Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. L’IRC recrute Senior Programme Coordinator. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, de l’éducation et enfin, du redressement économique et du développement.
Descriptif du poste
Le Senior Programme Coordinator est entièrement responsable du projet en collaboration avec les partenaires et intervenants locaux, ce qui nécessitera de solides compétences en matière de travail d’équipe. Il assure la coordination du projet financé par BHA (GD029) et mis en œuvre dans les provinces du Nord Kivu, Ituri et Tanganyika. Il garantira la qualité et la rapidité de la mise en œuvre des activités du projet dans les zones d’intervention, la participation significative des clients dans la conception, la mise en œuvre, le suivi des activités du projet, et la sauvegarde. Il/elle est responsable pour la bonne gestion du budget pour le projet BHA.
Le Senior Programme Coordinateur assure le suivi conjoint entre les équipes programme et support, de tous les aspects du projet (y compris les activités, indicateurs M&E, les achats et les dépenses, la sécurité). Il doit se rendre régulièrement sur le terrain pour assurer une mise en œuvre de qualité et une prise de décision de haut niveau.
Il s’agit d’un poste à temps plein basé à Goma et rend compte au coordinateur de terrain du Nord Kivu et de l’Ituri avec une supervision matricielle avec le coordinateur de terrain du Tanganyika / Sud Kivu et le Directeur Adjoint des Programmes.
Positionnement hiérarchique et relations internes
• Le Senior Programme Coordinator travaille sous la supervision hiérarchique du coordinateur de terrain du Nord Kivu et de l’Ituri.
• Le Senior Programme Coordinator gère directement le Senior Project Manager et le Deputy Project Manager basés dans les trois provinces ciblées par ce programme.
• Le Senior Programme Coordinator travaille en étroite collaboration avec l’équipe de l’unité d’urgence, l’unité Grants, l’unité MEAL et les coordinateurs techniques.
Principales responsabilités
Gestion/mise en œuvre du programme et assurance qualité
• Assurer le leadership et la direction stratégique d’un programme multisectoriel d’urgence dans plusieurs provinces affectées par les conflits ; prioriser et organiser les ressources et les activités du programme afin de garantir l’obtention de résultats.
• Développer une stratégie globale pour la mise en œuvre et le suivi du projet, en se basant sur les outils existants pour la planification, les réunions de projet, et le suivi technique, logistique et financier du projet
• Faciliter les réunions régulières entre les équipes de mise en œuvre des différentes provinces pour s’assurer que les activités du projet sont sur la bonne voie et pour partager l’apprentissage afin d’accroître l’amélioration globale de la mise en œuvre du projet et l’apprentissage organisationnel.
• Coordonner le développement et la mise en œuvre en temps opportun de plans de travail détaillés pour s’assurer que, dans toutes les provinces ciblées, les activités sont mises en œuvre conformément aux engagements de l’IRC envers les clients ainsi que conformément aux exigences de l’IRC et des donateurs (bailleurs des fonds)
• Effectuer des visites régulières de suivi et de vérification sur le terrain pour évaluer les progrès adéquats par rapport aux plans de travail (mise en œuvre) et aux résultats ; et identifier la qualité technique et/ou d’autres problèmes de mise en œuvre, fournir des solutions et mettre en œuvre les modifications nécessaires
• Superviser le développement, l’adaptation, la révision régulière et le raffinement de la méthodologie d’intervention qualité du projet, en collaboration avec les équipes du projet, l’unité d’urgence, les coordinateurs techniques et les partenaires locaux
• Identifier et recommander des solutions aux problèmes techniques, programmatiques, de dépenses et d’approvisionnement dans le programme en temps opportun.
• Organiser des débriefings quotidiens/hebdomadaires et organiser des réunions mensuelles régulières du personnel pour discuter de la mise en œuvre des activités du projet, du contexte opérationnel et fournir un soutien si nécessaire.
• S’assurer que les activités sont conformes à la stratégie d’intervention initialement établie et qu’elles avancent selon le plan de travail défini
Redevabilité dans la Gestion budgétaire
• Coordonner l’élaboration de, et surveiller les plans de dépenses et d’approvisionnement du programme et les mettre à jour mensuellement.
• Veiller à ce que les lignes budgétaires du programme soient dépensées conformément aux plans de dépenses.
• S’assurer que les demandes d’achat sont faites à temps et en ligne avec les plans de dépenses et d’achats.
• S’assurer que le système d’achat et de gestion des dépenses de l’IRC est à jour et nettoyé chaque semaine.
• Veiller à l’utilisation progressive, rationnelle et exhaustive du budget alloué au programme, en comparant fréquemment le budget approuvé avec le système BvA en ligne, et en mettant régulièrement à jour les plans d’achat et de dépenses en conséquence.
• Se coordonner avec les départements Logistique et Finances pour apporter les corrections nécessaires aux informations affichées dans le BvA (ex : transactions à recoder, duplications à éliminer).
• Anticiper (dans la mesure du possible), analyser et atténuer les risques qui pèsent sur la mise en œuvre du programme.
• Coordonner avec les opérations de l’IRC, les finances et les autres équipes de soutien pour assurer la livraison en temps opportun d’une programmation de qualité.
