Une mission diplomatique est un groupe de personnes d'un État ou d'une organisation intergouvernementale internationale......
Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
- Intitulé du poste 1 : Commis administratif OBO – Ouvert à : Tous les candidats intéressés / Toutes les sources – RDC
Devoirs
Sous la direction du responsable de la sécurité du site (RSS), l’agent administratif des opérations immobilières à l’étranger (OIE) est chargé de la gestion administrative générale du bureau des opérations de sécurité. En dehors de ses fonctions d’agent administratif, il peut être amené à assister, au besoin, les enquêteurs nationaux du Service extérieur (ENSE) dans leurs enquêtes de sécurité et la préparation des documents de vérification.
SOUTIEN ADMINISTRATIF
• Fournit un soutien administratif aux opérations du bureau du SSM sous la direction du SSM et/ou du SSM adjoint (DSSM).
• Prépare et rédige divers rapports, courriels et correspondances.
• Gère les dossiers de bureau électroniques et non électroniques (documents du personnel, etc.) et les rapports dans des endroits facilement accessibles, par exemple sous forme électronique ou dans des classeurs approuvés.
• Développe des outils pour optimiser les opérations du SSM.
• Surveille les échéances de recertification de sécurité nécessaires pour le personnel de sécurité et de gestion de la construction.
• Organise les demandes d’accès quotidiennes.
• Collecte et soumet les feuilles de temps et de présence.
• Organise les déplacements et soumet les notes de frais.
• Achète les fournitures de bureau, les frais de stationnement, de transport et les services de bureau consommables à l’aide de la petite caisse, jusqu’à concurrence de 1 000 $.
ADMINISTRATION FINANCIÈRE
• Gérer les dépenses financières et les procédures comptables du personnel de sécurité du site
• Fournir des conseils sur le budget du bureau de sécurité
• Vérifier la validité et l’exactitude des pièces justificatives de paiement
• Enregistrer et déclarer les dépenses de petite caisse
• Lancer les demandes d’achat, y compris la coordination avec le GSO de l’ambassade, le cas échéant
AUTRES TÂCHES ADMINISTRATIVES
• Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel, notamment :
• Aider les agents diplomatiques et consulaires à constituer leurs dossiers de vérification des antécédents et à remplir les documents administratifs
• Coordonner la réception des biens et services ; s’assurer que les rapports de réception sont signés
• Tenir à jour les registres des cartes d’identité diplomatiques/consulaires délivrées par le gouvernement hôte
• S’assurer que les cartes d’identité sont restituées au départ du personnel
• Assurer la liaison avec le service d’information de l’ambassade
Qualifications et évaluations
Exigences:
Un minimum de deux (2) ans d’expérience en administration, en gestion ou en service à la clientèle dans un environnement de bureau est requis.
LANGUE :
- Anglais : Un bon niveau de maîtrise (lecture/écriture/expression orale) est requis.
- Français : Bon niveau de connaissance pratique (lecture/écriture/expression orale requis).
COMPÉTENCES ET APTITUDES :
- Doit être capable d’utiliser un ordinateur pour la saisie de données, les tableurs, le traitement de texte et la messagerie électronique.
Exigences en matière de formation :
L’obtention d’ un diplôme d’études secondaires est requise.
Évaluations :
Votre candidature sera évaluée en fonction des qualifications et exigences décrites dans cet avis de vacance de poste.
Il se peut qu’un test de langue ou de compétences vous soit demandé avant l’embauche.
Vous devez remplir le formulaire de candidature et fournir les documents requis. Votre candidature doit détailler toutes les qualifications et exigences du poste, notamment en matière de formation, d’expérience, de langues et de connaissances/compétences/aptitudes mentionnées. Toute candidature incomplète pourrait être rejetée.
Qualifications:
Tous les candidats retenus devront obtenir des certifications médicales et de sécurité.
Avantages et autres informations
Avantages:
Avantages pour les agences :
La mission américaine offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs aux employés locaux.
Pour les candidats membres de la famille admissibles (EFM), les avantages sociaux doivent être discutés avec le service des ressources humaines. Le barème de rémunération est établi par le service des ressources humaines et confirmé par Washington, D.C.
