La Fondation Bill & Melinda Gates recrute pour ce poste (13 Octobre 2023)

Ton rôle

• La principale responsabilité d’un coordonnateur de programme (PC) est de soutenir le bureau de pays du Nigeria dans la coordination, la mise en œuvre et la maintenance d’une gamme de projets et d’activités à l’appui du cycle de vie des subventions et des contrats.
• Cela comprend la gestion d’un portefeuille d’investissements composé de subventions, de contrats et d’autres projets à l’appui de plusieurs priorités programmatiques et objectifs stratégiques.
• L’objectif de l’équipe Afrique est de permettre un impact collectif pour la fondation en Afrique en influençant la politique et le financement vers les priorités clés de développement, en renforçant les capacités et en permettant les systèmes de prestation, et en innovant et en utilisant des catalyseurs transversaux pour un impact à grande échelle.
• Ce rôle assurera la surveillance et la planification budgétaires, l’analyse financière, les rapports financiers et/ou la gestion des processus de portefeuille et d’opérations et servira de pont entre l’équipe NCO et les fonctions de soutien commercial à Seattle.

Ce que vous ferez

• Coordination des subventions et des contrats : Coordonner les processus de subventions et de contrats de bout en bout avec les parties internes (équipe du programme, partenaires commerciaux, service comptable) et les parties externes (bénéficiaires, entrepreneurs et fournisseurs) au sein des systèmes d’investissement. Superviser le développement, la gestion et la clôture des subventions et des contrats. Coordonner les contrats, y compris le suivi de la facturation et des livrables, la réception des rapports requis et le suivi des dépenses.
• Administration des subventions et des contrats : Travailler avec les responsables du programme, les bénéficiaires, les entrepreneurs, les fournisseurs et les partenaires commerciaux dès les premières étapes de la réalisation des investissements (par exemple, aider à la structuration des investissements, envoyer des demandes de propositions, respecter les délais clés pour les soumissions et les révisions, coordonner la consolidation et résolution des commentaires). Aider à la gestion et à l’évaluation des subventions en demandant et en examinant des documents écrits (y compris des résumés et des rapports de subventions). Effectuer des analyses budgétaires pour les propositions de subventions et de contrats et les rapports annuels de subventions pour assurer la cohérence avec les objectifs du projet et l’alignement avec les priorités stratégiques.
• Saisie, gestion et analyse des données : Gérer les données de toutes les subventions et contrats dans le système de gestion des investissements et les sites SharePoint. Fournir une analyse financière détaillée du portefeuille et garantir l’intégrité des données pour soutenir la prise de décision financière de l’équipe. Travailler avec le gestionnaire et les autres agents de programme pour maintenir toutes les informations pertinentes exactes et à jour aux fins de reporting et d’analyse ; servir de personne-ressource en ce qui concerne les objectifs budgétaires et la gestion du portefeuille d’investissement individuel.
• Gestion du portefeuille d’initiatives : surveiller/gérer la progression d’un portefeuille d’initiatives par rapport aux objectifs de paiement. Suivre les objectifs et les résultats du programme en coordination avec la direction. Développer les relations avec les principaux partenaires internes et externes. Travailler avec la direction pour développer des processus et des outils de gestion des performances.
• Général : Servir de liaison entre plusieurs équipes internes. Soutenir l’intégration des nouvelles recrues dans le flux de travail d’investissement et les systèmes de données. Aider l’équipe du programme dans la planification annuelle du pipeline et soutenir des projets d’équipe supplémentaires assignés par le responsable, ECO. Agir en tant qu’expert en la matière sur les processus, les outils, les systèmes et les modèles et fournir une formation, un encadrement continu et un soutien au changement de processus à l’équipe du programme et aux partenaires externes pour garantir une adoption réussie et une utilisation durable.

Ton expérience

• Un baccalauréat en commerce, comptabilité, finance ou dans un domaine similaire, avec au moins 3 ans d’expérience pertinente dans un rôle similaire est souhaitable.
• Une expérience en gestion de projet, en gestion de portefeuille, en gestion de programme, en gestion financière, en reporting financier, dans une industrie ou une entreprise à but non lucratif ou connexe est préférable.
• Démontre une capacité à gérer des portefeuilles plus volumineux ou complexes et est capable de distiller ce qui est nécessaire ensuite, même sans expertise en contenu programmatique. Reconnaît la complexité et évalue les risques et les alternatives en tenant compte des exigences concurrentes et des connaissances incomplètes.
• Démontre une connaissance approfondie et travaille sur plusieurs systèmes de création d’investissement, basés sur Access, Excel, SharePoint et d’autres applications logicielles Web. Compétences de base en administration de site SharePoint, y compris le balisage des métadonnées, la création de vues de documents, l’archivage, ainsi que la création et la maintenance de fichiers confidentiels.
• Connaissance du sujet programmatique applicable, de la budgétisation, de l’analyse et de la synthèse financières.
• Capacité à travailler avec flexibilité, efficacité et diplomatie dans un environnement stimulant et en évolution rapide. Ouvert aux changements rapides et capable d’apprendre de nouvelles choses rapidement.
• Capacité à communiquer efficacement (verbal et écrit) avec des partenaires internes et externes et à les former à l’utilisation des processus et outils de la fondation. Fait preuve de discrétion dans ses communications internes et externes et maintient la confidentialité, le cas échéant.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, proactivité, respect des délais et des politiques.
• Fait preuve d’efficacité en influençant les individus et les équipes sans autorité explicite.
• Capacité à travailler de manière indépendante et au sein d’une équipe intégrée et diversifiée et à être à l’aise dans des environnements multiples et très variés et dans des délais serrés avec différents styles de travail et d’apprentissage.

Autres attributs

• Possibilité de voyager jusqu’à 25 % au niveau national et international.
• À l’aise dans un large éventail de situations culturelles, géographiques et opérationnelles, démontrant un comportement culturellement sensible avec un large éventail de personnes.
• Doit être capable de travailler légalement dans le pays où se situe ce poste sans parrainage de visa.