Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et la principale agence des Nations Unies dans le domaine des migrations. En étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, l’OIM promeut des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle sauve des vies et protège les personnes en déplacement, propose des solutions aux situations de déplacement forcé et facilite les voies de migration régulière, tout en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Associé principal en ressources humaines – Egypte
Contexte et portée organisationnels
Sous la supervision générale du chef de la gestion des ressources humaines (GRH) et la supervision directe du responsable national des ressources humaines, le titulaire sera responsable de fournir un soutien administratif et opérationnel aux fonctions de ressources humaines de la mission de l’OIM au Caire.
Responsabilités
- Participer à l’évaluation des besoins en personnel du bureau et aider à la coordination des processus de recrutement, notamment en fournissant des conseils aux responsables du recrutement sur la préparation des termes de référence, la rédaction et la publication des avis de vacance de poste/avis de vacance de poste spécial, la sélection et la présélection des candidatures, la rédaction des protocoles d’entrevue, la préparation et l’administration des tests écrits, la participation aux jurys d’entrevue selon les affectations, la rédaction des formulaires d’évaluation des candidats, la vérification des références, la préparation des offres d’emploi, la gestion de la boîte aux lettres de recrutement, etc.
- Effectuer et coordonner les activités de pré-embauche telles que la préparation de la documentation d’entrée en fonction (EOD) et la collecte des pièces justificatives, la coordination des examens médicaux EOD et le suivi auprès des services médicaux concernant l’autorisation médicale, la coordination de l’inscription aux régimes d’assurance le cas échéant, la coordination et la réalisation des séances d’accueil, l’organisation des séances d’information sur la sécurité, etc.
- Exécuter les rôles assignés dans le système RH de l’organisation, en accordant une attention particulière à la cohérence et à l’exactitude des données ; saisir, maintenir et vérifier les données sur la base des approbations et des pièces justificatives ; vérifier l’admissibilité aux indemnités et autres avantages, surveiller et assurer le suivi de la situation contractuelle et des droits, et initier et coordonner des actions rapides ; générer, modifier et examiner les rapports, les prolongations de contrat, les mesures relatives au personnel et autres documents connexes.
- Assurer le suivi des présences et de la gestion des congés ; générer, modifier et analyser les rapports relatifs aux congés ; répondre aux questions concernant la gestion des congés ; guider le personnel sur la procédure de demande et d’approbation dans le système.
- Effectuer et suivre un large éventail d’actions en matière de ressources humaines, y compris, mais sans s’y limiter, la préparation de la documentation relative aux séparations, aux classifications, aux reclassements, aux promotions et aux cas disciplinaires, et assurer la coordination avec le bureau régional, les centres administratifs et la direction des ressources humaines à Genève, le cas échéant.
- Préparer, coordonner et assurer le suivi de tous les rapports relatifs aux questions de personnel et les soumettre en temps voulu aux parties concernées ; rédiger et réviser la correspondance courante, les lettres, les attestations, etc. ; créer et maintenir un système d’archivage systématique des documents des ressources humaines (versions électroniques et papier). Mettre à jour et maintenir les systèmes d’archivage électroniques et physiques de l’unité, y compris les dossiers du personnel et toutes les pièces justificatives, les dossiers de recrutement, les politiques, règlements, directives et manuels des ressources humaines, les procédures de contrôle interne, etc.
- Surveiller le respect du processus d’évaluation du rendement et assurer un suivi auprès du personnel et des superviseurs au besoin; faciliter la conformité en fournissant des conseils techniques sur l’utilisation du système.
- Planifier et coordonner l’organisation des événements des ressources humaines, y compris les activités de perfectionnement et de formation du personnel, en collaboration avec l’unité de perfectionnement et d’apprentissage du personnel, et tenir à jour les dossiers. Participer à l’évaluation des besoins de formation et de perfectionnement du personnel.
- Fournir au personnel des informations sur leurs droits et leurs responsabilités conformément à la réglementation, aux instructions et aux procédures de l’OIM. Répondre aux demandes de renseignements courantes et plus complexes et signaler les plus sensibles, le cas échéant.
- Identifier les axes d’amélioration et les signaler au supérieur hiérarchique ; proposer de nouvelles procédures pour compléter ou adapter les procédures existantes en tenant compte des besoins spécifiques du service. Contribuer à l’analyse et à la résolution des cas sensibles en rassemblant les informations contextuelles, en rédigeant des synthèses et en partageant les bonnes pratiques. Formuler des observations sur l’interprétation.
- Participer aux groupes de travail inter-agences liés aux ressources humaines, selon les affectations.
- Fournir des conseils et une formation au nouveau personnel/aux employés juniors de l’unité, et coordonner et superviser leur travail.
- Effectuer toute autre tâche connexe qui vous sera confiée.
Qualifications