Plan International est une organisation de développement communautaire centré sur l’enfant, sans affiliation religieuse, politique ou gouvernementale.
Fondée en 1937, Plan International œuvre pour la protection des enfants et le progrès de leurs droits. Pour rester pertinente, efficace et efficiente, pour la période 2017-2030, l’organisation aligne son programme sur les Objectifs du Développement Durable (ODD) afin de renforcer particulièrement son engagement pour le développement des droits des enfants avec un accent particulier sur l’égalité des filles. Pour cela, elle se fixe pour l’horizon 2030 l’objectif d’œuvrer pour un monde juste qui fait progresser les droits de l’enfant et l’égalité pour les filles.
À cet effet, pour la période 2017-2022, Plan International ambitionne d’agir pour que 100 millions de filles puissent apprendre, diriger, décider et s’épanouir.
Plan International intervient au Niger principalement dans les Régions de Dosso (depuis 1998) et Tillabéry (à partir de 2004). Elle est aussi présente à Diffa depuis 2015 dans le cadre de la réponse aux urgences humanitaires.
Dans le cadre de ses activités, Plan International Niger cherche des cadres qualifiés pour occuper le poste ci-dessous :
- Poste : (01) Procurement and Logistic Manager
- Lieu : Niamey
- Répondant : Operation Director
- Date de cloture: 14/12/2021
- Type de Contrat : CDD de douze (12) mois avec possibilité de renouvellement selon les performances et la disponibilité budgétaire.
- Résumé du poste :
Le/La Directeur (trice) des Achats et de la Logistique est responsable de la gestion et de la supervision de la fonction achats et logistique pour les opérations dans le pays, y compris le transport, l’entrepôt, la gestion des actifs et l’administration des bureaux.
Il/Elle est donc responsable de l’organisation et de la coordination efficaces et efficientes des équipes logistiques et administratives, assurant la planification de l’approvisionnement et un soutien logistique proactif en amont pour répondre aux besoins et aux exigences des projets, assurant la conformité aux procédures et systèmes des donateurs, des subventions et du plan international et le respect de normes et d’une éthique élevée. Le/La Directeur (trice) des Achats et de la Logistique supervisera également la performance et la conformité des opérations dans les bureaux de terrain.
- Responsabilités et tâches
Le/la titulaire du poste aura les responsabilités ci-après :
1. Assurer la conformité de Plan International Niger avec les normes mondiales de gestion juridique.
- Mettre en place des mécanismes pour assurer la conformité avec les lois et règlements applicables
- Veiller à ce que les bureaux concluent des contrats qui protègent les intérêts de Plan
- Veiller à ce que les obligations découlant des contrats conclus soient respectées par toutes les parties
- Veiller à ce que les engagements contractuels soient soumis à des conseils juridiques de haute qualité.
- Veiller à ce que tous les engagements respectent les dispositions et exigences fiscales en matière de contractualisation
- Veiller aux respects de la politique et procédure anti-terroriste (ATS) lors de la contractualisation avec les tiers parties
- Travailler en étroite collaboration avec la Direction de la Mobilisation des Ressources pour s’assurer que tous les processus de passation de marchés sont alignés aux exigences des donateurs.
- Veiller à ce que tout le personnel des Achats, de la Logistique et de l’administration comprenne les politiques et les cadres mondiaux de Plan International relatifs à la logistique et à la chaîne d’approvisionnement.
2. Maintenir et Suivre les Performances du Département Achats et Logistique
- Examiner et soumettre les données trimestrielles sur les voyages
- Développer des indicateurs clés de performance du département et faire le suivi mensuellement
- Partager des rapports mensuels avec le Management sur les performances clés du département.
- Proposer et mettre en œuvre des actions de remédiation suite au partage des rapports de performances au niveau global
- Produire d’autres rapports d’avancement assignés et les partager avec toutes les parties prenantes de manière régulière et proactive, y compris les actions de suivi des audits en étroite liaison avec le chef des opérations
- Mettre en œuvre des mesures d’amélioration, suivre les problèmes qui se posent pour contrôler les performances de l’unité et prendre des mesures correctives
- Veiller à ce que l’allocation budgétaire pour le bon déroulement des activités administratives et logistiques soit contrôlée et utilisée correctement
3. Aligner les pratiques d’Achats et de Logistique aux normes mondiales et renforcer l’environnement de contrôle dans ces domaines.
