Pathfinder International est animé par la conviction que tous les êtres humains, quel que soit leur lieu de résidence, ont le droit de......
Pathfinder International recherche actuellement un prestataire pour fournir les services suivants :
Fournir des billets d’avion ou de train, nationaux et/ou internationaux, au tarif le plus avantageux possible, afin de respecter tous les horaires d’arrivée et de départ aux lieux demandés par tous les Pathfinders dans le monde.
Possibilité de demander aux voyageurs les codes de facturation requis par Pathfinder avant la réservation. Possibilité de fournir à Pathfinder International un rapport indiquant la réservation et les codes de facturation attribués.
Tenir à jour une liste des lieux par lesquels Pathfinder déconseille le transit.
Nous pouvons organiser l’hébergement à l’hôtel, sur demande. Pathfinder a actuellement négocié des tarifs préférentiels avec les hôtels ; toutefois, si vous êtes en mesure de proposer des tarifs entreprises plus avantageux, veuillez le proposer comme service complémentaire.
Capacité de synchronisation avec International SOS (transmission des enregistrements passagers (PNR) de tous les billets au système de suivi de voyage ISOS) pour une connexion en temps réel et l’émission des documents d’information avant le voyage. Veuillez également indiquer si vous avez une expérience d’intégration avec Healix, Everest et Berkley.
Maintenir une procédure d’autorisation supplémentaire pour tout achat lors d’un voyage à destination ou en transit par des pays classés à risque élevé ou extrême dans le système de notation d’International SOS.
Capacité d’intégration avec UKG.
Élaborer, organiser et fournir tous les itinéraires de voyage en tirant pleinement parti de tous les tarifs de réduction gouvernementaux, d’entreprise, de groupe et/ou saisonniers disponibles.
Démontrer l’existence d’un serveur sécurisé pour le stockage des données personnelles identifiables (PII) et des informations organisationnelles.
Démontrer sa capacité à communiquer avec les passagers par divers moyens [ex. Skype, WhatsApp, etc.] en plus du téléphone et du courriel.
Démontrer sa capacité à travailler dans tous les fuseaux horaires.
Directives et instructions relatives aux propositions
Les soumissionnaires devront présenter deux propositions sous pli cacheté électronique : une proposition technique et une proposition de coûts. Toutes les propositions doivent être signées et valides pour une durée minimale de soixante (60) jours.
Votre proposition doit fournir des informations de base sur votre entreprise/personne physique et les services proposés. Elle doit comporter une section traitant de chacun des points suivants :
Profil de l’entreprise/de l’individu
Performances passées
Service client
Approche technique (le soumissionnaire sera évalué en fonction de sa capacité à répondre aux exigences du cahier des charges)
Références
Plan de divulgation et d’atténuation des relations
Personnel clé
Les réponses doivent inclure les informations suivantes :
Proposition technique
Profil de l’entreprise/de l’individu
Les valeurs, la mission et l’approche du service client de l’entreprise et leur lien avec votre performance
Description du système de gestion des voyages de l’entreprise, de son infrastructure et de ses technologies d’automatisation, y compris les outils permettant d’automatiser l’approbation des voyages, le contrôle qualité et la billetterie automatique.
Statut de l’entreprise : petite entreprise, entreprise appartenant à un vétéran, entreprise appartenant à une minorité, etc.
Performances passées
Description de l’expérience au service d’ONG internationales de petite et moyenne taille et d’entreprises de petite et moyenne taille ayant une large présence géographique et s’étendant sur de nombreux fuseaux horaires.
Taille moyenne des clients et secteurs/pays dans lesquels ils exercent leurs activités.
Service client
Délai moyen d’attente pour obtenir une réponse par téléphone ou par courriel concernant les arrangements de voyage des voyageurs et des organisateurs de voyage
Disponibilité d’agents de remplacement pour répondre aux besoins des clients lors des périodes de forte activité.
Capacité de l’entreprise à fournir un service VIP/prioritaire à certains voyageurs
Capacité à travailler avec différents fuseaux horaires
Accessibilité pendant les jours fériés et en dehors des heures de travail habituelles. Service après les heures ouvrables et le week-end.
Brève description de la politique ou des méthodes de traitement des problèmes ou des plaintes des clients.
Approche technique
Programme de formation en ligne/en présentiel pour assurer une transition et une adoption faciles du nouveau système
Description des types de rapports de gestion disponibles
Offres technologiques permettant l’utilisation de tous les outils de facturation, de suivi ou de reporting
Aperçu des tarifs disponibles pour l’agence (ex. tarifs pour organismes sans but lucratif, tarifs humanitaires)
Capacité d’intégration avec International SOS Travel Ready et Travel Tracker. Veuillez également indiquer si vous avez une expérience d’intégration avec Healix, Everest et Berkley.
Capacité à garantir la sécurité des informations privées des voyageurs
Description de tout accord tarifaire spécial conclu avec les hôtels ou les agences de location de voitures
Quelles sont vos politiques et procédures pour garantir le respect de la politique de voyage de Pathfinder ?