• S’assurer que les leçons apprises sont documentées et capitalisées pendant toute la durée de mise en œuvre du projet et dans la conception des nouvelles propositions.
Gestion et développement du personnel
• Participer activement au processus de recrutement du personnel du programme.
• Gérer l’équipe de mise en œuvre du programme, notamment gérer directement les trois chefs de projet, et indirectement le reste du personnel affecté à ce programme.
• Maintenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, promouvoir l’esprit d’équipe et fournir une supervision et des conseils pour permettre au personnel de s’acquitter efficacement de ses fonctions.
• Former et encadrer le personnel pour renforcer les capacités techniques, partager les connaissances au sein de l’équipe et fournir des conseils de développement professionnel.
• Assurer la gestion des performances des équipes techniques du programme dédiées à ce projet et assurer une orientation solide et un fort sentiment de cohésion au sein de l’équipe.
• Coordonner l’appui de la coordination technique en temps opportun et adéquat, des unités de soutien technique de la région et du siège de l’IRC, ainsi que d’autres soutiens à la gestion et à la conformité, et documenter de manière constructive toutes les contraintes ou défis.
Conformité et surveillance de la subvention
• Assurer la conformité globale avec les exigences d’IRC et du donateur (bailleur des fonds).
• Superviser la livraison en temps opportun des engagements du projet conformément aux documents de projet et aux plans de travail convenus, en soulignant les différences avec les documents contractuels en temps opportun.
• Proposer des solutions opportunes et constructives à toutes les contraintes ou défis qui surviennent, en maintenant des relations constructives et respectueuses entre IRC et tout le personnel du projet.
Suivi – évaluation – Apprentissage ; Rapportage et PCM
• S’assurer que les systèmes de suivi – évaluation et apprentissage sont développés (y compris les fiches de suivi des indicateurs et les mécanismes de plaintes et de feedback/rétroaction) et mis en œuvre dans les différentes zones d’intervention en collaboration avec l’équipe MEAL et les chefs de projet ; et que les données relatives aux activités, aux extrants et aux résultats sont saisies avec précision et efficacité, et que le projet est continuellement adapté pour optimiser la qualité.
• Collaborer avec toutes les parties prenantes sur un mécanisme de retour d’information/doléance accessible, y compris un processus de réponse systématisé en temps opportun et examiner régulièrement les commentaires de toutes les parties prenantes pour éclairer les améliorations du programme tout au long du cycle de programme, et assurer le fonctionnement du mécanisme au sein de l’IRC, y compris tout suivi nécessaire des plaintes de retour d’information par les parties concernées.
• S’assurer que les rapports de Suivi &Evaluation basés sur les données collectées et analysées par l’équipe MEAL sont rédigés et classés à portée de main pour toute fin utile.
• Coordonner avec l’équipe Grant et consolider les rapports de l’IRC et du donateur selon les calendriers établis (mensuels, trimestriels et annuels) sur les activités, les indicateurs et les résultats de la subvention et les soumettre à temps et à la qualité requise.
• Participer à toutes les réunions liées au projet selon le PCM (sur une base mensuelle) et envoyer les informations pour préparer ces réunions dans les délais.
Communication et relations externes
• S’assurer d’une participation de son équipe dans les espaces de coordination des acteurs humanitaires dans les secteurs d’intervention du projet.
• Maintenir une bonne relation de collaboration avec les services techniques en lien avec les secteurs du projet.
• Participer de façon régulière à la collecte d’histoires de succès, photos et vidéos à partager avec le bailleur et autres acteurs pour renforcer l’engagement avec le donateur.
• En liaison avec le Directeur Adjoint des Programmes et le Senior Grants and Business Development Coordinator, participer aux principales réunions avec le bailleur afin de favoriser une collaboration et un engagement à long terme.
• Participer à des visites du donateur ou tout autre personne externe dans le cadre des activités du projet.
• Apporter un appui conséquent dans le processus d’audit interne et externe, y compris l’exécution des recommandations, le cas échéant.
Profil du candidat
• Titulaire d’une maîtrise en santé publique, en économie, en éducation, en sciences sociales ou en sciences du développement ou pouvant justifier d’une expérience professionnelle pratique équivalente ;
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle, principalement dans des postes sur le terrain et avec des responsabilités croissantes, y compris la planification et la mise en œuvre de programmes financés par des donateurs à hauteur de plusieurs millions, sera un plus ;
• Expérience avérée de la gestion de grands programmes complexes basés sur des consortiums (un atout), en particulier dans les domaines de la santé publique, de la nutrition, de la protection, de l’engagement communautaire et d’autres activités de santé communautaire ;
• Expérience avérée de la supervision, du mentorat et du développement du personnel ;
• Qualités avérées de leadership, d’engagement envers les principes de diversité et d’inclusion, d’aptitudes à la communication, de jugement sûr et d’esprit d’équipe, en particulier avec différentes organisations ;
• Aptitude à s’adapter à un contexte différent en matière de sécurité, de culture, de climat ou de santé ;
• Capacité démontrée à organiser, planifier et prioriser les tâches de travail, et à documenter de manière claire et concise afin de promouvoir une bonne communication entre les multiples parties prenantes ;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, sera un atout ;
• Volonté de voyager au moins 35 % du temps.
Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.
Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.
Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.
Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.