- Appui à la mise en cascade de la politique et des procédures d’organisation liées à la logistique et à l’administration à tout le personnel logistique et administratif du pays tout en assurant une compréhension et une application claires à tout moment
- S’assurer que les opérations d’entrepôt, d’actifs, de flotte et d’administration sont mises en œuvre conformément aux politiques locales et globales de Plan International Sénégal.
- Élaborer, examiner et mettre en œuvre des procédures logistiques et administratives spécifiques ; examiner les procédures opérationnelles standard afin de fournir une orientation institutionnelle sur les domaines d’affectation en consultation avec le chef des opérations
- Faire l’auto-évaluation de Plan International Niger par rapport aux normes mondiales de logistique et d’approvisionnement et élaborer un plan d’action pour combler les lacunes existantes annuellement ;
- Assurer la Prise en compte des besoins en Achats, Logistiques dans les Montages des Projets
- Participer dans la proposition et la conception de projets, y compris la budgétisation des projets, et contribuer aux propositions de projets sur les principaux aspects logistiques et administratifs
- Coordonner avec le chef des opérations la conception, la mise en œuvre et le suivi des opérations d’Achats et logistiques pour chaque projet
- Assurer un système d’acquisition en conformité avec les procédures et le meilleur rapport qualité-prix
- Coordonner en début de chaque exercice financier l’exercice de planification des achats en utilisant une approche inclusive et s’assurer qu’il est mis à jour sur une base trimestrielle.
- Mettre à jour la base de données des fournisseurs de Plan International Niger par le biais d’un processus d’appel d’offres ouvert ;
- Mettre en place des accords à long terme (LTA) pour la plupart des biens et services récurrents en utilisant un processus d’appel d’offres concurrentiel
- S’assurer que les Sélections des Fournisseurs sont transparentes et respectent les procédures de Plan International en matière d’Achats
- Traiter avec diligence les Demandes et Expressions de besoins
- Inspecter et Contrôler toutes les réceptions des achats des biens et services
- Assurer la gestion des contrats, y compris le dépannage, la négociation et la gestion des performances des fournisseurs
- Soutenir le département dans la facilitation du processus de dédouanement des marchandises importées
- Être en mesure de les contrôler, les gérer et de rédiger des rapports circonspects sur les équipements
- Superviser les immobilisations et le maintien des équipements en s’assurant que les immobilisations sont enregistrées, contrôlées et qu’un comptage est effectué une fois par an ;
- Veiller à ce que la cession des actifs et les inventaires soient effectués conformément aux règles et règlements de l’organisation et du donateur de manière régulière
- Assurer une gestion dynamique et adaptée au besoin de la Flotte des Véhicules et Motos
- Veiller aux respects des règles de conduite des véhicules et motos dans tous les bureaux
- Procéder à une évaluation de la taille et composition de la flotte par rapport au besoin au moins une fois par an
- Mettre en place un mécanisme permettant une correcte cession des véhicules, mise au rebut des motos
- Assurer le traçage de tous les véhicules de Plan International Niger
- Assurer que les véhicules et motos sont entretenus suivant les procédures de Plan
- Assurer un bon suivi de la consommation du carburant
- Assurer un soutien aux autres taches du Département
- Participer et contribuer à l’identification, à l’évaluation, au renforcement des capacités et au soutien, au suivi et à la coordination des partenaires pour la fonction logistique
- Gérer et atténuer les risques, y compris la fraude et la corruption
- Veiller à ce que le permis de travail et la carte d’identité de résident du personnel international soient traités conformément à la loi sénégalaise
- Collaborer avec le département des finances pour assurer l’intégration de l’administration et des finances dans les processus d’achat.
