Le Fonds International de Développement Agricole (FIDA) recrute pour ce poste (11 Décembre 2023)

Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une institution spécialisée des Nations Unies qui se consacre à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Pour ce faire, il investit dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui accroissent la productivité agricole et les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international en faveur de politiques qui contribuent à la transformation rurale.

Le (la) titulaire est chargé(e) d’une série de fonctions administratives et d’appui aux programmes relatives à la coordination et à l’exécution des opérations sur le terrain.

1. APPUI AUX PROGRAMMES ET AUX PROJETS : L’assistant(e) de programme de pays veille à ce que des informations et des données en temps opportun, complètes et exactes soient disponibles pour permettre l’exécution efficace et efficiente des projets appuyés par le FIDA, au nom des équipes de pays qui lui sont assignées à toutes les phases du projet (COSOP, conception/mise en œuvre/achèvement) pour les activités menées dans la région

Les responsabilités peuvent inclure :

• Aide à la rédaction des termes de référence pour les membres des missions (COSOP, conception, appui à la mise en œuvre, achèvement)

•Appuyer l’élaboration des documents et leur mise en conformité avec les normes et procédures du FIDA (par exemple, pour le rapport de conception des projets), le suivi afin de veiller à ce qu’ils soient soumis en temps voulu aux processus d’examen interne et à leur présentation aux organes directeurs ;

•Organiser des réunions dans les pays avec les parties prenantes internes et externes aux projets et aux programmes (par exemple, réunions d’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de cadres supérieurs dans les pays, événements d’apprentissage, etc.), y compris l’élaboration et la diffusion de la documentation pertinente et le repérage des sites et des activités connexes (par exemple, la gestion des données dans les systèmes institutionnels du FIDA) ;

• Saisie de la base de données des nouveaux projets/subventions/programmes d’investissement dans le Système de subventions et de projets d’investissement (GRIPS) et le Système de gestion des résultats opérationnels (SGRO) du FIDA au cours de la phase de conception (par exemple, cadre de .log et jalons prévus), saisie et mise à jour des données dans le Système de subventions et de projets d’investissement (GRIPS) et le Système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA, et extraction d’informations sur les projets et la stratégie de pays selon les besoins ;

• Téléverser et profiler les documents requis à des fins de gestion des documents et de gestion des connaissances (par exemple, dans la bibliothèque des opérations, sur xdesk, par l’intermédiaire du système de gestion électronique des documents du FIDA) et partager les informations avec les partenaires du projet et d’autres parties prenantes, selon les besoins.

2. APPUI ADMINISTRATIF : L’ASSISTANT(E) DE PROGRAMME DE PAYS veille à ce que l’ensemble des activités relatives aux opérations administratives des programmes de pays soient conformes aux règlements, règles et procédures établis.

Les responsabilités administratives englobent les déplacements, les ressources humaines et financières et l’approvisionnement. Les responsabilités peuvent inclure :

•Préparer les préparatifs de voyage liés au programme, y compris les opérations de planification des ressources de l’entreprise (ERP) de PeopleSoft Financials, pour le personnel affecté aux bureaux de pays/bureaux de pays du FIDA, y compris la saisie des dates des missions dans le système de l’organisation, la gestion des visas et des arrangements logistiques, et aider le personnel à se conformer aux recommandations du Département de la sécurité et de la sécurité des Nations Unies en matière de voyages ;

• Assistance logistique pendant les processus de recrutement du personnel non permanent, par exemple des consultants et des stagiaires, et les activités d’approvisionnement connexes, y compris la saisie et la gestion des données dans PeopleSoft.

• Effectuer les transactions liées à l’ERP RH et Financier et initier les demandes de paiement ;

•Appuyer l’administration et l’exécution des budgets alloués au titre des programmes et procéder à l’examen de premier niveau des dépenses administratives, selon que de besoin ;

• Fournir une assistance administrative, s’occuper de l’administration courante des documents (y compris la gestion des communications entrantes et sortantes et la tenue des dossiers de bureau et des systèmes de classement), selon les besoins ;

•Fournir des documents d’information et des pièces justificatives sur demande, en mettant en forme et en rédigeant les éléments normalisés des documents, en veillant à ce que les documents appropriés soient soumis en temps voulu au système de gestion des documents du FIDA ;

• S’acquitter d’autres tâches administratives liées au fonctionnement du bureau, selon les besoins et les instructions du chef du bureau.

3. FONCTIONS DE GESTION : L’assistant(e) de programme de pays est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Il s’agit notamment de contribuer aux exercices de préparation du budget des bureaux de pays et de suivre les sous-allocations allouées ; mettre en œuvre des processus d’approvisionnement et aider aux procédures de clôture des contrats ; l’utilisation efficace des fonctionnalités de l’ERP pour améliorer les résultats de l’entreprise ; la simplification des processus de transaction et de production de rapports ; et l’amélioration des services à la clientèle, la supervision du personnel de soutien, le cas échéant.