Comment assurez-vous à Pathfinder le meilleur rapport qualité-prix ?
Références – réussite/échec
Veuillez soumettre deux (2) références écrites de clients pour l’organisation.
Fournissez toute autre information permettant de démontrer la capacité de l’entrepreneur au regard du périmètre des travaux.
Divulgation de la relation – réussite/échec
Veuillez décrire les relations actuelles ou passées que votre organisation entretient avec Pathfinder et indiquer s’il existe un conflit d’intérêts potentiel. Le cas échéant, veuillez expliquer comment ce risque sera atténué.
Veuillez décrire toute relation personnelle ou familiale qu’un employé du contractant entretient avec un employé de Pathfinder International. Le cas échéant, veuillez expliquer comment tout risque de conflit d’intérêts sera géré.
La divulgation de ces informations n’entraîne pas automatiquement la disqualification de l’offrant.
Personnel clé
Décrivez le personnel clé qui sera mobilisé pour cette mission et joignez leurs CV. Indiquez leur niveau d’expertise et leur expérience antérieure, qui seraient appropriés pour cette mission ;
Veuillez inclure les CV des personnes clés proposées (2 pages maximum chacune).
Proposition de coûts
Veuillez fournir des informations détaillées et complètes sur les frais d’installation que Pathfinder International devra supporter. Ces frais doivent inclure tous les éléments provenant de votre entreprise et de vos éventuels sous-traitants.
Fournissez des renseignements détaillés et complets pour chaque composante du programme. Incluez tous les frais et coûts récurrents.
Pour tout service facturé avec des frais de gestion mensuels, veuillez fournir un résumé de ce que comprennent ces frais et des frais supplémentaires éventuels.
Pour les services facturés à l’unité, veuillez fournir des estimations pour les coûts de production, les services créatifs, etc.
Critères d’évaluation
Lors de l’évaluation des propositions, Pathfinder International recherchera le meilleur rapport qualité-prix.
Plutôt que la proposition la moins chère. Pathfinder utilisera une procédure de sélection en deux étapes :
La première étape consistera à évaluer la proposition technique. Seuls les membres de Pathfinder assisteront à l’ouverture des propositions techniques ; aucune autre information que l’identité du soumissionnaire ne sera divulguée à ce stade.
La deuxième étape consistera à évaluer la proposition de coût des propositions ayant réussi l’évaluation de la proposition technique. Seules les propositions ayant obtenu une note moyenne de 70 ou plus seront admissibles à la deuxième étape.
Les entreprises retenues à la première étape seront invitées à une séance publique d’ouverture des propositions de coûts. La présence n’est pas obligatoire et cette séance sera accessible à toutes les entreprises admissibles.
Plus précisément, le comité de sélection évaluera chaque proposition selon les critères suivants :
Critères d’évaluation – Pondération (Total de 100 points)
Soumission de l’offre
Offre soumise dans les délais – Réussie/Échec
Le soumissionnaire est admissible à recevoir un financement sous réserve de vérifications d’antécédents – Réussite/Échec
Tout conflit d’intérêts potentiel est suffisamment atténué – Réussite/Échec
Performances passées – 25 points
Description de l’expérience au service d’ONG internationales de petite et moyenne taille et d’entreprises de petite et moyenne taille ayant une large présence géographique et s’étendant sur de nombreux fuseaux horaires.
Taille moyenne des clients et secteurs/pays dans lesquels ils exercent leurs activités.
Service client – 25 points
Délai moyen d’attente pour obtenir une réponse par téléphone ou par courriel concernant les arrangements de voyage des voyageurs et des organisateurs de voyage
Disponibilité d’agents de remplacement pour répondre aux besoins des clients lors des périodes de forte activité.
Capacité à travailler avec différents fuseaux horaires
Accessibilité pendant les jours fériés et en dehors des heures de travail habituelles. Service après les heures ouvrables et le week-end.
Brève description de la politique ou des méthodes de traitement des problèmes ou des plaintes des clients.
Approche technique – 40 points
Programme de formation en ligne/en présentiel pour assurer une transition et une adoption faciles du nouveau système
Description des types de rapports de gestion disponibles
Offres technologiques permettant l’utilisation de tous les outils de facturation, de suivi ou de reporting
Aperçu des tarifs disponibles pour l’agence (ex. tarifs pour organismes sans but lucratif, tarifs humanitaires)
Capacité d’intégration avec International SOS Travel Ready et Travel Tracker. Veuillez également indiquer si vous avez une expérience d’intégration avec Healix, Everest et Berkley.
Capacité à garantir la sécurité des informations privées des voyageurs
Description de tout accord tarifaire spécial conclu avec les hôtels ou les agences de location de voitures
Quelles sont vos politiques et procédures pour garantir le respect de la politique de voyage de Pathfinder ?
Comment assurez-vous à Pathfinder le meilleur rapport qualité-prix ?
