Médecins Sans Frontières, association humanitaire médicale internationale fondée en 1971, apporte une assistance médicale aux populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou d’exclusion des soins.
MSF WACA (West and Central Africa) a été créée en 2019 et a pour objectif d’apporter un changement dans la dynamique du mouvement MSF. WACA est animé par des médecins et humanitaires de MSF d’Afrique de l’Ouest et du Centre qui souhaitent être entendus, contribuer et surtout assumer de manière proactive la responsabilité de la mission humanitaire de l’organisation. WACA reflète une identité d’humanitaires, une aspiration pour MSF, un véritable mouvement inclusif de personnes qui partagent les valeurs d’empathie pour les autres. Sa force est basée sur la fibre associative est amplifiée par des objectifs opérationnels concrets.
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Un( e) Secrétaire / Réceptionniste Siège
Département: Ressources Humaines
Supérieur hiérarchique :
Lien fonctionnel : Responsable de l’Administration
Interactions MSF : **
Temps de travail %:100/%
Nationalité : être ressortissant Ivoirien et résident en Cote d’Ivoire
Contrat : CDD de 06 mois
Début de contrat : 25 Avril 2022
JOB DESCRIPTION / DESCRIPTIF DE POSTE
Responsabilités principals / Activités
- Gestion de la réception
Recevoir et accueillir les invités et les visiteurs, tenir à jour le registre des visiteurs,
Diriger les invités et visiteurs vers la personne concernée,
S’assurer que la réception est en bon état et propre
- Gestion des appels et des e-mails
Recevoir les appels, tenir un registre d’appels (entrants et sortants), informer les individus des appels reçus pendant leur absence
Gérer tous les courriers entrants / sortants / colis /, assurer un enregistrement et une livraison correctes aux destinataires internes ou externes.
- Gestion de l’hebergement et de voyage
Gérer les déplacements du personnel et des visiteurs depuis le départ de leur pays, l’arrivée à Abidjan et le départ d’Abidjan : plan de voyage, réservation de vol, visa, test PCR, pack de bienvenue.
Informez le gestionnaire de Bureau du mouvement (arrivée et départ) et assurez-vous que le tableau de mouvement est mis à jour
Préparer le colis et l’enveloppe de bienvenue pour le personnel/visiteurs en collaboration avec le gestionnaire de Bureau
Collaborer avec le gestionnaire de bureau dans la gestion des voyages, en particulier lors de l’arrivée du personnel / visiteur à Abidjan et du départ d’Abidjan
Assurer un excellent sens de l’hospitalité dans tout le processus lié au processus de voyage
- Gestion des Briefings et Debriefing des nouveaux
Gérer l’accueil, le briefing et le débriefing pour les nouvelles recrues, personnel et visiteurs : planification des contacts avec le personnel concerné pour le briefing / débriefing, organiser les réunions, les invitations, préparer les salles de réunion matériel (documents en ligne, documents physiques).
Formation
Baccalauréat en administration ou en gestion hôtelière
Compétences Essentielles
Très bonne capacité d’organisation
Sens de la logique et de la cohérence des idées
Être attentif aux détails
Bonnes compétences en matière d’hospitalité
Bonne capacité de communication orale et écrite
Aptitudes
Motivation
Esprit d’équipe
Être flexible
Expérience professionnelle
Une expérience en secrétariat et / de réceptionniste /gestion hôtelière
Langues
Français et Anglais
Connaissance informatique
Words, Excel, PowerPoint, SharePoint