Les principaux résultats ont un impact indirect sur l’efficacité globale de l’équipe en matière d’appui aux bureaux de pays et sur le succès de la mise en œuvre des opérations de programme régional. La saisie précise des données et la présentation de l’information renforcent la position du FIDA en tant que partenaire solide pour le développement. Les informations fournies facilitent les activités d’appui aux projets et aux programmes et la prise de décisions relatives aux programmes.

L’assistant(e) de programme de pays travaille en étroite collaboration avec le spécialiste régional (P3), l’analyste régional (P-2), l’analyste de données (NOB) et en coordination avec le siège du FIDA (équipe de liaison avec les programmes régionaux), afin d’échanger des informations à l’appui de l’exécution des programmes ainsi que de l’appui administratif. Le (la) titulaire du poste s’efforce continuellement d’obtenir l’appui et la coopération des unités administratives.

Compétences organisationnelles :

Niveau 1 :

• Établir des relations et des partenariats – Établir et maintenir des relations de travail efficaces
• Communiquer et négocier – Communiquer efficacement ; crée de la compréhension entre soi et les autres
• Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement
• Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
• Apprendre, partager les connaissances et innover – Cherche continuellement à apprendre, partage ses connaissances et innove
• Gestion du temps, des ressources et de l’information – Gérer efficacement son temps, l’information et les ressources.
• Aptitude à résoudre des problèmes et à prendre des décisions – Fait preuve d’une bonne capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions.
• Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
• Travail d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe

Éducation:

• Diplôme d’études secondaires – Comptabilité, commerce et finance

Expérience:

• Au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration et l’appui aux programmes au sein d’organismes des Nations Unies, d’institutions de développement, de services gouvernementaux et/ou d’autres organisations pertinentes.
• Expérience spécifique au poste : Expérience professionnelle qualifiante dans le cadre d’un programme de pays Appui aux programmes de pays, appui aux opérations, administration des prêts/subventions, ressources et planification. Une expérience avec des institutions financières internationales, des agences de coopération au développement, etc., serait un atout. Être ressortissant du pays d’affectation ou être titulaire d’un permis de travail valide pour ce pays.

Traduction:

• Anglais (4 – Excellent)
• Souhaitable : français, espagnol ou arabe

Compétences:

• Gestion de la logistique : Savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris l’organisation des voyages, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, l’organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc.
• Respect de la procédure : Capacité à respecter strictement les lignes directrices formelles établies, y compris dans de nouvelles situations.
• Achats : Savoir-faire dans l’application des politiques, règles et règlements de passation des marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour les cas individuels complexes
• Gestion des documents : Savoir-faire en matière de tenue de documents (p. ex., manipulation adéquate des documents et des systèmes pour préserver la mémoire institutionnelle, y compris les registres de correspondance, les systèmes de classement et de référence des bureaux, etc.)
• Gestion du temps : respect des délais sous contrainte et pression de temps (par exemple, pour livrer les documents de l’organe directeur à temps) ; Capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes
• Maîtrise de base des TIC et du numérique : Expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, systèmes d’information informatiques, y compris les logiciels de systèmes d’exploitation de micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de bureautique), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final
• Esprit d’initiative et bon jugement : sens élevé de la prise d’initiatives proactives et bon jugement (y compris en matière de sécurité)
• Aptitudes interpersonnelles : Capacité à traiter patiemment et avec tact avec les autres (p. ex., les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes de haut niveau (p. ex., les participants de haut niveau aux réunions).
• Compréhension orale : Écoute efficace et active des autres ; Comprendre les déclarations indirectes et agir en conséquence
• Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité d’identifier et de disséquer les problèmes en composantes et de formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables.
• Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante ; Un langage très professionnel, équilibré et diplomatique
• Communication écrite : Communication écrite claire, succincte et convaincante dans la langue nécessaire à un rôle spécifique ; un langage très professionnel, équilibré et diplomatique (par exemple, pour la rédaction de documents de position, de briefings, etc.)

Le FIDA souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et ne pratique aucune discrimination fondée sur l’origine ethnique, sociale ou politique, la couleur, la nationalité, la religion, l’âge, le sexe, le handicap, l’état matrimonial, la taille de la famille ou l’orientation sexuelle.

Méfiez-vous des offres d’emploi frauduleuses. Le FIDA ne prélève aucun frais à aucun stade du processus de recrutement. La communication officielle du FIDA se fera toujours par le biais d’e-mails se terminant par @ifad.org.

Conformément aux dispositions du FIDA, tous les nouveaux fonctionnaires sont normalement placés au premier échelon du grade pour lequel ils ont été sélectionnés. Pour plus d’informations sur le programme de rémunération du FIDA, veuillez consulter la page du FIDA consacrée à la rémunération et aux avantages sociaux de notre site Web. Les candidats sont invités à utiliser le calculateur de rémunération de la CFPI pour estimer le salaire et les avantages auxquels ils ont droit. Voir ici.

Les candidats à des postes d’agent des services généraux doivent être légalement autorisés à vivre et à travailler dans le pays de recrutement au moment de leur candidature. Toute offre d’emploi est soumise à la preuve du candidat d’avoir obtenu et d’être en mesure de conserver le statut juridique pour vivre et travailler dans le pays de recrutement.