Capacité à travailler à l’international. Tous les bureaux de Pathfinder utiliseront les mêmes services de voyage ; veuillez démontrer votre capacité à travailler dans plusieurs fuseaux horaires.
Références – 5 points
Veuillez soumettre deux (2) références écrites de clients pour l’organisation.
Fournissez toute autre information permettant de démontrer la capacité de l’entrepreneur en lien avec le périmètre des travaux.
Personnel clé -5 points
Décrivez le personnel clé qui sera mobilisé pour cette mission et joignez leurs CV. Indiquez leur niveau d’expertise et leur expérience préalable, qui doivent être appropriés pour cette mission.
Veuillez inclure les CV des personnes clés proposées (2 pages maximum chacune).
Pathfinder International n’est pas tenu d’accepter la proposition la plus basse ni aucune proposition et se réserve le droit d’accepter toute proposition en tout ou en partie et de rejeter toute proposition ou la totalité des propositions.
Pathfinder International ne sera pas légalement lié par un avis d’attribution émis pour cet appel d’offres tant qu’un contrat n’aura pas été dûment signé et exécuté avec le soumissionnaire retenu.
L’évaluateur additionnera tous les scores individuels de chaque section et calculera le score total. Si le total des points atteint ou dépasse le seuil de 70 points, la proposition de coût du fournisseur sera admissible.
Le score de la proposition de coûts sera calculé de la manière suivante :
Score de la proposition de coût = 100 x Coût le plus bas / Coût de la proposition examinée. La proposition la moins chère recevra la totalité des 100 points.
Le score total sera calculé comme suit :
Score total = Score de la proposition technique de la proposition à l’étude multiplié par 70 plus (+) Score de la proposition de coût de la proposition à l’étude multiplié par 30.
Évaluation de la plateforme/présentation de démonstration
Dans le cadre de ce processus d’appel d’offres, Pathfinder se réserve le droit de mener des entretiens avec les soumissionnaires, y compris la présentation et la démonstration de leurs plateformes, qui seront évaluées pour déterminer l’offre gagnante.
Comment postuler
Demandes de renseignements
Pour toute question, veuillez envoyer un courriel à [email protected] au plus tard le 24 août 2026 à la fin de journée. Le numéro de l’appel d’offres indiqué ci-dessus doit figurer dans l’objet du courriel. Les réponses seront communiquées à tous les soumissionnaires connus.
Dans le cadre de ce processus d’appel d’offres, Pathfinder se réserve le droit de mener des entretiens avec les soumissionnaires, y compris des présentations ou des démonstrations de la plateforme.
Date limite de dépôt des propositions
Toutes les réponses écrites à cet appel d’offres doivent être reçues par Pathfinder au plus tard à 17 h (heure de Washington, DC) le 8 septembre 2026. Le numéro de sollicitation indiqué ci-dessus doit figurer dans l’objet du courriel/sur l’enveloppe.
Veuillez envoyer votre devis et les autres informations directement à : [email protected], Pathfinder International, 1015 15th ST. NW, STE 1100, Washington, DC 20005. Veuillez nommer chaque pièce jointe : « Proposition technique » et « Proposition de coûts ». Le numéro de l’appel d’offres indiqué ci-dessus doit figurer dans la référence.
Modification
Si, avant l’attribution du marché, Pathfinder estime nécessaire d’apporter une modification substantielle aux termes et conditions du présent appel d’offres, Pathfinder communiquera cette modification par écrit à tous les soumissionnaires.
Aucune déclaration orale, quelle qu’elle soit, ne pourra modifier ou affecter de quelque manière que ce soit les termes et conditions du présent appel d’offres, et aucun soumissionnaire ne pourra s’en prévaloir. Ces modifications constituent le seul moyen de procéder à cet effet.
Prix résultant
Contrat unique : À la suite de cet appel d’offres, Pathfinder prévoit de faire appel à un seul prestataire/une seule entreprise indépendante. Pathfinder se réserve le droit de scinder le cahier des charges et d’attribuer plusieurs contrats.
Tout contrat qui en résultera sera soumis aux termes et conditions contenus dans l’annexe A. La partie A de cette annexe ne s’appliquera qu’aux missions financées par le gouvernement américain.
Conditions de paiement
Pathfinder International prévoit de conclure un contrat à prix fixe avec remboursement des coûts avec l’entrepreneur sélectionné.
Termes
Pathfinder International se réserve le droit d’annuler cet appel d’offres à tout moment et n’est aucunement tenu de conclure un contrat de sous-traitance suite à cet appel d’offres.
Pathfinder International ne remboursera aucun frais lié à la préparation ou à la livraison des documents relatifs à la proposition.
Confidentialité
Toutes les informations divulguées par l’une ou l’autre des parties concernant cet appel d’offres sont confidentielles et doivent être traitées comme telles.
Accord
Tout contrat qui en résultera sera soumis aux conditions générales figurant en annexe.
