L’Institut international pour la démocratie et l’assistance électorale – International IDEA – est une organisation intergouvernementale qui soutient la démocratie durable dans le monde entier. L’International Institute for Democracy and Electoral Assistance (IDEA) recrute un Responsable administratif et financier. Son objectif est de renforcer les institutions et les processus démocratiques. L’Institut agit comme un catalyseur pour le renforcement de la démocratie en fournissant des ressources et des outils de connaissances comparatives mondiales, des propositions politiques et en soutenant les réformes démocratiques en réponse à des demandes nationales spécifiques, notamment dans les processus électoraux, les processus d’élaboration de constitutions, la participation et la représentation politiques, la démocratie et le changement climatique, et la démocratie et la numérisation.
International IDEA prévoit de gérer un programme d’Appui au retour à un ordre constitutionnel durable et à un processus de réforme institutionnelle participatif, inclusif et fondé sur les droits humains pour prévenir les violences électorales au Gabon (DEMGAB). Le programme vise à atteindre ces objectifs à travers le renforcement des capacités des institutions et des acteurs gabonais, notamment des partis politiques et des organisations de la société civile (OSC).
Le Responsable Financier et Administratif fournira un soutien financier et administratif de haut niveau conformément aux besoins et exigences du projet pour le Bureau de Libreville et le programme DEMGAB, et sera responsable de la comptabilité, des paiements, de la gestion des comptes bancaires et de l’appui au bureau sur les aspects financiers et d’approvisionnement.
Fonctions et responsabilités
- Traite les factures, les demandes d’avance, les rapports de dépenses du projet, prépare et traite les demandes de paiement en conséquence ;
- Effectue les rapprochements bancaires et gère la petite caisse, l’apurement des créances, la gestion globale de la trésorerie et facilite les clôtures financières mensuelles conformément aux exigences du bureau et de l’institution ;
- Aide au contrôle des dépenses, conseille les membres de l’équipe sur les mesures possibles de réduction des coûts ;
- Coordonne et surveille l’utilisation et l’entretien de l’équipement et des véhicules du projet ;
- Prépare et assure le suivi du recouvrement des remboursements de TVA ;
- Saisit les données dans le système ERP et prépare les reçus et les rapports de dépenses mensuels ;
- Surveille les flux de trésorerie et s’assure que des niveaux de trésorerie adéquats sont maintenus chaque mois pour le projet ;
- Contribue à la préparation et à la réponse aux audits du bureau et des projets ;
- Exploite et maintient l’utilisation de systèmes comptables informatisés et de feuilles de calcul pour faciliter les procédures comptables quotidiennes et répondre aux exigences en matière de rapports ;
- Assure le respect des politiques financières et d’approvisionnement des donateurs, y compris les obligations en matière de comptabilité financière, le cas échéant ;
- Veille à ce qu’International IDEA se conforme aux lois et procédures nationales pertinentes relatives au financement et à l’administration des projets ;
- Aider au traitement des achats de fournitures de programme, de fournitures de bureau, de matériel de formation, de lieux de formation, de services de restauration, entre autres, conformément à la politique d’approvisionnement ;
- Tient à jour les registres des immobilisations et les met à jour sur une base trimestrielle.
Profil général
- Clarifie les informations financières avec diplomatie et clarté aux autres membres de l’équipe et aux partenaires.
- Exige de bonnes connaissances, d’excellentes compétences et une première expérience dans leur domaine ;
- A développé des connaissances et des compétences grâce à une formation formelle ou à une expérience professionnelle.
- Ajoute de la valeur aux activités d’équipe de son unité ; collabore avec d’autres entités de l’Institut selon les besoins.
- Suit les procédures internes pour garantir des normes élevées de performance et de conformité aux directives institutionnelles.
- Agit conformément aux valeurs fondamentales d’International IDEA : respect, intégrité et professionnalisme.
- Intègre une perspective de genre et de diversité dans toutes les activités.
Ligne de rapport
- Responsable Finances et Administration
Éducation et expérience
- Diplôme universitaire en affaires, en gestion financière ou autre discipline pertinente ;
- Au moins trois (3) années de responsabilité progressive dans le soutien des fonctions de comptabilité, de finances, d’administration et de gestion des subventions ;
- Qualifications professionnelles complètes ou partielles en finance et en comptabilité, par exemple, ACCA est un atout ;
- La connaissance des réglementations en matière d’attribution et de contrats ainsi que des exigences en matière de rapports de l’UE et/ou d’autres grands donateurs est un atout ;
- Une expérience de travail dans un contexte international, par exemple au sein d’une organisation intergouvernementale, est souhaitable ;
- Une excellente connaissance du progiciel Microsoft Office (notamment MS Work, Excel et PowerPoint) et d’Internet est requise ; une connaissance des systèmes ERP (en particulier Unit4) est souhaitable.
Conditions du contrat :
- Ce poste est annoncé sous réserve de confirmation du financement.
- Poste locale.
- Nomination à durée déterminée pour un (1) an.
Veuillez noter qu’étant donné qu’il s’agit d’un poste local, International IDEA ne prendra en charge aucun coût lié à la réinstallation du candidat sélectionné sur le lieu d’affectation. Ce poste est ouvert à toutes les personnes légalement autorisées à vivre et à travailler au Gabon pendant toute la durée du contrat. International IDEA n’est pas en mesure de prendre en charge les demandes de permis de travail.
Postuler à ce poste :
- Les candidatures doivent être soumises en ligne au plus tard le 29 septembre 2024 à 23 h 59 (CEST).
- Veuillez noter que toutes les demandes doivent être faites en anglais.
Processus de sélection :
- L’évaluation des candidats qualifiés comprendra un test écrit et jusqu’à deux (2) entretiens.
- Les candidats sélectionnés pour passer à l’étape suivante du processus seront contactés une fois que toutes les candidatures auront été soigneusement examinées.
- Tous les candidats seront informés du statut de leur candidature par courrier électronique une fois le processus finalisé.
International IDEA est un employeur garantissant l’égalité des chances et cherchant à diversifier davantage son personnel en termes de genre, de culture et de nationalité.
