L’ONG HELP recrute pour ce poste (11 Avril 2022)

Help-Hilfe Zur Selbsthilfe est une organisation humanitaire et d’aide au développement Allemande à but non lucratif qui est désormais active dans le monde entier. Nos actions mettent l’accent sur l’aide d’urgence, l’aide aux réfugiés, la reconstruction et la réhabilitation. Help – Hilfe Zur Selbsthilfe agit également dans les domaines de la santé, de la nutrition et du plaidoyer. Présente au Mali depuis novembre 2013, Help intervient dans les domaines de relèvement économique, la santé et WASH.

I. Résumé du poste :

Sous la supervision directe du Head of support, le/la titulaire du poste aura pour responsabilité la planification, l’organisation et la coordination de toutes les activités logistiques et approvisionnements de la mission Help Mali en étroite collaboration avec les autres départements.

II. Objectifs du poste :

– Participer et apporter un support de qualité aux différents processus d’achats et logistique de l’organisation;
– Appliquer et veiller aux respects stricts des procédures de l’organisation;
– Assurer la bonne gestion des biens, des locaux avec un bon système de suivi de tous les biens de l’organisation.**

III. Responsabilités et tâches :

1. Administration logistique et achats : – S’assurer du respect des procédures de Help et celles des bailleurs de fonds relatives aux achats ;
– Organiser le temps de ses collaborateurs pour la tenue dans le temps de toutes les activités (Achats, Suivi logistique des achats/commandes, Contrats, Appel d’offre) ;
– Préparer des objectifs et évaluer ses collaborateurs en faisant des feed back constructifs ;
– Superviser le bon suivi des commandes et des relations avec les fournisseurs ;
– Préparer les rapports mensuels sur la situation logistique ;
– Gérer de façon proactive les demandes des collaborateurs et de la hiérarchie ;
– Participer à la rédaction des appels d’offres et préparer les PV de dépouillement ;
– Superviser les travaux de la commission d’attribution des marchés ;
– Mettre en œuvre toutes les actions décidées par la direction de Help et son siège ;
– Préparer des contrats cadre en vue de l’efficacité des activités de Help et d’autre part tous les contrats en lien avec les achats des biens et services ;

Préparer les audits des projets

Mettre en œuvre les recommandations d’audit en rapport avec la logistique

2. Gestion des stocks et de l’approvisionnement : – S’assurer de l’approvisionnement de tout matériel et consommables pour le fonctionnement du programme et du bureau en général ;
– Superviser les stocks logistiques et tous leurs mouvements en assurant un bon système d’archivage ;
– S’assurer des inventaires mensuels de stock ;
– Mettre à jour l’inventaire du mobilier et des matériels de bureau mensuellement ;
– S’assurer que tous les matériels sont bien codifiés.

Conduire un inventaire physique de tout le materiel de HELP au moins une fois par an
3. Gestion de la flotte et voyages : – Superviser le suivi et l’entretien des véhicules de l’organisation ;
– Superviser la planification des mouvements des véhicules selon les activités ;
– S’assurer du bon suivi des documents de transport ;
– S’assurer de la bonne gestion du carburant avec les outils disponibles ;
– S’assurer que le Logisticien fait toutes les réservations d’avion UNHAS et vols internationaux dans le délai requis avec proactivité.
4. Gestion des infrastructures : – Superviser la bonne gestion des différentes infrastructures (bureaux et guest house) ;
– S’assurer de la bonne utilisation et la maintenance des équipements et du matériel ;
– S’assurer que toutes les factures sont payées dans le délai (eau, électricité, internet).
5. Support à la base et autres nouveaux projets de Help : – Être le responsable des activités logistiques de la coordination et des bases, à ce titre il doit superviser l’équipe logistique de la Coordination et des bases de Help à tout moment.
– Gérer avec proactivité tous les dossiers reçus de la base avec des feed back réguliers dans la qualité des dossiers
6. Archivage – S’assurer que les documents sont bien archivés dans un ordre chronologique ; des chronos physiques et aussi l’archivage électronique de tous les documents d’achats et logistique.

7. Conditions du poste :

• Capacité à travailler sous pression et à anticiper les questions qui à terme se poseront
• Connaissances spécifiques des thématiques santé et Nutrition
• Disposer de grandes capacités de relations interpersonnelles et de gestion du personnel
• Être disponible pour des missions à l’intérieur du pays
• Pro activité et la flexibilité
• Compétences d’organisation prouvées, et de planification
• Capacité à travailler de sa propre initiative
• Une approche flexible et adaptable à travailler dans un environnement changeant
• Capacité à travailler avec de nombreux délais et des priorités
• Capacité et expérience en représentation externe.
• Profil recherché :
• Diplôme en logistique et transport, Master (Bac+5) en Logistique et transport, ou un autre domaine pertinent
• Expérience confirmée dans la gestion Logistique, le transport, l’approvisionnement et le marché publique.
• Expérience confirmée dans la passation des marchés
• Expérience professionnelle d’au minimum 10 ans dans la gestion logistique humanitaire dans un contexte complexe et instable.
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
• Maitrise du français et de l’Anglais