Autres informations :
PROCESSUS DE SÉLECTION PAR PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE :
Une priorité d’embauche est accordée aux candidats admissibles et qualifiés, selon l’ordre indiqué ci-dessous. Il est essentiel de décrire précisément votre situation dans votre candidature ; à défaut, vous pourriez être jugé inéligible à cette priorité.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE
- Membre de famille admissible à une nomination (AEFM) / Membre de famille admissible citoyen américain (USEFM) qui est un ancien combattant américain admissible à une préférence*
- AEFM / USEFM
- Personnel du Service extérieur (FS) en congé sans solde (LWOP) et personnel de la fonction publique (CS) bénéficiant de droits à la réintégration **
IMPORTANT : Les citoyens américains membres de la famille admissibles (USEFM) qui demandent le statut d’ancien combattant américain bénéficiant d’une priorité d’embauche doivent fournir une copie de leur formulaire DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de démobilisation du service actif »), de préférence la copie n° 4, une lettre du Département des affaires des anciens combattants (VA) attestant de l’existence actuelle d’une invalidité liée au service, ou tout document équivalent. Une « attestation » est tout document écrit des forces armées certifiant que le militaire devrait être libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de l’attestation par le demandeur. La lettre d’attestation doit être sur papier à en-tête de la branche militaire concernée et indiquer : (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de démobilisation ; et (2) la nature du service. La soumission de documents acceptables est obligatoire pour bénéficier de la priorité d’embauche.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du Service extérieur en congé sans solde et aux employés du Service civil ayant des droits de réintégration dans leur agence ou bureau.
Pour les définitions complètes des termes AEFM, USEFM, EFM, membre du ménage, etc., veuillez consulter les définitions du formulaire 3 FAM 7210.
CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES RELATIVES À L’EMPLOI
Les points suivants s’appliquent uniquement aux EFM, USEFM et AEFM :
- Les employés actuels ayant bénéficié d’une priorité d’embauche et qui se trouvent dans leurs 90 premiers jours d’emploi ne sont pas admissibles. Cette restriction ne s’applique pas aux contrats temporaires ni aux horaires de travail intermittents ou irréguliers.
- Les candidats bénéficiant d’une préférence d’embauche et ayant déjà accepté une offre d’emploi conditionnelle ne peuvent se voir proposer une seconde offre d’emploi conditionnelle que s’ils retirent par écrit leur candidature pour le premier poste.
Les dispositions suivantes s’appliquent uniquement au personnel recruté localement (LE) :
- Les employés actuellement en période probatoire ne sont pas admissibles.
- Les employés actuels dont la note globale est « À améliorer », « Insatisfaisante » ou dont le score MBC est inférieur à 100 points sur leur rapport de performance le plus récent ne sont pas admissibles.
Comment postuler :
Cliquez sur le bouton « Postuler à ce poste » en haut de la page pour commencer votre candidature. Pour visionner une vidéo explicative sur la procédure de candidature, cliquez ici .
Veuillez inclure dans votre candidature toute expérience pertinente, toute formation, toutes compétences linguistiques (y compris l’anglais) et toutes compétences ou exigences liées à l’emploi.
Vous pouvez modifier votre candidature à tout moment avant la date limite de dépôt des candidatures. Si vous ne soumettez pas un dossier de candidature complet avant cette date, votre candidature pourrait être rejetée.
Pour obtenir une copie de la description de poste complète, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Pour demander un aménagement raisonnable, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Documents requis :
Pour être admissible en fonction de votre formation, vous DEVEZ soumettre le diplôme et/ou les relevés de notes demandés afin de justifier de vos qualifications avant la date de clôture de cet avis de vacance. Le défaut de fournir les renseignements demandés, ou des renseignements insuffisants pour vérifier votre admissibilité, pourrait entraîner votre disqualification pour ce poste.
Tous les candidats :
• Permis de séjour et/ou de travail
• Diplôme d’études secondaires
• Copie du passeport
• Preuve de citoyenneté
Candidats admissibles au titre des membres de la famille :
• Copie de l’ordre de mission/de l’avis d’affectation du parrain (ou équivalent)
• Copie du passeport
• Formulaire DD-214 – Copie n° 4, lettre du ministère des Anciens Combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
• Formulaire SF-50 (le cas échéant)
Prochaines étapes :
Le service des ressources humaines contactera les candidats retenus. Pour plus d’informations sur les candidatures et les opportunités d’emploi au sein de notre mission, veuillez consulter le site web de la mission américaine (usembassycd.gov) ou nous suivre sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler avec nous.
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