- Superviser, soutenir et encadrer l’équipe du département Achats et Logistiques
- Recruter, développer et motiver une équipe Achats et Logistiques performante
- Diriger les réunions régulières des membres de l’équipe Achats et Logistiques, y compris celles des PIIAs et des Bureaux d’Urgence.
- Veiller à ce que la gestion des performances de l’ensemble du personnel Achats et Logistiques soit conforme à la norme mondiale
Sauvegarde des enfants et des jeunes
Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
- L’équipe dispose des aptitudes, compétences et du profil nécessaires pour la sauvegarde de l’ensemble des enfants et des jeunes dans toute leur diversité.
- Les cadres de compétences et d’évaluation reflètent les connaissances, capacités et attitudes nécessaires à la sauvegarde des enfants et des jeunes dans toute leur diversité.
- Le recrutement, la formation initiale et la formation continue du personnel couvrent les aspects liés à l’expérimentation et au renforcement des capacités et de la sensibilisation à la sauvegarde des enfants et des jeunes dans toute leur diversité.
- L’environnement organisationnel est basé sur des relations respectueuses qui servent d’exemple et sont le reflet du comportement qui doit être le nôtre dans chaque environnement ou contexte extérieur où nous intervenons.
- Crée un environnement propice à la sauvegarde, impulse un modèle de valeurs et de comportements responsables au niveau organisationnel, et répond de la sûreté de l’organisation.
- Promeut la diversité, l’égalité des sexes, l’inclusion et l’exercice responsable du pouvoir.
- La stratégie organisationnelle contribue à créer l’environnement, les processus et les ressources nécessaires à la culture de sauvegarde.
- Relation de travail
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- Connaissances, compétences et comportements requis pour atteindre les objectifs du rôle
- Être titulaire d’un Diplôme de Maitrise en gestion de la chaîne d’approvisionnement / gestion logistique / gestion des entreprises / achats ou domaine d’études connexe et au moins 8 ans d’expérience professionnelle, dont 4 ans à un poste similaire.
- Être à l’aise pour travailler à des niveaux opérationnels tactiques et de direction
- Intégrité et responsabilité professionnelles, Travaille de manière ouverte et responsable, Solides compétences techniques dans la chaîne d’approvisionnement,
- Intégrité et responsabilité professionnelles, Capable de garder une vue d’ensemble et de travailler dans le détail
- Capacité à travailler sous pression, Capacité à travailler en équipe et de manière indépendante, Travaille bien avec les autres
- Compétences en matière de planification et d’organisation à court et à long terme, Prise de décision, Compétences analytiques
- Capacité à résoudre les problèmes, capacité d’analyse, capacité à garder une vue d’ensemble et à travailler dans le détail, compétences budgétaires, y compris l’utilisation efficace des ressources
- Solides compétences techniques dans la chaîne d’approvisionnement, Intégrité et responsabilité professionnelles,
- Capable de fixer ses propres objectifs et ceux de son service,
- Capable de donner une orientation claire, Capable de gérer des priorités concurrentes, Fortes compétences techniques dans la chaîne d’approvisionnement,
- Capable mettre en place des mécanismes appuyant la redevabilité envers les communautés et les bailleurs de fonds en matière de sauvegarde.
- Exprime et promeut l’importance stratégique de la sauvegarde dans tous les aspects du travail de l’organisation.
- Fait preuve de leadership en veillant à ce que le personnel, les programmes et les opérations soient sûrs pour tous les enfants et les jeunes dans toute leur diversité.
- La connaissance des tendances et des contraintes du secteur humanitaire serait un avantage
- Expérience confirmée en tant que professionnel dans la gestion des approvisionnements
- Excellentes compétences en matière de travail d’équipe, de collaboration, en présentation, communication et facilitation de facilitation et de réseautage ;
- Solides compétences de rédaction (rédaction de rapports, rédaction d’un concept, etc) ;
- Parler, écrire et comprendre couramment le Français, la maîtrise de l’Anglais est requise ;
- Capables de questionner les comportements inappropriés des collègues.
- Capables de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences.
- Etre Flexible pour répondre aux exigences présentées dans les situations d’urgence ;
- Être honnête et intègre ;
- Être de nationalité nigérienne.
