5 ans d’expérience pertinente ou combinaison équivalente de formation et d’expérience
- Une expérience professionnelle antérieure au sein d’organisations donatrices bilatérales ou multilatérales en Papouasie-Nouvelle-Guinée est fortement souhaitable.
- Capacité à maîtriser rapidement les fonctions avancées des applications informatiques standard de la Banque et des logiciels de pointe, ainsi que les procédures de gestion des dossiers et de classement en ligne de la Banque mondiale.
- Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation, et capacité à produire un travail de haute qualité sous pression.
- A fait preuve d’initiative et de débrouillardise.
- Collaborateur engagé au sein d’une équipe, doté de compétences interpersonnelles avérées et capable de travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
- Capacité à rédiger de la correspondance courante et à corriger des documents en utilisant une grammaire, une ponctuation et un style appropriés.
- Capacité à assurer le suivi des priorités de l’équipe en l’absence du chef d’équipe et à répondre aux demandes d’information.
- Capacité d’adaptation aux besoins changeants de l’entreprise grâce à une formation continue.
Attributs culturels du Groupe de la Banque mondiale :
- Sens de l’urgence : Anticiper et répondre rapidement aux besoins des parties prenantes internes et externes.
2. Prise de risques réfléchie : Remettre en question le statu quo et repousser les limites pour un impact accru.
3. Responsabilisation : Se donner les moyens d’agir et responsabiliser chacun quant aux résultats.
Compétences fondamentales du Groupe de la Banque mondiale
Conformément à la politique du Groupe de la Banque mondiale, un contrat à durée prolongée (CDP) est limité à une durée maximale de trois (3) ans. Les anciens et actuels membres du personnel CDP ayant achevé ou étant en voie d’achever leur troisième année de contrat ne sont pas admissibles à de futurs contrats CDP.
Nous sommes fiers d’être un employeur qui respecte l’égalité des chances et qui est inclusif, avec un personnel dévoué et engagé, et nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Découvrez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à la SFI , notamment nos valeurs et des témoignages inspirants.
Voir aussi : Postulez pour ce poste au Bureau des affaires de désarmement des Nations Unies (ONU-ODA)- (24 mai 2026)
